如何提高檔案管理科學化水平路徑選擇的探討

曹祥兵

摘要：近年來，我國的檔案管理不斷發(fā)展，對其相關工作提出了越來越高的要求。為使我國的檔案管理工作適應現(xiàn)代化發(fā)展的需要，檔案管理的科學化水平必須逐步提高，檔案管理的相關制度必須逐步完善，今后為人民提供更加優(yōu)質的服務。

關鍵字：檔案管理 管理水平 路徑選擇

檔案管理水平的高低對社會和國家的發(fā)展意義重大，所以，檔案的管理必須不斷地完善，檔案管理的質量必須不斷地提升，促進檔案管理的現(xiàn)代化，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。目前，檔案管理的建設中仍然存在較多的不完善之處，因此，檔案管理的工作力度需不斷加大和不斷完善。

1.當前的檔案管理工作中的不足

1.1 檔案管理的相關制度較不完善

檔案管理實際的工作中，多數(shù)的檔案管理單位都未建立一套完善、系統(tǒng)的制度，比如，有的單位管理檔案時，只進行簡單的紙質資料存儲工作，管理工作零散，缺乏對檔案統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，因此管理工作的效率不高且管理處在一種無序的狀態(tài)，有的單位雖然利用了計算機進行檔案的管理，卻只實現(xiàn)了電子化的管理和存儲，并未將電子檔案進行共享，也未對檔案的信息資源分析、處理，其中的資源的價值未得到有效利用，在這樣的管理下，檔案中的很多有價值的資源并未得到挖掘，使得資源遭到了嚴重的浪費。

1.2低水平的檔案信息管理

傳統(tǒng)檔案管理工作整理歸檔相關的紙質檔案后，將其置于檔案庫房，而這種做法增加了檔案收集的難度，也使得檔案的保管和整理流程更為復雜。而且，隨著社會的不斷發(fā)展，新的檔案信息和資料不斷更新，紙質的檔案既占用了大量的空間，也對后續(xù)查閱及利用造成了不便。檔案管理信息化對基礎設備的要求較高，需要相關技術人員的支持和大量的經(jīng)費投入，就此方面而言，普通的單位較難撥出這部分的經(jīng)費，因此檔案管理的信息化發(fā)展較難實現(xiàn)。

1.3檔案管理的工作重視度不高

檔案的類別多，涉及的面廣，包含了會計、文書、聲像、實物、業(yè)務、照片等類別。檔案的管理工作乍看很簡單，而實際操作卻很繁瑣，因此，檔案管理工作并不簡單。近些年來，國家一直強調(diào)檔案管理的重要性，卻仍有單位和地方?jīng)]有充分意識到，未真正地重視對其的管理，工作態(tài)度較為敷衍，有些單位甚至覺得檔案管理不僅花費時間，而且還增加了人力成本，檔案沒有用處，不能帶來實際的效益，因此檔案管理工作便被邊緣化。此外，部分單位檔案管理的制度毫無創(chuàng)新，照搬照抄，機械地套用上一級的管理制度，與實際相脫離，對日后檔案工作的展開不利。

2.檔案信息化的重要性

2.1 有助于推動社會的和諧發(fā)展

檔案是人們各項、各種形式社會活動的直接記錄，對個人的發(fā)展和社會的和諧均有著重要的意義。科學化的檔案管理工作可以幫助管理者對檔案資源進行完善、科學地記錄，并可充分地發(fā)揮檔案資源的作用，幫助人們找尋國家的文化根源，更好地銘記歷史，有助于構建社會主義核心價值體系，推動社會持久科學地發(fā)展。

