高校聲像檔案的收集工作存在問題和對策研究

汪倩秋

摘要：隨著高校聲像檔案數字化程度的提高，高校聲像檔案的收集工作暴露出收集歸檔意識不足、收集不全面和不規范等問題。本文結合檔案工作的實際問題，提出通過加強宣傳培訓、科學遠程歸檔、有效擴充內容等方式，給出了高校聲像檔案收集的新策略。

關鍵詞：聲像檔案收集高校

高校聲像檔案直觀、生動地記錄了學校各個發展時期黨政、教學、科研、交流、校園文化等方面的變化和發展歷程，是高校檔案的重要組成部分，具有重要的保存和利用價值。隨著我國高校檔案事業的快速發展，對聲像檔案在管理和建設上提出了更高的要求。為了避免和減少聲像檔案的流失，實現聲像檔案的長久保護和高效開發與利用，必須做好聲像檔案的收集工作。

一、高校聲像檔案收集的現狀及問題

河海大學在百年校慶制作校史館的過程中，暴露出了聲像檔案管理中的許多問題，主要表現為以下兩點：一是許多聲像檔案信息不全。目前高校檔案館中的許多館藏聲像檔案因年代已久，缺少必要的說明，常常出現照片無法對應、文字說明不規范、像素和格式不符合歸檔要求等問題，影響了聲像檔案開發利用工作的開展及其作用的發揮。二是聲像檔案普遍存在內容單一的現象。學校聲像檔案多是領導開會、會議和文藝活動等的記錄，記錄高校科研、教學、工程等方面的聲像檔案很少。拍攝記錄下來的實驗過程、研究過程、課題答辯、課題論證、科研成果及其運用效益等聲像檔案是“宣傳學校科研活動的活態資料”[1]，教研活動的精品課程、示范課程、學科競賽等是學校教學成果和歷史的重要證據，這些聲像檔案作為教師從事科研的重要參考和文書檔案的重要補充，是學校學科建設、科學研究、平臺建設等方面的重要參考，其缺失無疑是一種遺憾。

二、高校聲像檔案收集不齊全的原因

在實際工作中，高校聲像檔案比文書、教學等種類檔案的收集工作要困難得多，其主要原因主要有三點，一是聲像檔案收集歸檔意識不足。隨著科技的發展，聲像檔案拍攝成本和門檻逐步降低，人人都可以是拍攝者，但大多數聲像檔案形成者缺乏收集歸檔意識，這使得聲像檔案的收集工作無法有效推進。二是，聲像檔案收集不全面。目前，高校聲像檔案還沒有一個統一實用的分類，且檔案管理人員在接收、管理聲像檔案時，不重視檔案相關信息和題名的清晰與完整，這些都造成了部分聲像檔案的收集不全面。三是，聲像檔案收集不規范。許多高校聲像檔案管理人員技術能力薄弱，聲像檔案立卷歸檔存在混亂現象。

三、解決聲像檔案收集不齊全的對策

（一）注重宣傳，加強培訓

為了切實做好聲像檔案的收集工作，高校檔案部門須充分運用展覽、知識競賽、定期培訓等多種形式，大力宣傳《普通高等學校檔案管理辦法》《照片檔案管理規范》《電子文件歸檔與管理規范》等制度規范，向校內外普及聲像檔案知識，培訓內容主要為以下幾點：

1.聲像檔案的分類。為了使檔案收集者明確聲像檔案收集的范圍和內容，河海大學檔案館在《高等學校檔案實體分類法》十個一級類目的基礎上進行優化，將聲像檔案分為黨政，教學，科研學術，外事活動，產品、儀器設備，文體，校園建設，獲獎，人物九個一級類目，這一分類不僅有利于拓寬收集渠道，也能夠有效保證聲像檔案收集的完整性。

2.聲像檔案的管理技術。技術問題包括“資料生成的基本原理、復制所需要的必須環境、聲像資料信息的存儲、電腦文件格式之間的相互轉換，以及一定水平的聲像操作技術和聲像播放儀器的正確使用”[2]等等。數碼聲像材料的采集格式應符合《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 11821-2002）的要求，載體材料必須保持原貌，不能磨損、劃傷和進行技術修改。檔案收集者應將歸檔的聲像材料在相應設備上演示或檢測，做到聲像內容清楚完整。

3.聲像檔案的標注和組卷、編號規則。聲像材料應將原件歸檔，對于有底片的照片必須將底片與照片同時歸檔。在接收檔案后，聲像檔案管理人員要將聲像材料進行組卷、編號，并根據事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素填寫文字說明，錄入相應的管理系統。對同一載體多項內容的，采用按主題內容逐一著錄的方法；對同一內容、多載體合成的檔案，應選擇具有代表性的照片歸檔，并注明參見號，“既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內容的聲像材料具有獨立的使用性”。[3]

