如何做好財務檔案保管與利用過程中的安全與保密工作

余瓊

摘 要：財務檔案是企業生產運營過程中的關鍵，也是關系到企業發展生存的重要核心。需要查詢檔案的過程中需要做好對于檔案查詢人員的監督工作，最重要的是對檔案資料進行嚴格保密，管理人員的高度責任心和高度素質是檔案安全與保密的關鍵，同時還需要企業嚴格的規范制度進行制約，使財務檔案在利用的過程中進行嚴格的安全和保密。

關鍵詞：財務檔案；保管；利用；安全

中圖分類號：G273.2 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0012-02

財務檔案的保管和利用與企業的發展生存息息相關，在對檔案進行安全保護的過程中還要有嚴格的保密措施，利用規范的審查制度來制約人員的行為，檔案利用的過程中需要管理人員進行相關的驗證和監督，全方面保障企業檔案的安全與保密。

1 檔案保管過程中如何做好保密工作

財務檔案保管的最重要、最基礎的部分就是庫房的管理，檔案庫房的選址需要根據國家相關規定，但有一些單位因為不具備相關的規范條件，將庫房和辦公樓建設連在一起，這樣對于檔案室的安全形成了很大隱患，不利于企業檔案的保存。需要注意不是任何一間房屋都可以用作庫房，因為檔案是一個十分重要的保密部分，所以庫房的建設不能夠設立在辦公樓的底層，因為底層人員出入較多，并且容易攀爬和尋找，這樣檔案的安全不能夠保證。檔案室通風狀況也是需要重視的部分，因為財務檔案有一部分是紙質，紙質的保存對于環境的要求較高，陰暗潮濕的場所不利于紙質檔案的保存，時間久了會出現霉斑、破損等情況，所以對于檔案室內的環境要從多方面進行考證。對于檔案庫房的選址要進行專門的修建，門和窗需要進行雙重加固，以防偷竊盜竊情況的出現，并加強監督保護裝置，全面進行檔案庫房的安全保密工作。還需要將庫房和日常辦公室分開建設，將庫房建立在少有人出入的偏僻地區，有可疑人員入內能夠及時發覺并進行查問。檔案庫房的管理人員需要專門調配，并且制定嚴格的管理制度，管理人員要處理好檔案的利用和保密關系，保守企業的秘密是企業員工的最根本職責，也是企業檔案管理的工作人員最主要的任務，在日常的管理工作中，管理人員需要全身心的投入檔案的保密工作，無關人員禁止入內，并實行懲罰制度，發現無關人員入內一定要嚴肅對待，追求其責任，并且將檔案庫房進行科學嚴密的管理，嚴密完善的制度是對檔案保密和維護的最基礎的保障。

檔案是一個企業的核心秘密，它關系到了企業的生存和發展，以及企業諸多人員的安全，所以密級欄案需要和非密級檔案區別保管，密集檔案需設有專門的防盜器和保險箱，要在保護的條件上進行嚴格加密，通過嚴禁復雜的保護程序來保護絕密檔案。對于保管密集檔案的管理人員來說，也是要經過重重選擇，需要有高度的責任心，同時檔案管理人員要具備高素質，因為其具有特殊的身份和職業，他們身上的的責任和身份要比企業一般工作人員更重要，檔案的管理人員肩負著一個企業的未來發展以及興衰，高素質高警惕的管理人員是進行企業檔案嚴密管理的重要部分，所以檔案保密工作是否合格與檔案管理人員的素質和責任心有著密不可分的聯系，檔案管理人員不僅要有嚴格的工作行事作風，必要時還需要做到守口如瓶，富有責任心，因為管理檔案人員熟知企業的核心內容，如果人員管理不善，就會造成嚴重的后果。除了對于管理人員的選拔嚴格進行之外，還需要有規范嚴格的管理措施，制約工作人員的工作內容，通過嚴謹的行業規范使管理人員對檔案資料進行嚴密防護，做到內在、外部的雙重保障。

密集檔案在日常管理的過程當中需要更加嚴格的關注，對于密集檔案的銷毀、查閱、以及轉移等方面都要有具體的規定措施，每一步驟需要由專門負責的領導人進行審批和簽字，如果沒有上級領導的批復，任何人員不能進行私自檢閱。密集檔案在使用之后需要進行及時的檢，查發現問題時要查明原因，及時進行彌補，最大限度的保證檔案資料的嚴密性。對于檔案的管理人員來說，他們的最大職責就是維護檔案的安全，這是檔案保管的基本任務，也是最終目的。檔案保管工作就是需要對所管理的檔案進行完整看護，保證檔案的安全，不能因為自身的疏忽造成檔案資料的遺失，為企業安全造成隱患。對于有的破損檔案，發現之后及時進行上報并進行修補，不能丟失檔案，需要保證檔案的安全，同樣也要保證檔案的完整性和規范性，使在查找的時候有規律可循。

