高校檔案部門勤工助學工作管理探究

白茹花

摘 要： 高校檔案部門設(shè)置勤工助學崗位，不僅可以緩解檔案部門人手不足帶來的工作壓力，而且為家庭困難大學生提供了經(jīng)濟補助和實踐機會。目前高校檔案部門開展勤工助學工作普遍存在規(guī)章制度不完善、崗前培訓(xùn)不到位、上崗學生流動性較強等問題。高校檔案部門應(yīng)建立健全勤工助學制度，加強崗前培訓(xùn)，專人負責指導(dǎo)，采用新的管理理念，使學生成為檔案部門工作的得力助手。

關(guān)鍵詞： 高校 檔案部門 勤工助學 工作管理

高校開展的勤工助學活動指高校大學生在學校的統(tǒng)一組織下利用課余空閑時間，通過個人勞動取得合法的勞動報酬，用來改善個人學習、生活和經(jīng)濟條件的社會實踐活動。早在2007年，教育部、財政部聯(lián)合制定的《高等學校學生勤工助學管理辦法》中就明確提出：“各個高校要把大學生的勤工助學工作作為日常工作和深化高校改革的重要內(nèi)容，予以高度重視，積極采取切實措施，加強組織領(lǐng)導(dǎo)。建立學校黨委領(lǐng)導(dǎo)、行政負責、各職能部門參與、團學組織協(xié)助的管理體制。”[1]（1）在此背景下，高校檔案部門積極響應(yīng)學校號召，認真貫徹落實教育部相關(guān)文件精神，在本部門開展形式多樣的勤工助學活動。

一、高校檔案部門開展勤工助學的意義

（一）對檔案部門的影響。

1.適應(yīng)檔案部門發(fā)展的需求。近年來，隨著院校合并、招生規(guī)模擴張，高校學生人數(shù)急劇增多，學科專業(yè)隨之不斷更新和擴展，高校檔案的內(nèi)容和種類變得更加復(fù)雜繁多，這就對高校檔案管理工作提出更高的要求。各高校檔案部門都存在人力資源不足的問題，另有信息技術(shù)的應(yīng)用、數(shù)字化檔案的形成，使傳統(tǒng)檔案利用模式與信息服務(wù)手段共存。檔案館必須在保質(zhì)保量地完成傳統(tǒng)利用服務(wù)工作的同時，還要投入一定人力物力進行數(shù)字化建設(shè)，如檔案管理軟件的開發(fā)、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、設(shè)備的更新、網(wǎng)絡(luò)的維護等。隨著在校學生在升學、就業(yè)、出國、部隊提干方面，社會各界畢業(yè)生在晉級、評定職稱、學歷認證等方面的需求，使高校檔案部門利用率不斷增長，全校師生和廣大畢業(yè)生對檔案利用服務(wù)質(zhì)量的要求愈來愈高。面對這樣的格局，單檔案部門現(xiàn)有的人力是遠遠不夠的，通過招聘勤工助學學生，并根據(jù)學生所學專業(yè)和不同的課余時間，分配到適合的崗位，協(xié)助檔案部門工作人員工作，成為高校檔案部門緩解人力資源不足的最佳選擇。

2.為檔案部門注入新的活力。長久以來，高校檔案部門一直處于高校科學研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)、文化傳承四大中心任務(wù)的大后方，屬于不被重視的輔助部門，與一線教學部門相比，在經(jīng)費、人員、設(shè)備配備方面存在很大差距，存在日常工作量大、檔案管理工作人員不足的情況。檔案部門工作人員雖然工作經(jīng)驗豐富，但整體安于現(xiàn)狀，與學校其他部門交流較少，導(dǎo)致工作人員視野不寬，有不思進取的現(xiàn)象。再加上檔案部門工作人員流動較弱，年齡偏大的同志較多，辦公室氛圍比較沉悶，缺少活力。大學生年輕好學，對工作充滿激情。讓大學生加入檔案部門勤工助學，能給檔案部門帶來朝氣和活力，活躍工作氛圍，有利于提高工作效率。高校檔案部門工作人員既是大學生一起工作的同事，又是言傳身教的老師，在工作中不僅要帶好頭，還要注重工作形象。因此，勤工助學學生的加入，不僅能改善檔案部門的工作環(huán)境，還能改進檔案工作人員的工作作風[3]。

