文書檔案管理中存在的問題及對策分析

周禮麗

摘要：當前，在文書檔案管理工作中經常會出現一些問題，不能保證管理工作效率與質量，難以提升文書檔案的利用率與使用效果。因此，在實際發展期間，需明確文書檔案管理要求，針對文書工作與檔案工作進行合理的銜接，并科學使用網絡信息技術與計算機技術，創建自動化的發展系統與機制，以便于提升文書檔案管理工作效率與質量，滿足當前的實際發展需求。

關鍵詞：文書檔案；管理問題；應對措施

在文書檔案管理工作中，需明確重點內容，并樹立正確的觀念，建設高素質人才隊伍，篩選最佳的管理方式，全面提升整體管理工作效率與質量，以便于維護國家文書檔案的管理與保護工作。

一、文書檔案管理重要性分析

對于文書檔案而言，具備較高的政策性特點、保密性特點與專業性特點，對于國家的發展具備重要意義，工作人員需樹立正確觀念，深入認知文書檔案的內容。當前，市場經濟環境改變，文書檔案工作形成了良好的模式，有利于促進事業的良好進步。主要因為各個單位中的文書檔案，可以作為活動歷史憑證，具備真實客觀與法律性的優勢，與其他的資料存在一定差異，可以憑證自身特點進行處理。文書檔案中都記錄著客觀性的資料內容，能夠公正的顯示歷史情況，可以作為歷史判斷的證據。同時，文書檔案在實際保存期間的載體呈現多元化特點，為紙張與影音文件等，在一定程度上記錄了當事人的真實歷史狀況，可作為當前管理工作的參考依據。另外，文書檔案中記錄單位在社會活動中的實際情況，具有一定的深度與廣度，可以為單位的發展與社會活動提供經驗性的依據，創建合理的管控體系。

由此可見，文書檔案在實際使用中較為重要，需予以足夠重視，利用科學的方式實施管理工作，優化整體工作模式與體系，全面增強整體管理工作效果，達到預期的管控目的。

二、文書檔案管理問題分析

目前，一些部門在文書檔案管理工作中存在問題，不能保證管理效果，難以創建合理的管控體系，嚴重影響文書檔案的良好控制與保護。具體問題表現為：

（一）文書與檔案工作缺乏銜接

文書與檔案工作之間存在相互統一與聯系的關系，文書工作屬于檔案工作的基礎內容，而檔案工作是對文書工作的延續，只有二者之間進行良好的銜接，進行合理管理才能實現文書檔案管理工作。但是，當前很多部門沒有重點關注文書與檔案工作之間的良好銜接，還在使用分體式的管理方式，在缺乏銜接的情況下，不能更好的實現文書檔案管理工作目的。同時，一些單位在工作中，未能督促文書與檔案工作部門之間的聯系，沒有創建合理的銜接管理機制，甚至出現相互脫節的現象，導致文書工作與檔案工作之間發生矛盾。例如：二者之間的文件格式不規范，且附件的編號不統一，不利于進行文書檔案的管理，甚至影響各方面工作的良好實施。

（二）缺乏正確觀念

一些單位在文書檔案管理工作中缺乏正確觀念，未能意識到工作的重要性，在實際工作期間，沒有產生對于文書檔案的正確理解，導致工作效果降低。一些管理人員認為文書檔案工作較為簡單，只是針對資料進行管理，雖然單位已經投入人力與財力支持，但是，很難充分發揮管理工作作用，甚至影響各方面管理效果。同時，單位文書檔案管理部門不能保證資料保存的完整性，沒有統一管理規范，管理工作流于形式，不利于將其落實在實際管理中。受到各方面因素的影響，不能保證文書檔案管理人員的工作積極性，甚至在管理工作中發生矛盾與分歧，難以滿足當前的實際工作要求。

（三）部門之間缺乏配合

單位在文書檔案管理期間，部門之間缺乏有效的配合，未能形成良好的管理機制與模式。例如：在歸檔工作中，各個部門沒有集中收集文件資料，一些部門為了自身利益不上交文件資料，在檔案收集人員多次催交之后，才能進行上交。長此以往，在各個部門之間矛盾重重的情況下，不僅不利于檔案資料的合理收集，還會影響單位整體的團結性與凝聚力，不能促進單位的良好發展。

