淺析如何進一步規范檔案管理工作

胡曉華

摘要：檔案管理工作在各個行業的發展過程中都是非常重要，其所包含信息內容比較多，是一個單位發展歷程的體現，也可以幫助企業和單位的管理者作出重要的決策。以往的檔案管理工作已經無法滿足社會的發展需求，各個行業在發展的過程中都需要加強對檔案管理工作的重視，了解規范檔案管理的重要性，針對目前檔案管理工作中存在的問題，對檔案資料進行規范化的管理，這樣才可以將檔案作用充分發揮出來。

關鍵詞：檔案管理工作；規范化管理；問題；措施

引言：

在新的社會發展形勢下，對檔案管理工作的要求越來越高，所以各企事業單位要轉變原有的對檔案管理工作的看法，要以實際的工作需要為準則，規范原有的檔案管理方法，使其更好地為單位的發展建設服務，而實際的工作中，很多人對檔案管理的認識不夠，使其在單位中處于可有可無的位置。

一、規范檔案管理的重要性和必要性

1、規范檔案管理是新形勢下檔案管理工作的要求

社會在不斷發展的過程中，原有的生產方式已經發生了改變，其檔案管理工作在單位中的作用也發生了很大的變化，因此，必須要改變原有的對檔案管理工作的看法，使其更好地適應新形勢的發展需求。檔案是一種記錄單位發展的重要信息資源，是單位發展的足跡的展示，對其發展有著重要的影響，是企事業單位進行工作總結的重要依據，因此，要想適應新形勢下的發展要求，必須要加強單位對檔案管理的規范化水平。

2、規范檔案管理是企事業單位加強自身管理的體現

在目前的發展形勢下，各企事業的發展也面臨著新的局面，要想在新形勢下獲得更好地發展，就必須要對日常的工作進行總結整理，這恰恰是檔案管理工作的重要內容，所以企事業單位必須要加強對檔案管理工作的重視程度，這也是提高自身管理能力的必然要求。

3、檔案管理有助于企事業單位的長遠發展

檔案管理工作是對企事業單位日常工作的總結記錄，是對單位開展業務的回顧和管理，所以加強對檔案管理工作的規范化管理，對于企事業的長遠發展具有重要的作用，任何企業的發展都離不開對日常工作的總結，只有從總結中不斷吸取經驗，這樣才能對日后的工作進行規劃，有助于企業的長遠發展。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

1、檔案管理工作發展滯后

受到傳統管理方式的影響，人們對檔案管理工作一直都不是十分重視，導致一些管理制度和管理方式上十分落后，但是隨著社會的不斷發展，檔案管理水平在工作中的作用越來越重要，所以原有的檔案管理方式已經不能適合社會的發展要求，嚴重阻礙正常工作的開展。

2、檔案管理方式落后

在目前的檔案管理工作中，檔案管理方式還比較落后，通產都是使用人工管理的方式，而目前的檔案信息量是非常大的，人工管理方式不能保證檔案管理工作的效率。

3、檔案管理人才缺乏

企事業單位對檔案的管理工作一直都不是十分重視，使得沒有安排專業的人員對其進行管理，特別是在檔案管理工作任務逐漸加大的當今社會，在涉及到一些專業的知識時，檔案管理的工作人員不知道該如何做起，單位也缺乏對管理人才的專業化培訓，一般都是由工作人員來進行這項工作，使得工作的效率十分低下。

三、如何進一步規范檔案管理工作

1、全新認識檔案管理工作的重要意義

想要對檔案管理工作進行規范化管理，首先要了解檔案管理工作的重要性，提高工作人員的思想意識，使其轉變原來對檔案管理工作的看法，并將思想的改變在行動上體現出來。檔案管理工作對單位的發展是非常重要的，單位的領導人員需要認識到這一點，將檔案管理工作納入日常的工作中來，單位領導人員可以建立獎懲機制來提高工作人員工作的積極性，使其可以積極的參與到檔案管理工作中，這樣才可以提高檔案管理工作的效率。單位在發展的過程中，想要提高檔案管理工作的水平，就需要根據目前檔案管理工作的情況采用科學的方法加強對相關工作的管理，認識到檔案對單位的運營和發展的重要性，制定相關的管理制度，并將其落實到實際的工作中，才可以保證檔案管理工作的順利開展。

2、強力防御檔案管理工作的邊緣化

當今社會的發展速度已經遠遠超出了人們的思維定式，特別是計算機技術、信息技術的飛速發展更是突飛猛進，日新月異。檔案工作作為一個傳統性工作，其本身性質和特殊性使它的重要性被慢慢的淡化，普遍存在的一種錯誤認識是，認為檔案管理工作可有可無，無足輕重，這足以說明有很多人對檔案管理工作的重要性認識不足，相當一部分人認識模糊，存在一定的誤區。這種現象在一定程度上滋生蔓延到整個檔案管理行業，是檔案管理工作中的毒瘤，影響了檔案工作前進的腳步，必須引起領導層的高度重視，徹底予以清除。

3、求實創新，與時俱進

互聯網信息技術的快速發展，對檔案管理工作提出了新的要求。在當前的發展形勢下，將現代化的信息技術融入到檔案管理工作中，對檔案管理工作中是新的機遇，也是新的挑戰。互聯網信息技術的應用可以實現對檔案信息資料的快速整理和存儲，為檔案管理工作提供了便利。但是，網絡環境的安全性無法得到保證，使檔案工作在進行的過程中存在著安全隱患。想要改變檔案信息資料的安全性問題，就需要制定完善的檔案信息管理制度，對電子檔案信息進行全面的分析和管理，并設置相應權限，實現對每個檔案信息規范化管理，利用先進的技術和軟件對檔案信息進行獲取權限的設置，在使用檔案信息的過程中要進行身份認證，保證信息的安全性。

4、科學規范，提高效能

檔案信息的價值是非常高的，管理人員認識檔案信息的重要作用，需要做好檔案的開發和利用工作，將檔案信息的作用充發揮出來，使其為社會的發展提供一份力量，實現檔案信息的共享，將其應用在有需要的地方。

結語：

作為檔案管理人員既要加強檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點應做好檔案的編目、檢索、編研工作，結合本單位特點和實際需要，編制出切合實際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。在檔案利用過程中，對一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監督，以保證檔案資料的安全完整性。

參考文獻：

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