2.2 是檔案管理工作進一步發(fā)展的要求

檔案管理工作隨時代的不斷發(fā)展而日趨復雜，而且檔案的數(shù)量、種類均在不斷增加，因此管理工作的量在逐年增加，對檔案管理工作者的要求也日益升高。而很多的檔案管理工作者采用的檔案管理模式仍較為傳統(tǒng)，對檔案的管理存在諸多不足，因此在檔案查閱時耗時較長，檔案傳輸也較為繁瑣，這些均對檔案管理工作造成諸多不便。為提高檔案管理的工作水平，實施檔案的信息化，有利于降低檔案的整理難度，實現(xiàn)對檔案的科學的分類和檔案管理模式的優(yōu)化，進而提高檔案管理的效率，促進檔案管理工作符合時代和發(fā)展的需要，走向更高的發(fā)展

水平。

2.3 符合科學信息化的發(fā)展趨勢

隨著科技的不斷進步，信息化程度的不斷提高，人們生活的節(jié)奏加快，因而對信息的需求量增加，提高對檔案管理的技術水平，正符合信息化發(fā)展的趨勢。先前的檔案均存放于檔案館，不僅工作量較大而且查閱速度慢，隨著電子技術的發(fā)展，人們既可將檔案存儲于各種通訊的設備中，也可通過互聯(lián)網(wǎng)進行網(wǎng)上查閱，檔案的存儲和查詢更為便捷，而且檔案查閱的速度加快，使得檔案利用效率得到強化。

3.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

3.1堅持服務于中心工作

從實質上說，檔案工作就是服務于中心工作的，因此在檔案管理工作的開展中必須以大局為重，管理者需對所有信息進行相關的了解，小至部門工作中心，大至國家政策方針。檔案管理工作需明確工作的方向，檔案管理須對中心工作的需要進行跟進，不管是國家的建設還是部分的發(fā)展，檔案管理工作須堅持服務于中心工作，并對各種和中心工作相關的信息進行及時收集，通過不斷的篩選提高檔案的價值，凸顯檔案真實的效用。

3.2檔案管理方法的轉變

傳統(tǒng)的檔案管理為紙質檔案管理和實力檔案管理，而這種檔案管理的方式利用效率低，已經(jīng)隨科技的進步被逐漸淘汰，不再適用于當下的檔案管理。因此，我們當前需改變對檔案管理的方法，使其向數(shù)字化管理方向轉變，以充分利用現(xiàn)代的信息技術和網(wǎng)絡技術，比如可可以建立開發(fā)檔案、數(shù)字檔案網(wǎng)站，運用計算機軟件系統(tǒng)進行管理，以提升檔案管理的質量和效率。需注意方面是，運用新科技管理檔案時，在重視檔案管理系統(tǒng)建設的同時，還需保障信息和檔案的安全，做好相關的安全防御措施。

3.3檔案管理的現(xiàn)代化建設的加快

檔案信息化管理是信息社會發(fā)展不可逆轉的趨勢，是時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是提升檔案管理水平的一條必經(jīng)之路，而進行檔案科學的管理必然需要各種現(xiàn)代化的設備。長期以來，檔案記載的載體基本為紙張，現(xiàn)在，各種數(shù)字設備逐漸成為了文檔的存儲和記載的一種手段。而且，信息網(wǎng)絡和計算機技術的普及使得人們對檔案服務的科技化、信息化水平要求日益升高，同時也對資料的查閱速度提出了更高的要求。這種情況下檔案管理部門需要建立起完善的數(shù)據(jù)庫并要有強大的信息檢索能力，在此背景下，這便要求檔案管理工作的現(xiàn)代化建設進程加快，積極引進先進的管理工具和管理手段。

結束語：

現(xiàn)代化的檔案管理既可以對信息進行快速的檢索、綜合的處理同時提高保密性，還可以節(jié)約人力資源、提升工作的效率，檔案管理的科學化水平的提高對解決目前檔案管理中存在的問題有著重要的意義。因此，廣大的檔案管理工作者須積極探索檔案管理的新路徑，轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，建立完善的檔案管理體制，這對于促進我國的社會平穩(wěn)的發(fā)展有重要意義。

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