（二）對學生的影響。

1.大學生自身價值得到體現(xiàn)。在勤工助學中，學生通過勞動感受著奉獻帶來的快樂。學生通過親身經(jīng)歷，得知檔案井井有條、學校秩序有條不紊都是老師們付出辛勤勞動得來的，更加懂得勞動的重要性，更加愛護校園的一草一木，遵守學校紀律。通過勤工儉學取得報酬，從中體會父母的不易，更加勤儉節(jié)約、自強自立。

2.培養(yǎng)學生的自律能力。學生勤工助學的過程是一次學習和了解檔案的機會。學生可以接觸到學校的歷史資料和往屆畢業(yè)生的學籍檔案，了解到學校歷史和現(xiàn)狀，提高學生自我管理能力。如通過整理教學類檔案，了解檔案記錄的有關(guān)歷屆學生在校期間的表現(xiàn)情況，如個人的學習考試成績，參加的活動，在校期間獲得的榮譽，因違反紀律受到的處罰等。當大學生接觸到這些檔案信息，一定會得到觸動和啟發(fā)，對心理產(chǎn)生潛移默化的影響，促使勤工助學學生嚴格要求自己、管理自己，促使自己成為一名優(yōu)秀的大學生[4]。

3.培養(yǎng)學生的自我教育能力。參加勤工助學，為學生提供了人際交往、提高自身社會社交能力的鍛煉場景。工作中學生通過不同的崗位角色，同學校內(nèi)部的老師、同學及畢業(yè)的校友等各類人士廣泛接觸，增強與人溝通的能力。在良好的溝通交流環(huán)境下，學生也增強了自信心。同時，與同學們分工合作完成老師布置的任務(wù)，鍛煉了學生的團結(jié)協(xié)作能力。

4.培養(yǎng)學生適應(yīng)社會的能力。通過參加勤工助學，既提高了學生的綜合能力，又培養(yǎng)了吃苦耐勞的精神。一般情況下，通過一段時間實踐工作，可以增強學生服務(wù)意識和工作責任感，培養(yǎng)與人溝通和交流，與指導(dǎo)老師進行業(yè)務(wù)合作的能力，隨著業(yè)務(wù)技能和管理水平的不斷提高，學生畢業(yè)后能快速適應(yīng)社會。

二、高校檔案部門勤工助學工作存在的問題

（一）勤工助學規(guī)章制度不完善。

高校檔案管理部門在勤工助學工作的管理制度上沒有制定出完整的、細致的制度，甚至部分高校檔案部門從沒制定過助學管理制度，而是參考高校統(tǒng)一的勤工助學要求進行管理。檔案管理工作本身具有保密性和專業(yè)性等特點，對勤工儉學要求比其他部門更加嚴格。如果不能制定專門的勤工助學管理制度，那么工作中處理具體事情時就無章可循，給管理工作帶來一定的困難。

（二）崗前培訓(xùn)不到位。

在檔案部門工作需要檔案學相關(guān)專業(yè)背景知識，檔案分類、編目、錄入等工作需要有一些檔案專業(yè)知識，一些檔案設(shè)備的使用與簡單維護需要專業(yè)知識作為支撐，而非檔案專業(yè)的學生在日常生活中幾乎不會接觸到這方面知識。崗前培訓(xùn)不到位，在工作過程中指導(dǎo)老師沒有及時指導(dǎo)或一時督促不到位，就會出現(xiàn)分類錯誤、案卷整理不合格、數(shù)據(jù)系統(tǒng)掛接不對應(yīng)等問題，錯誤的返工會更加費時費力，如果錯誤沒有被及時發(fā)現(xiàn)，就會造成更嚴重的后果。崗前培訓(xùn)不到位，學生還會因操作不當損壞檔案設(shè)備，給檔案管理部門造成不良的后果。

（三）勤工助學的學生流動較大。

檔案管理工作的專業(yè)性強，這就要求勤工助學的學生必須有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，有較強的邏輯思維能力，能熟練掌握計算機操作系統(tǒng)，有駕馭文字的能力，還要工作嚴謹細致，但檔案部門的工作又是瑣碎的、枯燥無味的，需要學生做大量重復(fù)性工作，如蓋檔號章、編頁碼、出庫入庫等，在與學校其他勤工助學部門酬勞相同的情況下，檔案部門的勤工助學學生很難長期干下去，人員流失比較嚴重。素質(zhì)較高的學生往往聘到了也留不住，造成的現(xiàn)象就是老師付出精力培養(yǎng)出來一批工作熟練、能獨當一面的學生，但到下個學期學生又因為種種原因不愿繼續(xù)留用，形成惡性循環(huán)，影響檔案管理部門的工作效率。

