文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義探討

馮治霞

[摘 要] 伴隨著我國社會經濟持續不斷增長，我國事業單位也取得了不錯的工作成就，然而，在文書檔案管理中還存在很多不足之處，不能順應當下快速發展的新趨勢，需要相關文書檔案管理人員提升自身的創新意識，投入更多的精力去完善文書檔案工作。文書檔案在事業單位管理中具有重要影響和價值。對此，從文書檔案整理對事業單位效能化發展的角度出發，對其進行全面、深刻的分析和討論，以便從中尋找更多、科學、合理、的最佳路徑，進一步完善事業單位管理中的文書檔案工作。[關鍵詞] 文書檔案；事業單位；效能化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 059

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0148- 02

0 前 言

文書檔案始終貫徹著事業單位發展的所有歷程，它詳細深刻地記錄著事業單位走過的各種艱辛路程，保存著很多事業單位發展歷程中的重要經驗。它是企業事業單位取得豐功偉績的直接見證者，同時也是企事業單位健康、持續發展的重要保障和基礎。它的存在在企事業單位中具有關鍵性的作用。

1 文書檔案概況

文書檔案是很多機關、企事業單位在日常發展過程中逐漸總結、演變出來的，一般包含相關文件公告，批復、文件通知、會議記錄綱要，相關重要信息的總結、歸納等。這種類型檔案比較多，而且形式都大同小異，其本質功能并沒有太大的變化。因此，就以這種稱呼來概括了，這種稱呼對這類檔案的管理工作具有一定的指導性意義。當然，也有一些業內專家或者學者喜歡把這類文書檔案和科學技術檔案歸納在一起，形成統一的稱呼。經過文書檔案管理工作的不斷完善，文書檔案也在朝向更加、科學、合理、穩定的方向前進[1]。

2 文書檔案管理日常出現的一些問題

2.1 文書檔案的重要性得不到重視

以往很多事業單位對于文書檔案管理都不怎么關注，覺得文書檔案沒有太大意義價值，因此，就沒有在這方面投入更多的時間和精力。這種問題間接增加了文書檔案管理工作的難度。文書檔案管理在企業事業單位中的地位逐漸下降，越來越卑微，得不到應有的重視和關注。文檔相關的重要意義和價值也就得不到更好的表現機會。文檔管理工作相關的很多信息資源，忽略了很多文檔信息收集，這對企事業日后長期發展帶來不利的影響。文檔采集是文檔工作管理中最基本的，同時起的作用也是不可忽視的。假設文檔沒有收集全，或者遺漏了很多信息資源，那么就會導致文檔缺乏實質性的信息資源、對于文檔管理系統帶來非常大的不利影響因素。有可能會造成部分重要信息資源的丟失[2]。

2.2 文書檔案管理機制不健全

隨著互聯網網絡信息技術的持續迅猛發展，以往的文書檔案管理工作明顯存在滯后性，完全不適合當下新的社會發展趨勢。需要與時俱進，勇敢地去擁抱網絡信息化技術的發展。當下有很多電子設備、儀器，計算器網絡設備，等普遍得到應用。這些電子信息技術設備的出現，直接改變了以往的手寫文書檔案管理工作。現代化的文書檔案管理不再受以往的條件約束，它具有非常強大的重要特征：保存文檔時間長，便于相關人員對其進行保護，它的安全性能夠得到有效的保障。這種發展情況下，紙質文檔、電子文檔管理方式將一去不返還。

2.3 文書檔案相關基礎設施過于陳舊

文書檔案始終貫徹著事業單位發展的所有歷程，它詳細深刻的記錄著事業單位走過的各種艱辛路程，保存著很多事業單位發展歷程中的重要經驗。它是企業事業單位取得豐功偉績的直接見證者。然而，當下文書檔案基礎設施相關設備太過于陳舊，文書檔案使用效率低下，不能滿足更多企業、事業相關單位的需求。需要對相關文書檔案基礎設施進行改善、升級，運用現代化高性能網絡信息設備，來鞏固文書檔案的功能和發展。讓更多的企業、事業相關單位能夠享受到現代化技術帶來的新服務，方便它們查找有價值的文檔[3]。

3 文書檔案的價值以及管理

3.1 文檔管理是檔案管理中的基礎

文檔管理在檔案信息管理過程中占有舉足輕重的重要地位和價值，反過來，完善的檔案管理能夠在很大程度上保全文檔的完備性。運用科學、合理的方式對文檔管理系統進行管理，可以保障每個分類都能夠方便查詢。在對文檔歸類、資源整合程序中，還要對相關文檔進行科學審查、了解，從中尋找一些潛在性的問題和不足，這在某種程度上對檔案采集與資源整合工作起到了一定的監管作用。

大多數事業單位在對檔案管理工作程序時，都是以文檔管理作為入手點展開進行其他工作。在不同類目下邊尋找需要的相關內容，在此項操作中，可以使用現代化的電子查詢系統來對不同文件進行辨別和查詢。

