數(shù)字檔案信息化管理的實現(xiàn)途徑分析

李梅 常艷 曹紀科

摘 要：檔案是對一個單位或者部門所開展活動的記錄，對于單位或者部門的發(fā)展都具有重要的意義。現(xiàn)階段，計算機信息網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸轉變?yōu)樾畔⒒臋n案管理，數(shù)字檔案不斷增加，如何對數(shù)字檔案進行信息化管理，已經(jīng)成為目前一個至關重要的問題。基于此，本文對數(shù)字檔案信息化管理進行概述，分析了現(xiàn)階段數(shù)字檔案信息化管理中存在的問題，結合漳河庫區(qū)檔案管理的實際情況，探討了數(shù)字檔案信息化管理的實現(xiàn)途徑。

關鍵詞：數(shù)字檔案；信息化管理；實現(xiàn)途徑

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0001-02

1 引 言

當今時代，信息技術飛速發(fā)展，隨著計算機網(wǎng)絡技術在各個領域的廣泛運用，給人們的工作和生活帶來了巨大的變化。將計算機信息網(wǎng)絡技術運用于檔案管理中，形成數(shù)字檔案，對其實行信息化管理，對提升檔案管理工作的質量和效率都具有重要的意義。

2 數(shù)字檔案信息化管理概述

2.1 數(shù)字檔案信息化管理的特點

數(shù)字檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同，本文從以下兩個方面分析其突出特征。

（1）數(shù)字檔案管理的智能化和自動化。數(shù)字檔案是在現(xiàn)代信息技術的基礎上產(chǎn)生的，對其進行信息化管理時，能夠充分的發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的優(yōu)點。一方面，數(shù)字檔案能夠實時的獲取各種數(shù)字信息，具有較快的傳輸速度和較大的存儲空間，逐漸朝著智能化的方向發(fā)展，能夠進行智能化的讀取。另一方面，數(shù)字檔案的信息化管理正在逐漸改變傳統(tǒng)檔案被動管理的模式，在大數(shù)據(jù)和云計算的支持下，朝著主動化服務的方向發(fā)展，為單位開展各種工作提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。

（2）數(shù)字檔案管理模式的標準化。在對數(shù)字檔案進行信息化管理時，是以計算機網(wǎng)絡技術為支撐的，在進行數(shù)字檔案管理的過程中，更加重視運用標準的流程，對數(shù)字檔案進行收集、歸檔和存儲，確保數(shù)據(jù)信息的完整性和安全性。在標準化的數(shù)字檔案管理模式下，更加強調對數(shù)字檔案進行智能化的管理，運用標準化的檔案管理方式，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理的質量和效率不斷提升，不僅能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，還能夠解決目前檔案管理中的困難。

2.2 數(shù)字檔案信息化管理的原則

在對數(shù)字檔案進行信息化管理時，必須遵循以下原則：

（1）規(guī)范化原則。在對數(shù)字檔案進行信息化管理時，必須杜絕數(shù)字檔案傳輸或者使用過程中的不規(guī)范現(xiàn)象，堅持規(guī)范化管理的原則。①數(shù)字檔案格式的規(guī)范化；②數(shù)字檔案傳輸?shù)囊?guī)范化；③數(shù)字檔案使用的規(guī)范化。

（2）可靠性原則。依托于計算機信息網(wǎng)絡的數(shù)字檔案，在對其進行信息化管理時，由于信息技術的復雜性，經(jīng)常會由于各種操作或者程序的錯誤，從而導致數(shù)字檔案信息中存在問題。必須運用規(guī)定的制度和流程，對數(shù)字檔案信息化管理的操作進行嚴格規(guī)范，彌補數(shù)字檔案管理中存在的漏洞，提升數(shù)字檔案的安全性和可靠性。

（3）高效性原則。在大數(shù)據(jù)時代，單位或者著企業(yè)日常活動中都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，如何對這些數(shù)據(jù)信息進行分析、篩選，并將其形成數(shù)字檔案存儲起來，是一個工作量較大的過程。因此，必須重視對數(shù)字檔案信息化管理網(wǎng)絡平臺的建設，提升數(shù)字檔案管理工作的效率，從而提升數(shù)字檔案管理的有效性。

2.3 數(shù)字檔案信息化管理的重要性

重視推進檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理具有重要的意義。

（1）有利于提升檔案信息服務的質量和價值。推進檔案管理信息化建設的根本目的是為人服務的，通過實現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的質量，提升檔案信息服務的水平，為人們更加準確和快速的提供需要的信息，能夠充分發(fā)揮數(shù)字檔案的價值。

