新時代做好檔案工作應把握的重點

李彥萍

摘 要：在新形勢下，企業的檔案管理工作獲得了一定的發展機遇，同時受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰。傳統的檔案管理模式，已經不能適應信息化和現代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，結合企業的實情，構建完善的檔案管理體系，通過先進的管理方法和技術，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養工作，從而推動檔案管理工作的規范化。

關鍵詞：企業；檔案管理；重點

1 檔案管理對于企業的重要意義

1.1 檔案管理是企業管理的基礎性工作

檔案是企業經營管理過程中形成的，記錄企業各類經營信息的載體。檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。加強檔案管理工作是夯實企業基礎管理，規范管理行為，提升企業管理水平的重要手段。

1.2 檔案是企業的無形資產和寶貴財富

檔案作為一種信息資源，是企業歷史的承載，也是企業管理經驗、科研成果的重要體現，是企業重要的無形資產。檔案管理信息，可以為管理者及時了解企業整體經營狀況，為經營決策提供支持性證據；檔案信息也是企業誠信經營成果的體現，為企業對外合作提供支持依據。

1.3 加強檔案管理是企業風險管理的重要內容

檔案對我們的經營管理責任起著重要的證明作用。科學規范的檔案管理，不僅對于規范企業管理，傳承歷史文明具有重要作用，而且對防范經營風險、避免經濟糾紛、證明管理責任具有重要意義。

2 企業檔案管理現狀

縱觀我國當前各行業企業檔案管理現狀不難看出，工作人員技術水平普遍不高。由于深受較多因素的影響，當前企業檔案管理人員專業能力以及工作業務水平并不高，加之企業不重視檔案管理，導致崗位人員無法快速更新專業知識，參與技能培訓的機會少之又少。檔案管理人員通常是兼職或是承擔多項職能。長久以來，負責檔案管理的企業領導，并沒能形成正確的工作觀念，部分人員認為檔案管理可有可無，無法將該項工作看成是企業管理的重要部分。一些領導認為檔案管理僅僅是保管好重要的檔案信息便可，該項工作無法同生產崗位相比，后者才能夠創造出可觀的經濟效益，前者無法對企業創新、創造性發展發揮太大影響。

3 在新形勢下檔案管理工作的重點

3.1 重視檔案管理工作的規范化

對于檔案單位的領導者而言，他們應及時更新理念，充分地認識到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領導者要明白檔案規范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規范化檔案管理的人力、設備以及財力等資源，從而為企業更好更快的發展打下堅實的基礎，幫助企業獲得更大的市場競爭力。具體的來說，作為檔案單位領導者，不僅要重視檔案管理工作的規范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，在檔案管理工作過程中，對那些運作時間長，經常要維修、并且較落后的計算機，有必要進行淘汰掉，對計算機進行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計算機，同時要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內部，還可以設立維修部門，招收具備專業化計算機知識和技能的人員，定期對計算機設備展開檢修和保養，對軟件實時更新、對病毒進行查殺，以此保證檔案管理工作更加規范化和信息化。

3.2 健全檔案管理體系

從客觀的視野來分析，在新形勢下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經常產生諸多的問題，少不了相關規章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構建完善的檔案管理體系，還應當針對現有的檔案管理制度進行創新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補制度存在的一些不足之處，本質上改善檔案管理工作的質量。首先是細節方面的制度，有必要堅持貫徹落實。我國人口數量大，所以檔案的數量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應當健全細節管理工作，包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉移處理工作等。在進行每一項工作的時候，都需求進行具體的記錄，而且將相關的責任落實到負責人，讓檔案管理員清晰自己的職責，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經獲得了廣大人們群眾的關注，不論是哪一個方面發生了問題，必然會構成一定的影響。只有對檔案管理制度進行階段性更新和改革，對制度內容結構加大優化和彌補力度，才可以確保檔案管理工作的規范化開展，實現有據可依的目的，最后創造出很高的社會價值。

3.3 加強檔案管理人員職業道德建設

加強思想政治教育，夯實職業道德根基。尤其要解決其思想問題，強化檔案管理人員馬克思主義的思想教育，核心與靈魂即是全心全意為人民服務。加強檔案管理人員全心全意為人民服務的宗旨引導，開展學習和自我學習，批評與自我批評，最重要的就是加強其服務意識的教育。道德，是維系社會良性發展所必須的，要貫徹敬業、誠實守信、奉獻社會的服務精神，克服那種認為勞動只是一種差事的看法，為人民謀取利益，為人民做好事，做實事。

3.4 優化檔案管理的方法和技術

在新形勢下，企業檔案管理工作加快了發展的步伐，過去的檔案管理技術和方法，已經難以符合規范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統一的紙制檔案資料，要想實現檔案規范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進的新興電子技術和信息化技術，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進的科技，即便獲得較大的機遇，同樣會面臨極大挑戰。首先要加強現代化技術的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術有效地結合，研發出符合企業實際需求的信息化和現代化檔案管理系統，從而使現代化技術在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現代化技術融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規范性和保密性，避免檔案由于技術工具使用不合理，而發生檔案泄漏或者丟失的現象。所以還需要強化加密系統建設，對于電子檔案系統進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時候，應當擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創建一個電子檔案，例如針對全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計算機里面，進而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關檔案管理軟件，把全部檔案資料根據類型和時間實施歸檔好，還應當創建專業的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節約人力的時間的投入，進一步提升檔案管理工作的質量和效率。

4 結束語

目前中國處在新時代背景下，現代化信息技術普遍運用于社會的生產和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系。現代化信息技術給檔案管理工作帶來發展新機遇同時，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下，加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的規范化，這是值得我們研究的重大目標。

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