2 在檔案利用的過程中如何做好保密工作

在需要查詢檔案的過程中需要做好對于檔案查詢人員的監督工作，首先最重要的是進行保密，以此來保證檔案的完整與安全。檔案利用的制度有復制、外借和閱覽制度等，通過不同的實際情況，對于不同的人員有不同的使用范圍，通過審批、簽字等手續使工作人員根據合理的途徑進行檔案的利用，保證檔案的私密性和完整性。利用檔案的規章制度，需要做到嚴格全面，并在具體實施的過程中不斷總結和完善。對于負責檔案的相關工作人員，需要對檔案的安全有直接責任，同時自身兼備較高的素質，需要有高度的責任心和企業服務精神，并且熱愛檔案管理事業，有較高的保密觀念，這樣才能夠真心實意進行檔案的保管。同時工作人員的業務素質較強，專業知識過硬，管理人員是經過重重選擇才能進行保護檔案的工作，需要有高度的責任心，同時檔案管理人員要具備高素質，對于保管檔案的規則和順序要熟悉，充分了解工作內容和檔案保管的重要性，并且要有較高的文化素質。

在對財務檔案利用的過程中，通過規范的審查制度來制約人員的行為，檔案利用的過程中需要管理人員進行相關的驗證和監督，根據利用人員的不同目的，需要對于檔案利用人員進行重點的監控。檔案室可以安裝相應的攝像頭監控，記錄不同人員的檔案利用行為，作為事故出現后的有效憑證，要防止對于檔案的修改和遺失，檔案管理人員在有人進行檔案利用的過程中做好監督工作，對于一些有損檔案的人員要及時的提醒糾正，情況嚴重時可以做出相應的懲罰。檔案管理人員在進行日常工作時，對待利用檔案的人員要進行全方面的考察，通過書面申請、行為、話語等方面進行觀察，分析每個人的動作神情有無特別之處，嚴格把握檔案的嚴密性。并與借閱這進行交談交流，了解其身份和借閱的目的。在借閱者歸還檔案資料之前，就要對所借檔案進行檢查，驗證檔案資料是否和借閱之前一樣完整，有沒有破損、少頁缺頁、涂抹痕跡等問題，發現問題及時記錄并且上報，將企業損失降到最小。在工作過程中還需要多將監督措施落實到位，宣傳檔案的嚴格規定和制度，不定期觀察檔案利用者的神情動態是否對檔案不利。登記制度要嚴格落實在使用者離開之前需要對于翻閱過的檔案進行檢查，發現問題及時進行查處，并且要有相關人員的備注說明，如果檔案破損較為嚴重，便是屬于違法行為，應該及時上報以便于對于違反規則人員的查處。正確處理好檔案的利用和保密關系，保守企業秘密是企業員工的最根本職責，也是企業檔案管理工作人員的最主要任務，在日常的管理工作中，管理人員需要全身心的投入檔案的保密工作，嚴格做好相關的工作職能。

3 進一步做好檔案開放中的保密工作

檔案管理部門的人員要改變傳統一層布不變的保管觀念，在做好自身本職工作的同時，還需要更加完善工作內容，對于一些突發性狀況做出合理的決策。企業財務中絕密檔案的保管目的中就有對財務檔案的利用，如果只是保管不利用就失去了原本財務檔案收集的意義，但是一些檔案管理部門的人員只關注到了對財務檔案的保管與保密工作，出現了對檔案利用不足的情況，造成一部分具有極高的借鑒價值的檔案資料長期無人問津，變成了沒有利用價值的廢紙，是對檔案收集的嚴重浪費。因為部門領導需要關注各方面的工作，對于檔案的管理內容有時不能夠全面進行了解詢問，這時檔案的管理人員就需要發揮自身的工作價值，靈活運用檔案的利用率，要有計劃的實行規范的利用制度，通過時間、地點、人員、利用目的等方面的依據，進行合理的檔案利用，相關規定限制了財務檔案的利用范圍和利用人員，管理檔案人員在進行檔案調配時要將本職工作做到位，需要對所管理的檔案進行完整看護，保證檔案的安全，不能因為自身的疏忽造成檔案資料的遺失，嚴格檢查借閱人員的手續是否符合規定要求，不可有一點疏忽，否則就會對企業的利益及發展造成不良影響，檔案庫房的管理人員需要專門調配，并且制定嚴格的管理制度，所以要使檔案管理工作人員加強自身的管理責任心，有較高的保密觀念，不能有玩忽職守的現象出現，檔案利用的范圍要嚴格控制，利用檔案步驟的每一個環節都要進行嚴密的檢查，嚴肅看待檔案保密工作，對自身工作有著高度重視，才能夠將企業檔案的安全、保密工作做到位。

4 結 語

對企業的財務檔案資料管理工作來說，利用和保密是兩個重要的部分，必須要建立在安全保密的基礎上進行檔案利用，制定嚴格的企業管理規章制度進行制約，提高檔案保管人員的素質及責任心，將財務檔案的保管和利用工作進行嚴密保護。

參考文獻

[1]劉婷婷.做好檔案保管利用和開放過程中的保密工作[J].科技創新導報，2015，12（34）：185～186.

[2]王鐵春.如何做好檔案保管與利用過程中的安全與保密工作[J].蘭臺世界，2014（S5）：85～86.

收稿日期：2018-6-15