因為聲像檔案載體的特殊性，聲像檔案的立卷有幾點特殊說明：（1）聲像檔案立卷形式應和本單位的其他種類檔案保持統一，因為聲像檔案數量較多，河海大學檔案館聲像檔案采用三級類目分類組卷。（2）通常聲像檔案年代越久，就越珍貴，一般都永久保存。（3）對于歸檔年度不明確的聲像檔案，按照1915年至1952年間的檔案（老河海時期）以1952為年度號；1952年至1985年間的檔案（華東水利學院時期）以1985年為年度號；1985年后，因年代近，容易指認，則根據實際歸檔時間來制定年度號。（4）同一張照片可能有膠片照片、底片和數碼照片多種形式，統一用同一檔號，不做特別區分，但需在存檔時做好備注。（5）各類活動（黨政、教學、科研、外事、文體活動）和會議檔號為“20**-1SX01.1-1～n”（見圖1），人物照片檔號為“20**-1SX01.2-1～n”，畢業合影，科研證書，獲獎證書，校園建設，產品、儀器設備等以此類推。

（二）科學征集，遠程歸檔

1.建章立制，合理征集

學校應充分重視聲像檔案收集工作，制定相關規章制度，并定期進行檢查指導。各高校檔案部門應采用重點收集和廣泛收集相結合的策略，重點收集宣傳部、辦公室、經常被委派參與拍攝學校重大活動的老師等聲像檔案較為集中的部門和個人，并在學校各部門、各學院設置兼職聲像檔案員。同時，高校檔案管理部門應積極擴大聲像檔案收集的范圍，每年定期向校內教職工征集一兩次聲像檔案，充分利用網絡和聯系新聞媒體等機構，及時收集與本校有關的聲像檔案。

2.開設端口，遠程歸檔

為了提高高校聲像檔案信息和內容的完整度，以及各歸檔者的積極性，檔案館可為各兼職聲像檔案員開設本校的聲像檔案系統端口，使其可以進行網絡遠程歸檔（見圖2）。同時，各部門在完成遠程網絡歸檔后，須將聲像檔案實體移交學校檔案館進行統一保管。檔案管理人員應選擇部分價值珍貴和具有歷史意義的數碼照片進行沖洗，建立專門的表、冊、卡分門別類整理后，有序地上架歸檔。

聲像檔案遠程歸檔有以下優點：一是能夠提高兼職檔案員的歸檔意識。各兼職檔案員可以在線看到其他兼職檔案員的歸檔情況，這不僅量化了各檔案管理人員的歸檔工作，也便于進行年度工作考核。二是收集工作效率提高。各兼職檔案員可在本校局域網內隨時隨地對聲像檔案進行保存和歸檔，收集工作變得更加便捷。三是有利于提高聲像檔案信息的完整度。如果聲像文件的文字說明六要素填寫不完整，兼職檔案員則將無法將相關聲像檔案錄入系統。這不僅有利于解決聲像檔案文件名填寫不規范、不齊全的問題，也保證了聲像檔案來源的可靠性。同時，遠程歸檔有一些缺點和需要注意的問題，一是安全性問題。多個端口必然會給系統增加一定的危險系數。為了解決這個問題，在檔案傳輸過程中，應使用VPN，https等技術，以有效保證數據安全。同時在客戶端中對不同的檔案管理人員設置不同的權限，結合硬件加密設備，能夠保證客戶端設備的使用安全。通過從傳輸和端使用兩方面對系統進行安全控制，從而保證安全地使用系統。二是歸檔的聲像文件容易重復，這需要利用圖像識別等技術改進系統，系統提示重復的照片，管理員審核把關后，進行取舍和刪減。

（三）彌補短板，擴充內容

1.加強聲像檔案的收集工作

“隨著記錄手段和方式的現代化、多元化，資料的內容更加豐富多彩”，[4]檔案管理人員要提高學校教職工聲像檔案意識，及時向相關科室或部門收集有保存價值的聲像資料。高校科研平臺中的圖書資料、儀器設備等購買后須先拍照，再使用，以便留下反映當時教學、科研情況的聲像檔案。在學校舉行相關活動時，檔案管理部門應派員提前介入，加強指導，必要時可直接參與相關活動材料的收集，凡在科研課題、基本建設項目等活動中產生的聲像材料，應隨項目文件一同歸檔，從而不斷豐富聲像檔案內容。

2.利用口述檔案等擴充內容

為了有效地保護歷史記憶，讓每一張照片都“有話可說”，更好地保存和保護聲像檔案，在實際檔案工作中，我們可以利用口述檔案和館藏文書檔案等來補充和印證聲像檔案，通過親歷者的回憶和文件資料，從多個側面、多個角度真實地再現聲像檔案背后的歷史原貌，從而擴充聲像檔案的內容。這不僅可以糾正以往校史和某些事件中的錯誤，揭示某些重要史實的細節與背景，以及背后鮮為人知的感人故事，從而勾勒出一個立體生動的歷史脈絡，以幫助人們更真實地了解學校的發展史。

*本文系江蘇省高校檔案研究會檔案科研課題《數字化背景下高校聲像檔案的管理研究》（項目編號：jsgdz2016-02）的階段性研究成果。

參考文獻：

[1]聶亞林，高校聲像檔案資料分類的思考[J]，黑龍江史志，2015（11）：87.

[2]蔣萬萌，醫院聲像檔案的管理與開發利用探討[J]，科技創新與應用，2013（29）：275.

[3]金秀鳳，馬耀武.現代遠程開放教育中聲像檔案管理之管見[J]，南京廣播電視大學學報，2002（04）： 19.

[4]聶亞林.高校科研類聲像檔案資料開發利用的思考[J]，城建檔案，2015（06）：30.

作者單位：河海大學檔案館