（四）缺乏工作規范性

當前，很多單位在文書檔案管理期間未能統一工作規范，無法針對文書檔案的收集與管理進行嚴格控制與協調。首先，在案卷標題設置與檔案號碼編制的時候，經常會出現不規范的現象，不能更好的對其進行管理。其次，在目錄檢索方面，未能創建合理的管理機制，難以科學使用計算機檢索方式提升工作效率。最后，部分工作人員在編制檢索的時候存在誤差，不能保證檢索質量，導致文書檔案管理工作受到嚴重的抑制性影響。

三、文書檔案管理工作措施

在文書檔案管理的過程中，應樹立正確觀念，合理解決當前存在的問題，制定完善的管控方案與制度，確保在新時期發展的背景之下更好的使用文書檔案管理方式，提升整體工作的規范性與可靠性，達到預期的管理目的。具體措施為：

（一）促進文書與檔案工作有效銜接

對于文書工作而言，需將其作為檔案管理的基礎內容，合理使用文書工作提升檔案管理效率。首先，在文書工作中，檔案管理部門參與到調研監督活動中，建立規范化的管理方案，確保文書工作符合要求，并為檔案管理工作提供高質量服務。其次，文書工作中需保證材料立卷與歸檔的規范性，并結合當前管理工作，創建合理的銜接與輔助機制。最后，需保證文件的質量，統一具體的工作標準，并合理處理賬外資料，提升文書資料完整性與可靠性。

（二）樹立正確觀念

各個單位在文書檔案管理工作中需樹立正確觀念，加大宣傳教育力度，使得管理部門能夠意識到文書檔案管理的重要性，并積極參與到各方面的管理活動中。首先，需要求文書檔案管理部門編制宣傳手冊，要求每個部門的工作人員都能觀看宣傳手冊，并重點關注文書檔案資料的保護工作。在此期間，還需針對法律法規進行宣傳，在法律的支持下，更好的進行文書檔案管理。其次，領導人員需樹立正確觀念，積極投入到文書檔案管理中，在合理監督與控制的情況下，動態化的實施管控工作，轉變傳統的管理方式與觀念，促進文書檔案管理工作的標準化實施。

（三）促進部門之間的良好合作

為了促進文書檔案的合理管理，單位需保證各個部門之間能夠良好合作，并針對文書檔案的管理要求與內容進行全面分析，制定完善的統籌規劃方案，以便于提升整體管理工作效果，滿足當前的發展需求。首先，文書檔案管理部門需做好各個部門之間的宣傳工作，將自身作為各個部門的溝通橋梁與紐帶，以便于獲取有價值的文書檔案材料。其次，在工作中，需全面了解各個部門的實際狀況，收集最新的資料內容，并了解重要的信息，以便于進行收集歸檔。在此期間，各個部門都要提出合理的建議與意見，為文書檔案管理工作提供參謀，并結合當前的文書檔案管理特點創建部門之間的合作機制。

（四）保證管理工作的規范性

為了更好的實施文書檔案的管理工作，需統一工作規范，提升管理效果。其一，需全面檢查檔案資料，及時發現過時的卷宗內容，避免出現重復錄入的現象，提升整體的管理效率。其二，在卷宗管理期間需進行重新組合，尤其是一些厚度過高的卷宗，由于內容較為混亂，因此，需要進行重新的編排。在編排期間還需重點關注文書檔案的合理組合，及時發現沒有頁碼或是目錄等問題，采取合理的措施解決問題。其三，在遇到模糊材料的時候需要進行統一命題，更好的識別其中內容，提升檔案管理效率與質量。

（五）建設高素質人才隊伍

為了更好的針對文書檔案進行管理，需建設高素質人才隊伍，通過人才的支持更好完成文書檔案管理工作。在此期間，不僅要聘用專業素質較高的優秀人才，還需針對工作人員進行階段性專業知識與先進技能的培訓，要求工作人員總結豐富的文書檔案管理經驗，并在實際工作中合理使用先進的計算機與網絡信息技術，以此提升整體工作效果與質量。

四、結語

在文書檔案管理工作中，經常會出現一些問題，不能保證管理工作效果，因此，單位需樹立正確觀念，制定完善的協調機制與規劃方案，在合理管理的情況下，創建現代化的管理機制。為了更好的進行文書檔案管理工作，應結合當前的管理工作內容與實際情況，創新管控體系，樹立正確的觀念，加大各個環節的管理力度，在合理控制的情況下，全面提升文書檔案管理工作可靠性與有效性，滿足當前的需求。

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（作者單位：上海市青浦區華新鎮社區衛生服務中心）