大數據時代下城建檔案管理信息化面臨的挑戰和途徑探索

汪鈴涵

摘 要：信息科學技術的不斷發展為當前人類社會的生產、生活帶來了巨大的變革，不僅僅提高了現代化社會發展進步的步伐，而且從根本上對人們的思維方式和思想方式產生了影響。數據、信息成為掌握時代命脈的關鍵，大數據時代下企業、社會的發展競爭是效率的競爭、速率的競爭，本文主要對大數據時代下城建檔案管理的信息化發展進行分析、解讀，一方面認清形勢及當前面臨的主要挑戰，另一方面在此基礎上提出全面提高信息化管理的有效舉措。

關鍵詞：檔案管理；信息化；大數據；途徑探索

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0006-02

大數據時代的到來掀起了新一輪的社會變革，信息科學技術的進步徹底改變了日常的生產、生活，其價值一方面體現在海量數據的存儲、保留，另一方面體現在對所存儲數據的智能化處理與應用上，為人類的發展進步提供了強大的技術支持。傳統的紙質化檔案管理在大數據的時代語境下也發生了革命性的改變，城建檔案記錄、記載了城市變革發展的歷史，發展城建檔案管理信息化勢在必行。

1 城建檔案管理的信息化發展與大數據時代的檔案管理

城建檔案是城市發展的筆記，具有重要的記錄、參考等價值和意義，近年來，隨著計算機信息技術的逐漸普及、發展，城建檔案管理開始步向信息化。“城建檔案管理工作可以為突發事件提供應對依據，對保證居民的生命財產安全有著非常重要的意義，可以很好地維護城市安全，更好地為城市生產生活提供良好的秩序保障”[1]，具有重要的現實意義和實用價值。城建檔案管理的信息化發展一方面是客觀信息技術發展的推動，還有一方面源自檔案管理工作本身的需求和需要，尤其對于城建檔案管理來說，信息化發展勢在必行。

城建檔案涉及到的內容非常廣泛，在時空分布上也比較分散，傳統的紙質化檔案管理形式和方法已經遠遠不能滿足城市的迅速發展和社會日新月異的變化給檔案管理工作需求。城建檔案在內容上涵蓋城市發展過程中所涉及到的方方面面的數據、圖表和各種文件；在時間維度上包括城市整體規劃設計、城市施工建設等各個階段所產生的材料；在門類上大體可劃分為三大類：“①城市勘測類，包括水文地質、工程地質、地形測量、控制測量；②城市籌劃類，涉及總體規劃、詳細規劃、國土規劃、規劃基礎材料；③屬于城建管理類，土地管理、地名管理、建設用地規劃管理、建筑工程管理”[2]。城建檔案管理的信息化不僅僅能夠滿足大量數據的精準、永久性存儲，而且能夠極大地豐富數據材料存儲的形式，在傳統紙質化的基礎上運用信息化技術，能夠實現由靜態存儲到動態存儲、由二維數據記錄到多維空間保存的轉變，這對于檔案管理來說具有巨大的變革意義。

2 大數據時代下城建檔案管理信息化面臨的主要挑戰

現代科學技術的發展是一個漫長又曲折的探索過程，利用計算機信息技術的信息化管理亦是如此，在城建檔案管理信息化取得不斷發展的同時也不可避免地出現了一些問題，大數據時代下城建檔案管理信息化面臨嚴峻的挑戰。

相較于傳統紙質化的城建檔案管理，要想發展好城建檔案管理的信息化就要形成整體規劃與方案，有一套完整的數據庫建立方案并形成相對成熟的數據存儲系統。城建檔案記錄著城市規劃、建設的點點滴滴，在運用數字信息技術對其所涉及到的數據進行電子化、信息化管理時，不再實地記錄現場資料，對部分現場產生的數據材料后期要進行電子錄入，這就要求有效銜接現場與錄入兩個工作環節。當前城建檔案管理信息化面臨的一大問題就是數據信息管理缺少系統性和有機性，數據雖然已輸入計算機，但整體上沒有統一管理，沒有對錄入數據進行分門別類的管理，在調用數據的時候無從下手，數據存儲不夠科學。

高性能計算機硬件設備的缺乏和高水平專業人才的短缺成為當前大數據時代下城建檔案管理信息化面臨的又一大挑戰。城建檔案本身具有數據群龐大、門類繁多等特點，要想較好地保存城建檔案材料，需要相關的輸入設備靈敏、耐用，存儲設備容量大等等，這在檔案信息化管理建設的初級階段還尚未實現。除了硬件配備上的落后，當前從事城建檔案管理的人員也普遍具有年齡大、學歷低、接受新事物能力差等特點，通常來說檔案室工作人員在專業知識和業務能力等方面都相對較弱，在信息化管理時代必須全面整改檔案室管理隊伍。

