農場檔案管理基礎工作與檔案管理現代化

王麗娟

摘要：我的農產品的過程當中主要依據農場，因此在國民經濟發展中，農場占據相當重要的位置。現階段我們已經逐步邁入信息時代，在工作中針對基礎工作進行不斷的加強是保障農場檔案管理實現現代化目標的重要手段，并在有效增加管理水平的基礎上，促使先進信息技術實現在檔案管理工作中的科學使用。這也是檔案事業實現可持續發展目標的重要手段。本文主要針對農場檔案管理基礎工作與檔案管理現代化進行探究，這對檔案管理工作的順利開展有積極意義。

關鍵詞：檔案管理；基礎；現代化

國家檔案行政管理部門的統一和規劃是檔案實現信息管理話不標的基礎與前提。在檔案活動中我們必須科學運用現代信息技術，注意必須實現與實際情況的充分融合，這是檔案信息資源進行數字化管理模式所必須滿足的條件。并且促使檔案管理現代化目標得到進一步實現。相關部門以及工作人員必須提高對檔案管理工作現代化的重視程度，對實際工作中對其中存在的不足進行不斷完善與優化。

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

一是檔號不規范。沒有目錄號一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范。有些標題不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。從以上情況來看還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

1.全面普查案卷，去糟取精

多數檔案室在實際工作過程中不能實現對全面清查要求的滿足，同時要受到移交單位劃分保管期限不準的影響，會出現各種不可避免的重份以及無參考價值的文件。因此我們需要對這部分文件進行徹底的清除，進而促使計算機管理工作中重復與低效率情況得以完全避免。

2.重新組合案卷實現案卷規范化

重組工作主要是針對組卷內容混雜的案卷進行，對相互存在某種聯系的文件進行近可能的組合是重新組卷工作所必須遵循的原則。無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或者標題不清楚的案卷是一種不可避免的存在，在重組過程當中我們需要對上述內容進行重新的加工填寫，進而促使案卷的規范性得到根本上的保障。在優化館藏以及科學保管方面科學組卷席著不可替代的重要作用，在重新卷組工作的基礎之上，我們可對計算機管理檔案后的利用效率進行真正意義上的提升。

3.結合實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于檔案室的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以檔案室應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4.統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足使用者檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因地制宜制定出一些具體細則。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5.規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。筆者認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。

還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

1.分清輕重緩急，循序漸進

對檔案數據的利用效率進行最大限度的提升，是現代檔案管理工作的目標與實質，這要求我們在開展檔案管理工作的過程中必須圍繞其目的進行。社會的實際需求是現代檔案管理工作對自身重點進行明確的主要依據，將需要的緩急程度作為重心實現對檔案管理工作的順序開展。管理人員在開展檔案管理基礎性工作過程中應結合社會發展現狀，并且充分分類檔案的重點與次重點。

2.分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

4.用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率。

“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。

結語：

檔案部門應當以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，創新工作思路，改進檔案工作管理體制，強化基礎設施和人才隊伍建設。開創檔案工作新局面，切實把檔案信息化建設落到實處才能取得顯著成效。總之，檔案信息化工作是一門科學，也是一個循序漸進和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質，不斷探索創新，才能促進檔案信息化不斷發展。

參考文獻：

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