關于創新人事檔案管理制度與模式的探索

邊淑蘭

摘要：檔案具有“存憑、留史、資政、育人”的功能，是各項工作的真實記錄，是維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據，是創新現代社會管理、創新人才開發利用的重要基礎。我國各級檔案系統要深化認識，以五大發展理念為引領，科學編制檔案事業發展“十三五”規劃，著力補齊人才、管理等方面短板，依法、創造性地開展檔案工作，并積極探索建立檔案“互聯網”工作模式。

關鍵詞：人事檔案；管理制度；創新

引言

市場競爭日益激烈的現如今，人才的合理應用與科學調配已經成為社會資源利用關注的焦點。對此，站在人力資源管理的思維視角之上，探究人事檔案管理制度的優化創新，人事檔案管理模式的科學發展，對促進市場經濟發展，保證社會資源科學利用意義重大。目前，為實現企事業單位的長足發展，國際競爭力的日漸提升，應注重人力資源檔案管理制度的合理建設，以此來保證人力資源檔案管理模式發展科學，能及時精準的為需求事業單位推薦高素質、高能力、高涵養的優秀人才。

1創新人事檔案管理制度與模式的必要性

目前我國許多單位中對人事檔案的管理依舊沿用傳統的管理制度，這些制度及模式多數是在計劃經濟時期制定的，在現有的經濟發展模式下及時代的發展變化中，其在現今的人事檔案管理工作中已經無法發揮出應有的效果，無法滿足單位用人對人事檔案使用的要求。創新和完善人事檔案管理制度與模式不僅僅是增強單位核心競爭力的關鍵，也是轉變和利用人才發展戰略的重要前提，更是規范我國人才市場競爭，重視人才培養的關鍵因素。

2創新人事檔案管理制度的原則

2.1服務原則

人事檔案首先要從每個人開始建立，隨后要做到整體檔案系統的管理，這些都需要做到適應市場化需求，優化人才流動及管理，讓人才的使用、管理、流動得以實現最大化的利用。人事檔案是證明每個人整體素質的履歷資料，也是每個單位需要施行人事管理的重要證據。當求職者去應聘工作時，這個檔案是應聘者向招聘單位說明自身素質的重要依據。

2.2準確原則

人事檔案信息儲存需要做到信息準確全面，要做到內容充分，檔案資料要豐富、全面、完整，能夠反映一個人的真實面貌，不能存在核實不準確的消息就歸檔，比如模糊不清的數字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個人的整體素質和履歷情況，突顯出一個人最有價值的信息以及他的具體情況。

2.3通用原則

某個人因為換工作的原因，想把自己的人事檔案從原來的工作單位換到另一個單位，這就需要從個案的編制到系統的建設都要完整，做到通用原則。第一要做到標準化，第二要做到規范化，第三要做到適應網絡化的需求，這樣才能實現通用原則服務的宗旨。還有將人事檔案的管理樹立一種“以用戶為中心”的服務理念，改變不合適的管理體制，努力完善檔案的功能，確保人事檔案內容真實性和公民知情權的實現，發揮人事檔案作用和保證社會穩定。

3實現人事檔案管理制度創新模式發展的措施

3.1提高人事檔案管理部門工作人員的專業素質

針對很多人事檔案管理部門工作人員專業素質缺失的問題，人力部門領導應當首先從思想意識上對員工進行正確引導，讓員工能夠認識到人事檔案管理工作的重要性，然后可以通過聘請專業講師的方法，對人事檔案管理部門員工進行定期培訓，幫助員工樹立良好的檔案意識，同時提升自身的專業素養和敬業精神。

3.2采用創新式管理方法

人事檔案管理工作雖然具有一定保密性，但更應當明確人才流動的社會化趨勢。人才流動不應因為人事檔案管理而成為限制，相反，一定的流通性可以促進人才的交流，在社會范疇內進行人才的交流和流通，對于企業來說可以獲得更多吸納人才的方法，這種創新式的人事檔案管理方式需要人力資源管理者在實踐中不斷摸索總結。

3.3要加大政策創新的力度

在大力推進人事檔案管理社會化進程的同時，必須抓緊進行政策創新。就當前來說，應該對各個企事業單位的檔案負責人員是否具有人事檔案的管理權限進行資格認定，并實行年審制度，符合條件的發給資格證書，年審不合格的，限期整改合格，否則取消其檔案管理資格。其次是要規范人事檔案的內容，盡量減少陳舊、不合時宜的信息。第三是要貫徹公開、公平、公正原則，揭開多年來籠罩在人事檔案頭上的神秘面紗，尊重和維護公民個人的知情權，將人事檔案作為社會信息源之一，有條件地向社會開放，特別向本人開放，讓公民有依法維護個人檔案的權利，對違反有關規定的行為，要有責任追究制度。只有令人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，也才能使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏。第四是要把人事檔案管理納入行政執法責任制考核的內容，加大考核力度，及時發現問題、處理問題，確保各項政策法規的落實。對違反有關規定的行為，嚴格責任追究制度。

3.4實現人事檔案數字化管理

檔案管理應拋棄傳統方法，實現數字化管理。傳統的紙質保存時間短，溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數字化管理節省存儲空間和提高檢索檔案的效率，最重要的是數字化檔案管理的模式延長了檔案的壽命。數字化檔案都存儲在一個小小的硬盤中，他們對環境并沒有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲的檔案。數字化檔案可以復制和備份，一般情況下丟失不了，易于保存。

3.5建立檔案管理機構

檔案管理機構存在許多問題，要建立開放化的管理模式，首先要實現人事檔案管理社會化，要建立具備社會性質的檔案管理機構。管理機構建立需要檔案管理的專業性、技術性、還要解決沒有檔案的人員的檔案問題。在過去的工作中，自己的檔案都是在所在單位，而部分沒有工作或者是退休的人員檔案就沒有機構在收錄，就造成了無人管理的現象。因此，需要建立開放型和社會化的檔案管理機構，發揮管理機構的最大作用。

3.6借鑒國外的先進管理經驗

各個國家、各個區域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統。人事檔案管理工作不是簡單的管理工作，它是和人事有關系，需要調動和流動。總之，我們需要借鑒國外的先進經驗提升我們的檔案管理工作。

結束語

如今，隨著我國“十三五”規劃的制定出臺，國民經濟的發展和社會的全面進步宏偉藍圖體現在方方面面，檔案工作也越來越受到各級各部門領導的重視，尤其是黨的十八大以來，我們國家開展了全國干部人事檔案專項清理審查工作，意義深遠。檔案工作者要深知自己的責任重大，積極創新檔案管理制度與模式，緊跟現代社會事業發展步伐，使檔案工作更好地為企業發展服務，為企業領導者在選人用人上提供服務，盡職盡責，努力為檔案事業的發展創新做出應有的貢獻。

參考文獻：

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