（2）有利于降低檔案管理工作的壓力。現(xiàn)階段，企業(yè)或者單位在進行日常活動的過程中，產(chǎn)生了數(shù)量巨大的資料，通過對這些數(shù)據(jù)信息實行信息化的管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率，有利于降低檔案管理工作的壓力。例如，漳河庫區(qū)一煤礦發(fā)生嚴重透水事故，對漳河水庫以及下游人民群眾造成嚴重安全威脅，我們通過查找建庫以來的對庫區(qū)周邊煤礦的安全監(jiān)測的數(shù)據(jù)，針對可能發(fā)生隱患，對地方政府和煤礦主管部門及煤礦業(yè)主所發(fā)的相關資料，共十幾卷一百多頁，很快查到隱患部位，制定切實可行的治理措施及時補漏，迅速處理好了隱患，大大提升了檔案查找的效率。

3 數(shù)字檔案信息化管理中存在的問題

3.1 數(shù)字檔案歸檔和安全保護問題

數(shù)字檔案歸檔和安全保護問題，是現(xiàn)階段數(shù)字檔案信息化管理中存在的一個重要問題：①很多單位在進行工作時，大都有屬于自己的辦公系統(tǒng)，由于這些辦公系統(tǒng)的版本或者文件格式都有所差異，導致單位件在進行數(shù)據(jù)交流和傳輸?shù)倪^程中存在一定的困難，也不利于信息的歸檔；②由于數(shù)字檔案版本的不同，導致在進行格式轉換是經(jīng)常會出現(xiàn)一些錯誤，且由于兼容性不足，還導致數(shù)字檔案的安全存在的一定的隱患，很可能夠會被系統(tǒng)當做錯誤文件而刪除。

3.2 檔案管理重復工作的問題

現(xiàn)階段，雖然檔案管理信息化在不斷的發(fā)展，但依然還存在傳統(tǒng)的紙質檔案管理，很多企業(yè)中運用數(shù)字檔案管理和紙質檔案管理兩種模式，這很容易導致檔案管理重復工作的問題，不僅浪費了人力物力，也增加了檔案管理的成本。另外，目前，在數(shù)字檔案形成的過程中，還需要對紙質檔案進行處理并選擇保存的方式，這也在一定程度上影響了檔案傳遞的速度和效率，不利于檔案的管理。

3.3 缺乏專業(yè)的數(shù)字檔案管理人員

現(xiàn)階段，單位的數(shù)字檔案信息化管理仍然處于起步階段，單位內部還缺乏專業(yè)的檔案管理的信息化的人才，單位現(xiàn)有的員工缺乏數(shù)字檔案信息化管理的專業(yè)知識和技能，很多檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的數(shù)字檔案信息化管理的相關知識的培訓，對于數(shù)字檔案信息化管理的流程和操作規(guī)范不了解，無法滿足單位內部數(shù)字檔案信息化管理的需求，不利于提升企業(yè)檔案管理工作的效率。

4 數(shù)字檔案信息化管理的實現(xiàn)途徑分析

4.1 建立健全數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)

構建一個完善的數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，是實現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理的必備途徑。

（1）建立健全智能化檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案信息收集的自動化，提升數(shù)據(jù)檔案信息管理的服務水平，在對數(shù)據(jù)資料的信息進行仔細的分析和處理的基礎上，對數(shù)字檔案進行分類整理。

（2）確保數(shù)字檔案的質量。應該對數(shù)字檔案的質量進行嚴格的把關，提升數(shù)字檔案信息化管理的質量，確保數(shù)字檔案的完整性和安全性，避免數(shù)字檔案外泄，保證單位的信息安全。

4.2 構建智能化數(shù)字檔案信息服務系統(tǒng)

建立一個完善的智能化數(shù)字檔案信息服務系統(tǒng)，是實現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理和提升數(shù)字檔案信息服務水平的重要舉措。因此，單位必須根據(jù)自身的實際情況和實際需求，以用戶的實際需求為基礎，開發(fā)智能化數(shù)字檔案信息服務系統(tǒng)。并根據(jù)數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，不斷提升智能數(shù)字檔案信息服務系統(tǒng)的標準化，對智能化數(shù)字檔案信息服務系統(tǒng)進行規(guī)范建設，充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息的作用。

4.3 重視檔案信息化基礎設施建設

實現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理，必須重視檔案信息化基礎設施建設。一方面，應該建立專門的數(shù)字檔案管理部門，對數(shù)字檔案進行集中化的管理，與單位內各個部門之間保持必要的交流和聯(lián)系。另一方面，應該建立數(shù)字檔案信息涉密局域網(wǎng)，確保數(shù)字檔案在進行傳遞和交流過程中的安全性和可靠性。

5 結束語

綜上所述，數(shù)字檔案的信息化管理，對于單位檔案管理工作質量和效率的提升具有重要的意義。對此，必須針對現(xiàn)階段數(shù)字檔案的信息化管理中存在的問題，結合單位的實際情況，制定與單位相符合的數(shù)字檔案的信息化管理措施。

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收稿日期：2018-6-11

作者簡介：李 梅（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。