以往很多事業相關單位對于文書檔案管理的不重視，導致文書檔案管理在企業事業單位中的地位逐漸下降。文檔相關的重要意義和價值也就得不到更好的表現機會。

近些年，隨著文書檔案管理的持續不斷完善，逐漸引起很多企業、事業相關單位的重視和支持。它們開始對其進行投資資金、購買相關現代化網絡設備，完善文書檔案的各項基礎功能，使得文書檔案在新時代發展下，發揮其自身擁有的價值和意義。為企業、事業相關單位持續、長久發展提供了源源不斷的力量[4]。

3.2 文檔管理可以挖掘出更多的檔案信息庫價值

以往的穩定資料信息庫使用效率比較低下，檔案管理也是模糊不清，為了進一步生態文檔資料信息存儲庫的價值，一定要科學、合理地進行檔案管理，尤其那些零星不堪的文檔，查找起來非常困難，很難找到真實性的有價值的文檔信息資料，即使找到了一些文檔資料但是都缺乏一定的銜接性，不能真實有效的反映社會實際情況。不同程度上也影響了文檔之間的重要聯系性。因此為了能夠科學、合理的規范文檔的先后順序，客觀直接反映出來文檔之間的關鍵環節聯系性，要把文檔的主要本質價值內容給表現出來，這樣使得文檔的歸類更加明目清晰，同時也極大方便了以后文檔的查找和審閱。

3.3 采用科學合理的方式對文書檔案管理進行資源整合優化

文檔管理工作對檔案收集效率具有直接影響，不僅可以提高文檔收集的效率，而且還能夠很大程度上提升文檔收集資料的質量。在經過文檔系統對所有文檔進行合理的歸類之后，將大大加強事業單位文檔保存的管理力度，進一步推動未來現代化文檔查閱系統的快速發展。從而給文檔查詢、閱讀、帶來更多的方便。文檔管理對文獻重要資源的開發起著不容忽視的重要作用，文檔管理要以科學、合理、規范的發展理念為前提，持續不斷地對文檔相關工作進行優化、整理。某種程度上提升了文檔管理的效率，在對檔案管理工作品質上也起到了巨大的促進作用，在很大程度上保障了企業、事業單位的持續發展空間。

3.4 創造現代數字化文書檔案

在社會經濟大發展的背景下，信息網絡技術更是以超快的速度引領各行各業的發生變化。在文書檔案管理中應該充分地運用現代數字信息技術，把以往運行效率低下的文件通過現代化信息技術轉化為現代化數字文件，對于一些電子文件類要先轉換為數字文件再進行其他操作。通過相關人員和相關現代化數字設備采集更多的信息資源，提升文書檔案管理的使用效率和價值，使得文檔管理工作邁上一個新臺階。

組織相關技術人員創建文檔軟件綜合服務系統。通過與現代網絡信息技術的有效嫁接不僅可以提升文書檔案的使用效率問題，而且，在很大程度上保障了文檔相關信息資源的質量，實現整個文檔管理工作的現代信息化目的。因此，現代化的文檔綜合服務系統具有新穎、高效、便于使用的各種特點，也是完成文檔管理工作必不可少的重要因素。在對文檔管理程序當中，不僅要重視文檔管理的使用效率、質量，而且還要投入更多時間和精力去保障文檔管理的安全機制。完整的安全管理體系，能夠快速推進文檔管理信息化的創建進程，使其盡快完成[5]。

3.5 完善文書檔案基礎設施

文書檔案是很多機關、企事業單位在日常發展過程中逐漸總結、演變出來的，一般包含相關文件公告，批復、文件通知、會議記錄綱要，相關重要信息的總結、歸納等。這種類型檔案比較多，而且形式都大同小異，其本質功能并沒有太大的變化。因此，就以這種稱呼來概括，這種稱呼對這類檔案的管理工作具有一定的指導性意義。現代化的文書檔案建設，少不了要投入更多的資金采購網絡信息設備，如，路由器、交換機、電腦、網絡傳輸網線、硬盤等相關電子網絡配件。只有具備了這些最基礎的硬件設施，才能創建現代化的新穎的文書檔案系統，改善以往落后的文書檔案管理模式，與時俱進，緊跟時代發展腳步，不斷完善文書檔案管理工作，為更多企業、事業單位提供更加便捷的查詢文檔途徑和服務，最大程度發揮文書檔案的價值。

4 總 結

文書檔案記錄了事業相關單位發展的所有足跡，它是事業相關單位從弱小到強大的見證者，它能有效把事業相關單位發展中遇到的問題以及相關經驗進行綜合性的歸類，整合所有與事業相關單位的優秀資源，從而形成一個海量的信息數據庫。當下，信息技術發展快速，應該充分運用這現代化網絡信息技術，使得文書檔案管理發展再上一個新的臺階。文書檔案在企業、事業相關單位發展中起著舉足輕重的作用，并且也是它們再創輝煌佳績的重要保障。

主要參考文獻

[1]和煒. 事業單位文書檔案的規范化管理[J]. 辦公室業務， 2017（12）：131-132.

[2]楊立. 探究事業單位文書檔案的規范化管理[J]. 神州， 2017（19）：267.

[3]王明罡. 新常態下對加強事業單位文書檔案管理的思考[J]. 辦公室業務，2017（10）：80.

[4]劉國萍. 新時期加強事業單位文書檔案管理的思考[J]. 才智， 2017（22）：249.