另外，現在城建檔案管理的單位、部門不統一，“部分地區的管理部門是住房和城鄉建設局下設的房地產管理處、檔案館等；部分地區的管理部門則是各個行政管理部門之下設的獨立檔案室；還有一些管理部門是檔案局下設立的二級科室”[3]，這對大數據時代下城建檔案管理信息化發展也是一大挑戰；責任主體的多元、混亂，一是會直接影響檔案管理工作的效率，二是一旦出現檔案管理方面的問題就容易出現推諉扯皮的現象，分工混亂必然導致責任意識較弱、工作不到位。部門之間的混亂還在無形中延長了數據、材料存儲、應用的時間，人力、時間和精力上的消耗都不利于城建檔案管理信息化的發展。

3 加強城建檔案管理信息化建設的有效舉措探析

城建檔案管理在城市發展、社會發展中的作用不言而喻，“城建檔案工作如何跟上經濟建設步伐，跟上城市的快速發展，迅速、有效地對館藏檔案進行管理和利用，充分發揮城建檔案在經濟建設中的信息資源作用，是信息時代城建檔案館面臨的新挑戰，同時也是檔案管理模式向信息化、現代化轉變的機遇”[4]，針對當前大數據時代下城建檔案管理信息化發展過程中面臨的挑戰和暴露出來的一些問題，采取積極有效的措施，全面推動城建檔案管理的信息化建設。

為充分滿足大數據時代的數據、材料管理需求，應在硬件設備上去進行更新、完善，掃描儀、數碼相機等輸入設備是實現檔案管理信息化的基本設備支持，雖然前期需要投入一定的設備資金，但其后期會幫助節省大量的時間和人力。在選用輸入設備時要考慮原材料的特性和特點，同時參考不同輸入設備所具備的優勢性能，然后“使用掃描儀、相機、輸入設備等基礎設施，將傳統舊時的城建檔案原來的紙質文件通過掃描、圖像辨認以及壓縮存檔等電子信息化的技術優化成電子數據，同時將原文件分類型和時間段進行仔細的區分并妥善管理”[5]，有的資料數據以表格形式來存儲會更直觀、更明了，有的則需要采用動態形式存儲才能更生動、更形象，選擇合適的輸入設備和存儲形式至關重要。

安全性是信息化時代所面臨的普遍難題，大數據時代下城建檔案管理的信息化發展也面臨這一巨大挑戰；傳統的紙質化檔案存儲、管理面臨的重要問題是檔案材料的丟失或因時間久遠、存儲條件等導致的字跡不清等，信息化檔案管理工作中的安全性主要是指材料的盜取，多半是技術性的丟失。這就要求在進行檔案查閱時做好檔案的保密管理工作，“查閱的電子檔案項目要與正在設計的工程項目內容相同，且要經主管領導及項目負責人批準，方可查閱”“要根據密級的情況，不可以無原則地向所有使用者提供全部查閱方式”“應根據檔子檔案內容的秘密等級進行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供查閱”[6]。

建立完善的電子檔案管理制度并對管理工作的各項流程和標準以文字的形式加以規范，既要讓相關人員充分認識城建檔案管理信息化的必要性和重要性，還要詳細了解各環節的具體要求；組建一支業務能力強、專業技能扎實的檔案管理工作隊伍，要在檔案管理、城市建設、信息技術等方面都有較高的修養，同時應有正確的是非觀、價值觀；檔案管理的意義不僅僅是對數據的正確、有效、長期存儲，更重要的是能發揮這些數據、材料的應用價值，這就要求進一步提高對檔案材料的分析、應用能力，在軟件系統、電腦程序等方面進行開發的同時強化對檔案材料不斷加以應用的意識，更好地服務地區、城市的長遠發展。

4 結 語

信息化建設和信息化發展為城建檔案管理帶來了巨大的契機，雖然大數據時代背景下的檔案管理還面臨各種挑戰，但檔案管理的信息化趨勢難以逆反；最有效的提高城建檔案管理工作水平的方法就是在信息化發展的過程中，從技術、理念等方面克服、解決不斷出現的困難和障礙，從而推動城建檔案管理信息化更好、更快地發展。

參考文獻

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[3]姚 旭，姚紫依.大數據時代城建檔案管理信息化挑戰及應對策略[J].城建檔案，2017（8）：14～15.

[4]龍飛斐.夯實城建檔案信息化基礎為數字城市建設保駕護航[J].城建檔案，2017（5）：13～14.

[5]楊 沫.新時期城建檔案信息化管理的問題與對策探索[J].產業與科技論壇，2016，15（18）：252～253.

[6]王 蕾.淺談促進城建檔案信息化管理與檔案保密工作協調發展的措施辦法[J].城建檔案，2016（2）：41～42.

收稿日期：2018-6-14