論檔案管理工作的現狀及改善策略

辛林超

摘要：隨著社會信息化水平的不斷提升，在企業內部工作中有著重要作用的檔案管理工作也要適時進行完善。本文在分析檔案管理工作現狀的基礎上，提出了創新檔案管理工作方式、加強對于檔案人員監管力度等改善策略，希望能夠為當下企業創新檔案管理工作提供一些借鑒，從而提升企業管理的現代化水平，以便在市場競爭中能夠占據有力地位。

關鍵詞：潛在價值；人員培訓；信息化

隨著現如今企業改革進程的深化發展，企業內部檔案價值的利用率也越來越高，能夠為企業的發展起到重要的輔助作用。信息化社會推動了信息經濟的快速發展，也要求著企業盡早發現內部檔案管理工作中存在的不足，并及時創新檔案管理的工作方式，促進內部檔案管理工作方式的創新，從而在企業內部建立新型檔案管理模式，以便推動企業經濟效益的長遠發展。

一、檔案管理工作的現狀分析

當前企業內部對檔案管理工作的重要性認識不足，過多的將關注重點放在了企業經濟效益的創造方面，而忽視了檔案管理工作的發展。企業內部的檔案信息管理人員普遍存在著業務素養較低的情況，再加上企業內部對于檔案管理工作的忽視，沒有適時更新對于檔案管理工作的先進理念，依舊只是將檔案管理工作看作是對于文件資料的搜集、整理、保存等簡單的操作，尚沒有深刻的意識到檔案資料能夠為企業帶來的潛在經濟價值，從而使得檔案管理人員日常的工作缺乏有效的監管，因此存在著檔案管理工作落實不到位，檔案管理人員沒有正確認識到自身工作對于企業戰略目標決策所具有的重要參考意義的情況。另外，企業對于檔案管理工作的不重視，也使得檔案管理工作的開展沒有足夠的資金作為基礎性支持，不少企業內部的檔案存放室設備非常簡陋，而且沒有配備現代化的管理設備，這也使得檔案管理工作的信息化進程變得緩慢，一定程度上制約著檔案資料的信息化存檔，難以滿足企業經營水平快速發展的需要。

二、淺析檔案管理工作的改善策略

（一）創新檔案管理工作方式

企業在推進內部檔案管理改善工作的同時，首先要適時轉變對于檔案管理工作的認識觀念。首先企業內部管理人員應當充分認識到，企業檔案管理工作對于企業邁向信息經濟發展模式方面的重要性，以及能夠為企業增強市場競爭力所提供的幫助，從而將內部的檔案管理工作作為升級成現代化企業的重要內容來開展。不僅企業高層領導需要加強對于檔案管理工作重要性的認可，而且還要提升企業內部工作人員對于檔案管理工作重要性的認知，從而引導企業內部人員都能夠間接參與創新檔案管理工作，從而形成全員監督檔案管理工作的良好氛圍，促使檔案管理工作人員提升對于工作的責任意識[1]。另外，企業還要建立新型的檔案管理模式，以適應檔案管理工作的創新需要。要注意將檔案室轉化成整合了企業內部資源的信息中心，讓檔案室能夠成為企業調取檔案資料的重要平臺，從而在爭取重要項目時，可以及時根據檔案中記載的信息，做出適合企業實際發展水平的決策，將資金成本控制在企業能夠負擔的范圍內，為企業節約經濟活動的成本，從而發揮出檔案對于企業發展所能夠起到的重要保障作用。

（二）加強對于檔案人員監管力度

企業要創新內部檔案的管理工作，離不開提升檔案管理專業水平提供的保障，而檔案管理的專業化需要檔案管理人員來實現，因此，企業要重視對于內部管理人員工作的監管力度，加強對于檔案管理人員的培訓力度，提升檔案管理的專業化水平，使其更適應企業發展的需要[2]。例如：企業可以定期組織檔案管理工作人員，開展全面系統檔案知識的培訓學習。可以先對檔案管理人員進行檔案管理知識的考試，再根據管理人員普遍存在的不足來預設培訓的內容，以此提升檔案管理人員的管理水平，促使檔案管理人員更精通檔案管理工作。其次，企業也可以將檔案管理人員的檔案管理業績與獎懲機制相結合，對于每個部門的檔案管理人員進行定期統一考評，適當懲罰不認真進行檔案管理工作的員工，并獎勵認真學習培訓內容并有效提升自身檔案管理工作效率的優秀員工，促使檔案管理人員樹立認真完成本職工作的責任意識，以便提升實際工作中的檔案管理水平，為企業檔案管理工作的創新提供專業化的保障。

（三）運用信息化手段管理檔案

進行信息化建設是改善檔案管理工作的必要途徑，也是符合當下信息化社會發展方向的創新性策略。例如：企業在提升對于檔案管理工作重要性的認識后，應當投入足夠的資金購置檔案管理工作的現代化設備，以便企業內部重要的檔案信息可以引用互聯網技術進行整合及入庫。運用互聯網技術可以實現對于檔案管理的精準度，還能較人腦具有更多的信息存儲量，而且還可以運用互聯網技術的智能化，做到快速整合、查找、借閱及查看檔案內部的資料信息，還能完成自動銷毀具有機密性的到期文件，再加上互聯網技術能為檔案的入檔，以及檔案的編研工作提供信息化的服務，有助于提高企業內部檔案的信息化水平，使檔案信息能夠做到及時共享，方便企業內部的檔案信息實現聯網化。

三、結束語

總而言之，企業的現代化發展離不開有效的檔案管理工作提供的信息資源保障。因此，企業在實際工作的開展中要密切關注檔案管理工作中存在的漏洞，并在完善檔案管理工作的同時及時轉變檔案管理模式，運用信息技術創新檔案的整合以及查找等技術來提升企業檔案管理的信息化水平，以便節省查閱重要檔案信息的時間，順利發揮檔案文件潛在的經濟價值。

參考文獻：

[1]崔海莉.“大數據”時代檔案信息安全管理新思考[J].檔案學研究，2015（01）：93-96.

[2]常金玲，宋鵬杰.面向知識管理的企業檔案管理創新發展[J].蘭臺世界，2016（23）：43-45.

（作者單位：中國航發西安動力控制科技有限公司）