順應科技發展潮流提高房地產檔案信息化管理水平

摘要：現代信息技術的迅猛發展已滲透到各行各業，對一些傳統的工作管理模式提出了挑戰，房地產檔案管理的信息化是提高檔案保管利用、提升行政管理部門服務質量、工作效率的必然選擇。本文結合房地產檔案管理的實際內容以及信息化發展趨勢對提高房地產檔案信息化管理進行探討。

關鍵詞：房地產檔案；信息化；必要性；措施

隨著信息技術的快速發展，計算機網絡辦公系統滲透到房地產工作的各個方面。這種辦公方式打破了檔案資料手工記錄的模式，信息化對于提高工作效率已經起到了重要作用。檔案管理工作是在發揮傳統作用的基礎上，又被賦予了現代化需求的一項基礎社會工作。因此檔案管理工作想要滿足現代化社會發展的進程，必須要將先進的技術手段和檔案管理理念相結合，不斷提高檔案的利用率，成為當前檔案管理工作的主流趨勢。

一、房地產現代化檔案管理工作的定義

房地產現代化檔案管理是指在房地產檔案管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面運用現代信息技術，對檔案信息資源進行收集、管理、記錄和存儲，使檔案管理加入現代化工作手段。

隨著當前科學技術的飛速發展，以計算機信息技術為核心的現代化科學技術在房地產檔案管理工作中正被廣泛使用。傳統檔案管理即以純手工為主的工作正在向信息化、現代化手段轉變。網絡化的計算機技術帶動房地產管理模式發生變化，為房地產檔案信息收集、整理、查詢和利用管理提供以計算機網絡平臺支撐，實現房地產檔案管理向現代化發展，提高檔案管理工作效率和質量，服務房地產經濟的快速發展。信息化技術在房地產檔案管理中的廣泛應用為向無紙化發展提供支撐條件，使電子檔案的發展成為可能。同時，要實現房地產檔案管理的現代化還必須借助現代化管理的其他電子儀器，作為整理、存儲檔案的載體。例如，在檔案管理中對占用內存較大的圖像型資料就可以采用音像檔案，在檔案利用的過程中為了避免信息丟失和處理大量繁雜信息就可以采用機讀檔案，采用搜索功能找自己想要利用的信息。

二、房地產檔案管理現代化發展的必要性

（一）房地產檔案管理向現代化發展是由現實條件所決定的

房地產檔案是房地產行政主管部門依照法律規定代表國家對房地產所有權進行登記，確認和規范的管理活動中形成的不同形式和載體的歷史記錄。這些檔案需要長期保存，而且是獨一無二的，這就對檔案管理人員提出了較高的專業要求。但傳統的紙質檔案存在潮濕和腐爛危險，因此對儲藏環境提出了較高的要求。在這種前提條件下，不僅要考慮紙質檔案的存放環境，同時還需要支付大量的保管經費?？梢哉f實現檔案信息化管理是基于房地產檔案管理工作的現實要求。

（二）房地產檔案管理工作有適應現代化發展的需求是其自身特點決定的

首先，房地產檔案管理的動態化特點要求必須實行信息化管理，采用現代發達的計算機網絡技術。就檔案管理工作而言，房地產與其他行業相比，所屬權的變更和自身性質的變更具有動態性特點。因此，針對房地產所有權變更的這種特點對房地產檔案管理也要動態化。計算機網絡技術對信息可以實時更新的特點也同時決定了可以對房地產檔案管理實行信息化管理。其次，從房地產檔案的利用特點來說，房地產檔案利用頻繁，日常的查閱率高。信息化的檔案管理有利于對房地產檔案的一些信息進行查閱。

（三）信息化管理是提高房地產檔案管理工作效率的必然要求

傳統的檔案管理需要大量的人力進行手工記錄、整理，提供利用。這種工作方式的特點就是工作量大、效率低，費時費力。實行信息化管理后，檔案管理有計算機網絡技術做支撐能夠實現管理的自動化，實時化，網絡化。只需進行一次數據錄入，就可以實現內部數據共享，為各類相關信息的打印提供了便利，檔案工作人員可以模糊查詢、組合查詢、分類查詢出所需的檔案信息。檔案庫中的信息統計工作，可在電腦中設置的數據庫中完成工作，工作效率得到了大大提高。

三、房地產檔案管理現代化發展措施

（一）加強檔案管理信息化建設

首先，建立和完善檔案信息管理系統，完善檔案收集系統和檢索系統，方便多角度對房產抵押、交易等的查詢。通過掃描儀、手機、相機將相關房地產資料輸入檔案管理系統，建立起完整的檔案數據庫。其次，收錄檔案的信息資源。通過編寫接口程序從房地產業務系統中接受目錄數據和原數據；也可對傳統紙質檔案數據進行掃描，采集相關數據，將數據通過條碼識別后自動上傳到文件服務器的相應位置，與目錄數據和原數據進行關聯存儲。第三，檔案管理系統的網絡登錄用戶要嚴格限制使用權限，對于核心數據庫要求制定申請批準程序，以提高房地產管理系統安全性。

（二）檔案管理工作現代化發展，建立完善的房地產檔案管理系統

加強檔案管理的現代化建設，需要對工作人員的現代化管理思想進行強化，讓檔案管理人員充分理解房地產管理的內涵。同時還要將房地產檔案管理與社會實際和行業發展實際相結合，把房地產檔案的社會價值最大化利用。

（三）重視人才培養

房地產檔案工作的現代化進程和相關工作者職業能力和素質緊密相關。第一，要提高檔案管理工作者對于網絡技術使用能力，全面且系統地掌握信息技術的相關知識，提高計算機操作能力，使其學會對檔案數據的數字化處理技術，能夠有效運用互聯網發布相關檔案信息，實現電子檔案的網絡歸檔。第二，房地產檔案管理工作的信息化建設中，要從檔案管理的全局出發，拓寬采集面，為實現行業管理內部資源共享奠定基礎，讓涉及的相關機構、合作部門的數據有效匯聚起來，形成檔案管理工作中所需的信息流。第三，重視人才的大力培養，為提高工作人員的素質創造優良環境，提供更多的學習，研究和進修的機會，豐富他們的知識，分享優秀管理經驗，熟練掌握和運用現代化科學技術手段和方法，完善知識儲備；在培養中還要注重加強與其他相關學科的聯系，如圖書館學和情報學，注重信息搜集能力、技術應用能力的培養，以適應當前房地產檔案現代化管理對工作人員綜合素質能力的要求。

參考文獻：

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作者簡介：張桂琴（1976），女，漢族，天津人，本科，中級職稱。