淺析事業單位檔案規范化管理及優化策略

杜玲

摘 要：事業單位的檔案管理工作發揮著日益關鍵的作用，而檔案管理本身存在的問題又制約著事業單位的進一步發展。因此應結合當前檔案信息管理的實際發展情況，采取創新發展的模式和科學的策略，提高管理工作的規范化發展水平，進一步明確檔案信息的管理流程和具體工作程序，并根據工作需要不斷進行優化和改進，做到與時俱進，擺脫落后管理思想和理念的束縛和局限，提高檔案管理工作的科學性和規范性。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

引言

本文注重分析現階段事業單位所開展的檔案信息管理工作中出現的具體問題及其成因，并提出科學的解決方案和優化策略。希望能夠讓管理人員進一步明確提升檔案管理類工作規范化發展水平的重要意義。

1推進事業單位檔案規范化管理的意義

促進和推動事業單位的檔案管理體制創新和優化的過程中，管理工作的規范化是其中極為關鍵的工作方向，也是目前檔案管理類工作的主要發展趨勢。規范化意味著各項管理工作的環節和程序要符合科學的規章制度中的規范要求，并且要切實貫徹落實到具體的業務工作當中。這樣有利于盡快完善和健全現代檔案信息管理的機制體系，促進檔案管理工作效率的提高，有效應對以往經常出現的檔案信息資料管理保存不善引發遺失或者遺漏等問題，并提高管理水平，充分挖掘檔案信息的內在應用價值，使其發揮出應有的功效和作用。

2事業單位開展檔案管理工作中的問題分析

2.1不重視檔案的規范化管理

當前很多事業單位的領導和檔案管理部門的負責人還沒有充分認識到規范化的管理模式和理念的先進性和科學性，因此對在規范化發展進程中沒有對相關工作引起應有的重視和關注，對待檔案信息管理還是秉持著以往的工作理念和態度，這就制約了規范化的管理體系的發展和建設。

2.2缺乏完善的檔案管理制度

造成檔案管理工作出現各類問題和隱患的根本原因，就在于現行的檔案信息管理體系和制度不夠完善和健全，存在很明顯的制度性缺陷和漏洞，很多工作程序和環節沒有建立在規范的規章制度要求之下，出現了很多不符合科學與合理操作程序的問題。

2.3檔案管理方式落后

現階段由于管理體制的落后和缺陷，導致管理模式的發展滯后于其他工作。管理人員接受新技術和新型管理方法的能力較差，思想意識還沒有轉變過來，將工作重點仍然放在傳統的紙質檔案資料管理工作當中，并沒有適時的創新以及優化管理模式，這就導致了目前的管理工作已經無法滿足事業單位進一步的發展需求。

2.4檔案管理人員專業能力不足

檔案管理人員專業素質和業務能力不足，缺乏主動服務意識，沒有與時俱進的對自身檔案管理能力進行培訓，造成所開展的檔案管理工作與時代發展需求契合度偏低，對檔案資源的利用產生消極影響。

3機關事業單位檔案管理規范化的措施

3.1加強檔案管理規范化的認識

基于檔案管理工作的重要性，事業單位要在內部進行強化認識，尤其針對領導層人員，要不斷使其明確進行規范化檔案管理的重要性，這樣一來才會從根本上更多的投放人力、財力以及物力資源，加快規范化檔案管理工作的建設進程。

3.2明確工作職責，構建完善的檔案管理機制

檔案管理機制的建設和管理制度的完善能夠為檔案管理工作的全面優化提供相應的保障。所以事業單位在加強檔案管理工作的過程中，應該對檔案管理人員的工作職責進行明確，借助合理分工促進整體工作效率的提高，進而在檔案管理機制和制度的作用下，形成系統化的檔案管理模式，真正突出檔案管理人員的優勢，強化檔案管理效果。這樣就能夠構建完善檔案管理機制和系統化較強的檔案管理實際效果，促進檔案管理工作中各項任務的完成，為檔案管理的規范化標準化建設創造良好的條件。

3.3運用科學管理理念

提高我國各個事業單位檔案管理部門對檔案管理的水平和效率，需要充分提高管理人員的素質，轉變他們管理檔案的觀念。具體來講，第一，需要全面樹立起正確的檔案管理工作意識，具有積極的工作態度、充分發揮出他們的能力，更好地為檔案事業進步而服務。第二，需要應用有效方式對這些人員進行思想意識培訓，提高他們的精神狀態，可以掌握和應用好檔案管理的有效方式，提升管理質量和水平。比如：培訓人員需要依據檔案管理人員不同的思想動向和思維方式，尊重他們各自的喜怒哀樂情緒，切合他們不同的學習心理動機和需求，分別進行指導和分析，更好地幫助他們成長，即“因地制宜、因勢利導”，使得他們在今后的工作中具有良好的檔案管理意識，解決工作中存在的問題，進行專業化、科學化、精細化的檔案工作方式，更好地為單位人員提供檔案信息服務。

3.4優化人資管理，提高檔案管理人員綜合素質

在事業單位檔案管理工作中，管理人員的素質會對管理工作的開展產生重要的影響。所以基于檔案管理規范化標準化的現實需求，十分有必要對人力資源管理工作進行優化，一方面引入先進的管理人才，促進檔案管理工作的改進和創新；另一方面對在職人員實施有效教育和培訓，提高在職人員的檔案管理業務能力和服務意識，保障檔案管理工作的創新開展，為檔案管理規范化標準化建設創造良好的條件。

3.5充分利用現代化的設備

隨著經濟和科技的發展，計算機技術逐漸普及，我國機關事業單位的辦公設備越來越先進，更新越來越快，辦公越來越便利，工作的效率顯著提高，所以為了促進機關事業單位的檔案管理效率，使用新進的設備是極為重要的措施，也是提高工作效率的重要舉措。機關事業單位可以使用計算機進行檔案管理，對檔案資料進行分類，建立單獨的數據庫，對資料進行整理，不但能夠提高檔案整理的效率，還方便后期檔案資料的查閱。除此之外，還可以通過計算機加強對檔案信息的查詢力度，用圖像、文字、影音等形式加強檔案信息的全面性，并加強對檔案信息管理人員的專業素質的培養，強化他們的專業技能和素質，訓練他們使用現代化的設備進行檔案管理，這樣能夠最大限度地提高檔案管理工作的效率。

4 結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作對于其自身的可持續發展尤為關鍵，所以，在現代化發展需求不斷加快的形勢下，必須開展檔案管理規范化建設，并采取有效措施加快推進其發展進程。

參考文獻：

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