基層檔案管理室檔案的歸檔與利用探討

徐春燕

摘要：隨著科技的不斷發展和進步，如今我們已經步入數據的時代，無論是生活還是工作，都離不開數據的支持。檔案資料就是一種典型的數據，檔案資料的管理工作是基層單位規范化管理過程中的不可或缺的工作內容。但是由于各種各樣的因素，當前的基層檔案管理室檔案的歸檔與利用還存在著一些不足，本文將針對這些不足以及改進策略展開簡單討論，望給廣大同仁帶來借鑒意義。

關鍵詞：檔案管理；歸檔利用；措施

隨著市場經濟的不斷進步，檔案管理工作在企業單位發展過程中扮演著重要的角色，其地位也在不斷地上升。檔案管理工作擁有廣闊的發展空間，因為在當前的社會模式下，我國很多企業單位的檔案管理室還存在著不足，有待改進。如何對檔案進行科學合理的歸檔和利用成為了檔案室需要認真對待的問題。

一、當前基層檔案室管理工作中存在的問題

（一）保護意識薄弱

市場競爭愈演愈烈，企業單位的領導總是忙于工程的開展或者工作的完成，這也就造成了無暇顧及檔案管理工作的情況，這很容易導致以后工作中出現疏漏。檔案，其中包含了很多重要的資料，但是有的時候這些資料并不需要頻繁的使用。因此，大多數的工作人員總是認為檔案就是要歸于檔案管理室的人來管理的，和其他人沒有關系。這是由于這種心理的存在，導致很多領導對于檔案管理工作并不重視，保護意識薄弱。有的時候，由于檔案管理工作人員的疏忽，造成某些檔案資料的缺失，影響工作的正常進展。

（二）制度不夠完善

上面我們提到了企業單位的領導對于檔案工作管理不夠重視，對檔案的保護意識薄弱。實際上，如果不重視檔案工作的管理，還會出現制度不完善的現象。基層檔案管理室中檔案的管理，并不是有幾個工作人員就行了，它需要完善的管理制度，需要工作人員按照嚴格的規章制度來進行辦事，只有這樣才能夠讓檔案的歸檔和利用不至于出現混亂的情況，現階段，檔案管理制度的不完善仍是管理工作的主要問題。

（三）歸檔不及時

基層檔案管理室中的檔案，經常會被一些工作人員調出或借走。如果能夠按時歸還還好，但現實是，經常發生一些歸檔不及時的問題。借走檔案的工作人員由于粗心大意或者時間問題無法及時歸檔，管理室的工作人員由于責任心不強不去催促，直接導致了拖延歸檔現象的發生。

（四）管理人員業務能力欠缺

檔案管理工作需要工作人員具有強大的耐心和能力。在面對種類繁多的檔案時，工作人員要時刻保持清晰的邏輯條理和耐心，對檔案進行處理和利用。除此之外，工作人員還需要對檔案進行日常的維護和檢查。這份工作并不容易，所以檔案室的工作人員調動幅度較大，直接導致管理工作人員對于檔案室了解不足，責任心不強，業務能力低下等問題，嚴重影響檔案管理工作的進度。

二、加強檔案管理工作的對應策略

（一）加強重視，為檔案管理工作提供發展環境

為了能夠讓檔案管理工作有良好的發展，單位領導應當加強對檔案管理工作的重視，努力為檔案事業打造出良好的發展環境。具體來說，應當加強對檔案管理工作重要性的認知，了解檔案管理工作對于整個單位的發展有哪些重要的意義和作用，增強對檔案管理工作的使命感和責任感。除此之外，領導應當根據實際情況全力配合檔案管理工作人員的工作，保證檔案管理工作的順利進行。

（二）建立健全的檔案管理制度

正所謂，沒有規矩，不成方圓。想要促進檔案管理工作的順利進展，就必須要建立健全的檔案管理制度。除此之外，還要嚴格要求檔案管理工作人員按照相應的規章制度辦事。合理的制度的存在能夠有效地避免一些錯誤的發生，進而提高檔案管理工作的效率。具體來說，檔案工作管理制度要根據單位的實際情況來制定。一般可以分為檔案管理機構及其職責、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、二級檔案管理要求等相關規章制度。只有明確確定這些制度，才能夠確定檔案管理人員的義務和職責，確定檔案歸檔及利用的相關流程，從而使檔案管理工作豁然開朗，有條不紊。

（三）加大投入，保證檔案管理工作的可持續發展

由于缺乏重視，檔案管理室經常會出現一些部分檔案缺失無法找回的現象。針對這種情況，單位應當加大資金的投入，建立起高設備規范化的綜合性檔案室。比如說對于紙質的檔案，可以利用計算機掃描存檔為電子版的；再比如說對于電子版的答案，應當建立起完善的備份。管理室的環境也應當著力改善，避免由于潮濕、火災、老鼠、蟲類等外界因素造成損壞。只有不斷地加強對于檔案管理室的要求和管理，才能夠避免一些不必要問題的出現。無論是資金的投入還是精力的投入，都應當在原有基礎之上進行提高。

（四）增強培訓管理，提高工作人員的業務素養和能力

工作人員的業務素養和能力直接關系到了檔案管理工作的進度和效率。為了能夠做好檔案管理工作，單位應當對于工作人員進行強化的培訓和管理，從工作意識和工作能力上對于檔案管理人員嚴格要求。與此同時，還應當定期組織檔案工作人員進行業務培訓和學習，了解相關的檔案管理工作需求和條例，不斷強化自身技能，從而打造出業務能力強大、工作作風嚴格的檔案管理隊伍。培訓的內容也需要根據單位的實際情況來定，一般而言，培訓的基礎內容包括檔案管理、建章立制、崗位職責、庫房管理、借閱查詢手續、密件保管等等。

三、結束語

檔案作為一種信息資源，在企業單位的發展過程中有著重要的作用。它不僅僅是經營活動的真實記錄，更是企業單位同步發展的無形資產。所以說，為了能夠保證企業單位發展過程中的信息有所考證，保證信息資源的分類管理，領導應當加強對于檔案管理工作的重視，細化檔案的歸檔與利用。

綜上所述，基層檔案管理工作是一項需要大量人力、物力和財力共同支持的工作。只有改善檔案管理室的環境，增強工作人員的工作素養，加強領導的重視，才能夠保證檔案管理工作的可持續發展和檔案資源的可持續利用。

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（作者單位：中共奎屯市委員會黨校）