地質勘查單位檔案的標準化管理路徑

張海濤

摘要：在記錄真實地質工作情況方面地勘單位的檔案資源起著不可替代的重要作用，各個時期的地質工作狀況都可通過地勘單位的檔案資源進行直觀體現。本文主要針對地質勘查單位檔案的標準化管理路徑進行進一步探究，這對地勘單位檔案管理工作的順利開展有重要作用，同時也可促使地質檔案開發以及利用工作得以順利開展。

關鍵詞：檔案；規范化管理；地勘單位

在不斷發展與進步的過程當中，我國檔案管理工作已經取得較為明顯的成就，但是在實際應用中還是有多種缺陷與不足，存在地質勘察單位的檔案管理工作主要是在標準化方面存在一定的不足，這要求相關部門以及工作人員必須提高對該項工作的重視程度。并在結合實際的基礎上，借助科學的措施與手段促使單位檔案管理標準化目標得以順利實現，這不僅可幫助后續檔案管理工作得以順利開展，同時也為相關單位的進一步發展打下堅實基礎。

一、地勘單位進行檔案工作規范化管理的重要性

在經濟社會發展過程當中，地質工作具有一定的先行性與基礎性，與社會經濟發展的各個領域之間都有著不可分割的密切聯系，地質工作過程當中會不可避免的形成多種檔案材料，作為主要載體對社會提供服務。在不斷針對地質檔案進行建立健全的基礎上，我們可促使共享社會化服務體系順利構建。

不斷的建立健全檔案管理體系可促使地質檔案的作用與價值得到最大限度的發揮，在這一過程當中，地質工作重復浪費的現象可得到有效改善，并且從根本上避免地質檔案無從可查狀況的出現。通過上述分析我們可以發現，地勘單位檔案規范化管理工作的重要性與必要性。

二、加強地勘單位檔案工作規范化管理

1.轉變工作觀念

地質勘查單位的檔案管理工作需要從管理型逐步實現對管理開放型的轉換，在這一過程中被動服務也可逐漸轉變為主動服務。檔案部門在較長的時間內都呈現出一種安于現狀的狀態，尤其是不能對新形勢下所出現的情況、問題進行進一步研究。受到較差主動服務意識的影響，檔案信息的作用不能得到應有的發揮，同時地質勘察單位的檔案信息資源開發利用工作也沒有得到相關部門以及領導的足夠重視。

對收集以及保管檔案的有效利用是《檔案法》所提出的明確規定。在地質勘察單位不斷深化改革的過程當中，檔案工作必須結合自身實際情況實現對服務的轉型。與地質科技、施工以及多種經營工作之間的關系必須保持不斷密切的狀態。將更好地服務工作提供給一系列檔案管理。

2.健全規章制度

地質勘查單位檔案工作要做到有章可循，有法可依。要根據地質勘查單位的實際情況，對文件材料、地質資料、會計憑證、賬薄、報表等，建立一套完整的管理制度，即嚴格按照《檔案法》、《黑龍江省檔案管理條例》、《歸檔文件整理規則》、《地質資料管理條例》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《會計檔案管理辦法》等分別建立地質勘查單位的文書檔案、科技檔案、會計檔案的管理制度，進行規范化管理，加強檔案基礎業務建設，保證各類檔案的完整、齊全。

如對會計基礎工作進行規范化管理時，應考核會計檔案管理是否符合《檔案法》、《會計檔案管理辦法》規定，有無檔案管理安全防范措施，會計檔案資料的裝訂、歸檔、調閱、銷毀、管理有無制度可循。

地勘單位申報資質必須提供的管理制度、建制文件材料、地質工作質量、項目管理、公文處理、檔案工作、財務管理、勞動人事管理、安全生產、設備管理等近十年的歸檔文件。又如：對會計基礎工作進行規范化管理時，應考核會計檔案管理是否符合《檔案法》、《會計檔案管理辦法》規定，有無檔案管理安全防范措施，達到考核標準應有一套嚴格的管理體系，并建立相應的制度加以規范。

3.加快信息化步伐

（1）建設檔案信息資源總數據庫

檔案信息化的核心是建立適應地質勘查檔案工作特點和發展趨勢的大型的“數據倉庫”。

①在檔案多媒體全文數據庫的基礎上，建立一個中心數據庫。按檔案存址分有商業地質勘查項目和地質勘查基金。按檔案載體分，有文書、照片、聲像、多媒體等；按檢索類別分，有檔案目錄數據、專題目錄數據、資料目錄數據、文件目錄數據、檔案全文數據、電子文件和電子檔案等。

②建立目錄數據。包括部分重要檔案或利用率較高的檔案全文數據，所有的照片、圖片等。

③這個數據庫要有完備的輸入和輸出系統，也就是說能有效地解決數據的加工、識別、接收、傳輸、存儲、保密、整合、遷移、發布和利用。

（2）完成地質勘查檔案目錄的計算機輸入和建立完善的計算機檢索體系

根據提供利用的需求。做好檔案目錄的輸人工作，使“數據倉庫”豐富起來，使利用更加方便起來，著重對年度地質勘查報告進行清理、輸入。同時對資料目錄進行輸入。建立健全計算機檢索體系，使檔案信息資源檢索方便、快捷、準確。

檔案數字化就是將檔案館（室）藏的各種紙質、照片、聲像、膠片等傳統介質的檔案信息，通過計算機技術轉換成能被計算機系統識別、處理的檔案信息，按一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可以在網絡上傳送，進行地質檔案的在線查詢。這可以實現地質檔案信息資源無損利用，實現地質信息資源社會共享，有助于加快地質工作進程。

4.加大基礎投入

長期以來，一些地質勘查單位在激烈的市場競爭中忙于生產經營忽視檔案工作，往往以資金緊張為由，不愿向檔案工作投入更多的建設經費，給檔案管理工作帶來很大的負面影響。地質勘查單位檔案工作要發展、管理水平要提高，就需要不斷增加對檔案工作的投入。

（1）按照檔案庫房建設規范的要求，改造或新建檔案庫房；

（2）更新檔案裝具，配備必要的檔案柜及現代化的檔案密集架；

（3）購置現代化管理所需的計算機、復印機、碎紙機、空調機、去（增）濕機、掃描儀、數碼照相機和數碼攝像機等。

5.提高綜合素質

地質勘查檔案部門要切實將以人為本的理念融合到檔案工作中。為使檔案得到有效管理。根據地質勘查單位的實際情況，一方面要鼓勵檔案管理人員積極參與當地檔案部門舉辦的各種培訓班。認真學習檔案理論知識、檔案業務知識、檔案現代化管理知識以及與檔案相關的法律法規知識。這樣不但能使檔案管理工作人員有機會系統地學習這些知識。

還可以及時發現并糾正工作中不規范的地方，使檔案管理水平得以全面提高；另一方面要為檔案管理人員自學深造提供便利，適當給予物質獎勵，以充分調動其工作積極性，使其能夠自覺地加強創新知識的學習與研究。加強現代科學技術知識的學習與吸收。用科學發展觀來統領檔案工作，不斷增強政治理論素養和業務素質，為地質勘查工作的發展更好地服務。

結語：

這些檔案資料是地質工作歷史最真實的記錄，客觀地反映了各個歷史時期地質勘查單位社會、政治、經濟、文化等各方面的情況。真實地記錄了地質工作的進程和變化，是不可再生的資源和十分珍貴的財富。搞好地質勘查單位檔案規范化管理工作，有助于加快地質工作進程，更好地為社會主義建設提供地質信息服務。

參考文獻：

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