三、對檔案部門勤工助學工作的建議

（一）建立健全檔案部門勤工助學制度。

應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號），在學校勤工助學管理辦法的基礎(chǔ)上，制定檔案部門勤工助學管理制度，作為檔案部門開展勤工助學工作的管理規(guī)范。檔案部門勤工助學管理制度主要包括四個方面：一是崗位責任制度，明確勤工助學崗位要求，落實責任到人；二是考核制度，對學生的日常工作表現(xiàn)定期進行考核，做到獎優(yōu)罰劣，并將考核結(jié)果反饋給所在院系作為綜合素質(zhì)評定的依據(jù)；三是保密制度，將檔案涉密級別進行詳細劃分，要求學生對接觸的檔案秘密嚴格保密，一旦出現(xiàn)泄密行為就將追究本人責任；四是用工制度，一旦學生被錄用，就將簽訂用工合同，明確其崗位職責、合理安排工作時間、薪酬及違規(guī)處罰措施等條款，保障雙方的權(quán)益。

（二）重視崗前教育。

由于一般勤工助學大學生都是非檔案專業(yè)的學生，因此必須進行崗前培訓(xùn)。在工作技能方面，通過對檔案管理流程、操作規(guī)范等知識的培訓(xùn)，學生能夠迅速掌握工作技巧，進入工作狀態(tài)。在政治思想方面，老師首先在思想和心理上幫助學生克服心理壓力，正確面對生活中的困難，堅定樹立戰(zhàn)勝困難的信心和勇氣；二是培養(yǎng)學生職業(yè)道德素養(yǎng)，增強鞏固工作的責任心和組織紀律性；三是灌輸學生的保密意識，充分認識保密的重要性，對在檔案管理中經(jīng)手的重要文件，嚴守秘密，絕對不能泄密，不斷提高政治覺悟。

在業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)方面，指導(dǎo)學生先學習《高等學校檔案管理辦法》、《檔案實體分類方案》《各類檔案歸檔范圍與保管期限》，以學校編制的《檔案工作手冊》為依據(jù)，指導(dǎo)老師耐心地教會學生分類、編目、整理、裝訂、錄入檔案管理系統(tǒng)、裝盒、入庫、上架等一系列工作流程。指導(dǎo)老師隨時對學生的工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，隨時解疑，才能使學生由各項環(huán)節(jié)都懵懂的生手，歷練成為工作嚴謹?shù)臋n案部門助理。

（三）加強溝通，充分尊重與平等對待。

在工作中，勤工助學的學生既是檔案部門老師的學生又是工作中的同事，在工作上，老師要熱情幫助勤工助學的學生，有意識地多鼓勵和表揚，發(fā)現(xiàn)錯誤時耐心地指正幫助。在思想上平等溝通，在生活上經(jīng)常噓寒問暖，平時多留意學生的思想波動，當學生遇到困難和煩惱時及時伸出援手。老師和學生一起工作的過程也是相互理解、相互學習、相互支持、相互提高的過程。通過營造和諧快樂的工作環(huán)境，留住學生，減少人員流失，有利于檔案工作的開展和順利進行。

四、結(jié)語

勤工助學工作已經(jīng)成為檔案管理工作不可或缺的一部分。勤工助學的學生參與檔案部門工作，不但提高了學生的綜合素質(zhì)，減輕了一些貧困生的經(jīng)濟負擔，改善了他們學習和生活條件，而且使檔案部門的管理水平和服務(wù)質(zhì)量得到了提升。

參考文獻：

[1]教育部、財政部關(guān)于印發(fā)《高等學校勤工助學管理辦法》的通知[Z].教財〔2007〕7，2007.

[2]藺海波.高校檔案工作如何由邊緣走向中心[J].中國教育報，2008（9）.

[3]蔣娟.對高校檔案勤工助學的思考[J].蘭臺世界，2010（3）：24.

[4]張紹英.高校檔案部門勤工助學中檔案保密問題初探[J].蘭臺世界，2010（6）：18-19.