城市規劃檔案規范化和有效化管理探究

摘 要：經濟飛速發展使城鎮化速率加快，城市建筑日新月異，在建設城市的進程中產生了大量諸如規劃方案、規劃設計和規劃審批的信息資源，這些信息資源的集合體共同組成了城市規劃檔案，城市規劃檔案呈現出激增態勢。作為未來建設規劃的參考依據，城市規劃檔案的規范性和有效性直接涉及到人力、物力和財力的調配，也與區域優化設計息息相關。現階段，城市規劃檔案管理存在諸多不利因素，有必要進行探究，找出對策，確保城市規劃檔案價值能夠凸顯和被人們挖掘。

關鍵詞：城市規劃 有效化 規范化 檔案管理

城市規劃檔案涉及城市管理、檔案管理等學科，它既是學科交叉融合的產物，也是人類智慧結晶，在城市建設領域具有科研價值和參考價值。城市規劃檔案作為一種信息資源的載體，其價值的發揮有待人們充分發揮主觀能動性加以有效利用，才能創造出社會效益和經濟效益。筆者從規范化和有效化這一視角出發，對城市規劃檔案展開闡述，以期能夠尋找出一條新思路來多渠道利用城市規劃檔案，進而為城市建設提供優質服務。

一、城市規劃檔案概括

筆者將城市規劃檔案定義為：城市規劃進程當中直接或間接產生的一系列具有信息價值的信息資源的總稱，是城市規劃歷史的見證載體。城市規劃檔案具有專業性、綜合性和成套性的特性。第一，專業性。檔案管理人員不僅需要具備一般的檔案管理素養和經驗，也需要了解城市規劃管理方面的知識，只有對專業知識掌握熟練，才能靈活地收集并篩選有效信息，才能高效編制當納并利用檔案[1]。第二，綜合性。城市規劃是一個綜合體，涉及到城市每一個區域和每一個點，這就決定了以此為基石產生的信息資源也具有綜合性，不會局限于某一單一部分。第三，成套性。城市規劃檔案中的信息資源往往具有關聯性，例如一項城市規劃各個環節的工程圖紙、文字材料等都是專屬于這一城市規劃的，這些資料只有放在一起才能保障城市規劃檔案的完整性和原始性，才能提供參考價值。因此，成套性是城市規劃檔案最為核心的特性，一旦某項核心信息資源缺失，可能導致整個城市規劃檔案毫無價值可言。

二、城市規劃檔案利用中的短板

（一）管理制度不健全

任何一項工作要規范化和有效化都有賴于一個完備的管理機制，城市規劃檔案管理也不例外[2]。現階段，城市規劃檔案在工作協調、監督管理以及培訓考核方面存在著缺陷。首先，就工作協調方面而言，部分檔案管理人員將自身置于“被動管理”的位置，坐等規劃資料上門后再進行管理，這會使得信息資源不能及時歸檔并有效進行處理，其他部門在忙于自身工作時更是不會留意信息資源的收集和利用，很容易導致關鍵資料的遺失。究其根本，主要還是協調溝通機制上的欠缺，沒有從管理制度方面來細化協調溝通工作。其次，就監督管理方面而言，部分地區沒有設置專門的監督管理機構，而是從其他部門臨時抽調工作人員進行檔案管理檢查，導致檔案管理人員責任意識不強，履職效果不高，管理缺位現象時有發生。最后，就培訓考核方面而言，部分單位不能針對人員知識現狀開展培訓考核工作，檔案管理人員知識存在漏洞和缺陷，難以應對更加復雜的工作環境。

（二）信息化建設滯后

實踐工作中，計算機技術的普及并沒有帶來城市規劃檔案管理工作的轉型升級，究其原因是對信息化建設理解不到位，信息化只停留在電子文件處理以及紙質文件數字化掃描層面。例如，很多單位沒有購置城市規劃檔案管理信息系統，不能集中化、規范化和高效化地處理電子文件和紙質掃描件，仍然需要人工編制目錄來進行編目立卷，給后期查閱調卷工作和利用開發工作帶來了阻礙。除此之外，信息共享意識不強，沒有建設城市規劃檔案數據庫。例如，城市規劃工作涉及到規劃局、環保局以及公路局的工作范疇，但由于沒有建設規劃檔案數據庫，影響了各個單位的工作效率[3]。

三、城市規劃檔案規范化和有效化路徑

（一）健全管理制度

首先，有必要構建以城市規劃檔案管理部門為主體，其他部門為補充的溝通協調機制，檔案管理人員要及時督促其他工作部門遞交最新規劃信息，及時收集并歸檔，促使城市規劃檔案管理朝著規范化和有效化方向發展。其次，完善監督考核制度，設置專門部門負責此項工作，不定期進行檔案管理工作考核，督促責任落實，幫助檔案管理人員樹立責任意識。最后，有針對性地對工作人員進行培訓，主要加強檔案管理人員在現代化檔案管理、城市規劃理論以及信息化建設技術方面的培訓，優化人員知識結構。

（二）加強信息化建設

一方面，要綜合利用多種信息設備進行信息化建設，購置相應的城市規劃檔案管理系統，實現信息資源從產生、管理、檢索和查閱調卷的“一站式”服務，提升整個檔案管理效能，節省各個部門在人力、物力和財力上的開支，滿足現階段的檔案管理需求。另一方面，要樹立共享意識，環保局、規劃局以及公路局等各個部門可以聯合建立城市規劃檔案信息數據庫，將相關信息上傳到數據庫當中，進而能夠在數據庫當中隨時調取相關單位的資料，提升了單位之間的溝通協作力度，幫助各個單位實現城市規劃檔案資源利用效率的最大化，確保城市規劃檔案管理工作保質、保量和提速。

四、結語

城市規劃檔案與城市建設是一體兩面的關系，屬于相互聯系和相互促進的有機整體，城市建設步伐越快，城市規劃檔案工作量愈多，工作環境愈復雜；城市規劃檔案工作取得成效又會反作用于城市建設，解決城市規劃中的一系列問題。時代的發展和社會環境的變遷使得城市規劃檔案建設需要與時俱進，檔案管理人員不應當抱著回避的態度面對這些問題，而是應當通過理論研究并結合自身實踐經驗來對實踐問題作出解答。檔案管理人員主觀能動性的發揮是城市規劃檔案工作的發展動力，也是城市規劃檔案實現自身價值的有效路徑。現行在各界努力下，城市規劃檔案工作會愈發的深入，向著有力方向發展。

參考文獻：

[1] 劉付英.如何創新城市規劃檔案管理工作[J].城建檔案，2016（07）：50-51.

[2] 袁春嵐.新時期城市規劃檔案管理的發展與創新[J].城建檔案，2018（05）：51-52.

[3] 郁虹.城市規劃檔案的收集與利用策略分析[J].辦公室業務，2016（22）：132-133.

作者簡介：邵冰（1979.12--）；性別：女，籍貫：山東省濟寧人，民族：漢族，學歷：本科，畢業于中國石油大學；現有職稱：會計師；研究方向：檔案管理與利用。