論大數據形勢下企業檔案信息資源的管理

董娟

摘 要 在云計算技術、物聯網技術后，大數據作為一種新型技術走入了人們的視野，給人們日常的工作和生活帶來了翻天覆地的變化，將“數據”原本的價值充分體現出來，在我國各大行業中普遍滲透，已經成為我們工作和生活中非常重要的一部分。企業在實際發展中，從浩瀚的數據中挖掘出所需的數據，進而促進企業的健康穩定發展。但結合實際情況來講，在大數據背景下，企業檔案信息資源管理水平整體效率不高，嚴重影響著企業的健康發展，如何才能更好地管理檔案信息資源，這是我國各大企業需要重點思考的問題。

關鍵詞 大數據；企業檔案；信息資源；管理要點

前言

企業檔案是企業科研、生產、基本建設和經營管理等各項活動的真實記錄，包含文字、圖紙、照片、聲像等不同形式，以其所載信息的原始性、真實性、可查考性等特殊性質使其具有重要的利用價值。但現實情況是：不少企業精心保存的檔案資源，僅履行了一般性的日常職責，很少引起干部職工的關注，“存而不用”“存多用少”的現象比較多，企業檔案的作用遠沒有充分發揮。檔案部門要提高站位，從企業生存與發展的高度出發，履職擔當，增強責任感和使命感，主動、及時有效地開發檔案信息資源，充分挖掘利用價值，滿足企業各項工作的需要，將檔案潛在的價值轉化為企業的生產力和經濟效益，促進企業又好又快發展。

1 大數據形勢下企業檔案信息資源管理過程中存在的問題

1.1 檔案信息個性化需求強烈

企業中的不同部門不同員工由于其擔負的職責任務不同，所關注的信息內容自然各不相同；同時，同一員工在不同時期的工作重心不盡相同，其對檔案信息服務的需求也存在差異。當前，檔案用戶已經不滿足于通用型的檔案信息服務，而是希望得到滿足其個體需求特征的個性化檔案信息服務[1]。

1.2 歸檔機制有待健全

文件歸檔工作是豐富庫藏信息資源內容的最主要途徑，但是由于未能明確將文件材料歸檔工作納入到各部門的工作計劃管理流程及崗位職責中，歸檔工作往往是部門員工的自覺自愿行為，僅限于你交什么、我就歸什么的被動狀態。現存庫藏信息類型僅限于歸檔的部門紅頭文件和個別型號的產品檔案，其他類別檔案歸檔較少并且系統性較差。同時，檔案之外的信息資源歸檔工作幾乎處于空白狀態。如此，難以保證歸檔工作的高質量、高效率。

1.3 信息資源質量有待提高

部分檔案存在信息內容不完整、不系統的問題，難以追溯有關情況；庫藏基本上是原始狀態的檔案信息，缺少經過深度加工的檔案信息產品。由于未及時對到期檔案進行價值鑒定，庫藏檔案可能存在無保存價值的檔案信息。雖然存量檔案的數字化工作一直在推進，但由于資金、人員、技術等因素的影響，已經實現數字化的檔案信息質量不高，出現掃描檔案內容不完整、目錄與全文銜接不上等問題，并且相對于用戶對數字檔案信息的利用頻率，館藏檔案的數字化率亟待提高[2]。

2 企業開發和利用檔案信息資源具體方法

2.1 提高有關人員檔案意識

在開發和利用檔案信息資源中，收集工作是一項很重要的工作，收集工作水平的高低將關系到開發和利用檔案信息資源水平的高低。加強檔案意識是提高收集檔案質量的一項有力措施。企業檔案管理部門應在對《檔案法》了解熟知的前提下，將具體實施方法利用各大媒介廣泛宣傳，并進行利用檔案實例的宣傳，以生動的檔案案例、更強的檔案說服力，使廣大員工有著更加深刻的印象，讓他們深入意識到檔案管理對于企業發展的重要性，進一步強化企業所有員工的檔案意識。確保檔案管理人員可以深刻意識到，檔案管理工作雖然對專業性要求很高，但是做好這項工作對于企業發展、員工發展意義都是巨大的。所以，企業檔案部門應加強所有員工對于檔案管理的認識，從根本上確保歸檔檔案文件材料的質量，提高檔案管理意識，切實做好收集檔案工作，為更好地開發和利用企業檔案信息資源奠定堅實的物質基礎。

2.2 大力開展檔案宣傳

檔案館（室）在企業一般都是機密重地，許多職工不能輕易進入檔案館（室）。檔案部門要努力消除人們對檔案的神秘感、隔閡感，在堅持檔案工作基本原則的前提下，通過宣傳檔案法、開展企業檔案宣傳周、介紹檔案館（室）藏，讓更多的干部職工認識檔案、了解檔案，進而利用好檔案，使檔案館（室）這個“資源點”變成一個人們常去的“公眾空間”，充分發揮應有作用[3]。

2.3 企業收集管理檔案流程更加規范化與具體化

在大數據背景共通共有信息下，加大了信息的不安全性。因此，企業高層已經非常重視檔案信息的安全性，對收集管理企業檔案實施標準化流程式的管理和控制，尤其是強化培訓了每個環節有關人員的安全管理意識。很多企業都已經在企業檔案管理系統引入了ISO認證標準，更加明確了標準流程，更加嚴格把控各項環節。

2.4 建立檔案信息數據庫

按照現有館藏檔案資源體系，兼顧用戶的利用需求方向，采用現代化技術將各種載體檔案實現數字化存儲，分門別類建立相應的數據庫，如文書檔案庫、航空史志庫、廠史大事記庫、航空年鑒庫、重大決策檔案庫、重要人物檔案庫、聲像檔案庫、實物檔案庫等。要建立高質量、大容量的檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫，推動全文數據庫建設與目錄數據庫建設的并行發展，實現檔案目錄信息與全文信息的有效對接。將原始性檔案經二次開發產生的檔案編研產品與檔案內容密切聯系的相關資料等納入到檔案信息數據庫中[4]。

3 結束語

總而言之，在企業檔案重要性日益凸顯的前提下，作為一名檔案管理工作人員，應及時轉變自身工作思維，做好檔案基礎管理工作，并在大數據技術充分利用的條件下，充分發揮檔案管理的價值和作用，為企業取得更好的發展而打下良好的基礎。

參考文獻

[1] 李軍.企業檔案信息資源開發與利用[J].科教文匯（下旬刊），2015，（10）：191-192.

[2] 趙躍，周耀林.知識管理視閾下的檔案信息資源合作開發模式探析[J].檔案學研究，2015，（5）：66-73.

[3] 何振，易臣何，楊文.檔案公共服務的理念創新與功能拓展[J].檔案學研究，2015，（3）：44-50.

[4] 周耀林，朱倩.大數據時代我國數字檔案館的建設與發展[J].信息資源管理學報，2015，（2）：108-113.