淺析做好物業檔案管理工作“四部曲”

王鈺婷

摘 要：系統規范的檔案管理，是衡量一個物業企業經營業績與管理和服務水平的重要標尺，關系到社區和諧穩定和業戶日常生活的方方面面，是物業企業維護合法權益的重要保證。下面，主要從四個方面淺析如何做好物業企業檔案管理工作。

關鍵詞：物業檔案 系統管理 方法舉措

一、夯實基礎，機制先行

無規矩不成方圓。在企業中，健全、完善的管理機制是做好各項工作的首要前提，檔案管理工作更是如此。首先，要建立有效的檔案管理工作機制，明確檔案管理工作分管領導，層層分解責任，強化責任落實；其次，結合企業組織架構成立檔案管理機構，按照管理層級和地域特點，實行分級管理、集分結合的管理模式；第三，要根據企業管理業態，制定完善的檔案管理制度、工作標準和流程、應急預案。管理制度要涵蓋企業檔案管理、文件管理、檔案保管、借閱及歸還、檔案移交、檔案統計、檔案利用、檔案保密、檔案庫房管理等制度。工作標準和流程要包含檔案整理規則、分類標準、歸檔范圍、保管限期表、檔案管理的長遠工作規劃等。最重要的是，制訂的管理制度、工作標準和流程要符合企業運行實際，事先充分征求相關業務部門的建議，使其能貼合企業實際，接地氣、易操作和能落地。檔案管理應急預案要充分考慮到各種突發狀況，提前制定危機發生時企業將要采取的措施、步驟和工作安排，以最大程度的降低管理風險。第四，配備檔案管理基礎設施，依托當前先進的信息化手段，為做好檔案管理工作提供硬件支持。

二、系統收集，精細整理

物業檔案的收集是實現物業檔案集中管理的重要內容和基本措施，在物業檔案管理流程中占有非常重要的地位，有了物業檔案的收集工作，便有了物業檔案管理工作的開始。而物業檔案的收集體現在物業企業經營管理的全過程中，涉及到每個環節，總體概括為兩大類：即物業企業日常運作中形成的檔案，包括黨群、行政管理和經營管理、基建、設備、會計、人員、科研、聲像、榮譽檔案等；以及物業各項目管理處日常運作形成的物業管理專項檔案，包括物業清冊、物業維修、租賃經營、住戶檔案等等。在檔案收集過程中，要嚴格按照企業的規章制度、工作標準和工作流程執行。對于科研或基建等技術檔案，要認真貫徹集中、統一管理科技檔案的原則，遵循科技檔案的自然形成規律且要保證科技檔案的完整、準確。收集檔案要本著正常收集和現場收集相結合、隨時收集和集中收集相結合、對內收集和對外收集相結合的原則，抓住重要環節和關鍵的階段進行收集；在整理過程中，要做到精細化整理，把握“全而細”原則，“全”指全面，包括物業管理服務工作中的各個方面，不能有漏項；“細”指細致、細心，檔案整理過程中的分類、立卷、編號、目錄編制及說明等各個環節工作要細心，文件材料應當精煉準確，并能反映企業的業務活動，符合長期保管的質量要求。

三、過程糾編，考核督導

機制先行是基礎，檔案收集整理是關鍵，而如何保障檔案管理工作規范、有效，則需要加強對檔案管理工作中的質量過程控制。一是嚴格落實主要領導負責制，將檔案工作納入檔案分管領導、具體檔案業務人員的職責范圍，每年簽訂責任書，細化責任落實；二是嚴格落實檔案管理各項制度，強化質量監管，在檔案工作各環節中加強日常管理、過程管理和監督檢查，例如，檔案員直接上級每月對其檔案管理情況進行監督檢查；企業檔案管理部門不定期組織對各部門、項目管理處的檔案管理情況進行抽檢，每季度開展專項質量大檢查等等，以發現問題及時糾編、及時處理，力求檔案管理工作做到精益求精。三是加強檔案工作量化或精細化考核，將檔案管理工作情況層層分解，落實到每一項工作中去，檔案管理指標完成情況并與各級檔案管理人員的薪酬掛鉤，獎罰分明，提高檔案管理人員的工作責任心，保障檔案管理工作及時、完善、系統、全面。四是對檔案管理工作中出現的問題適時追責。通過檔案管理環節中的過程控制，提高企業檔案管理工作質量和工作效率。

四、安全保障，預防為先

檔案保管工作是物業檔案業務工作的關鍵性環節。檔案管理安全工作，筆者認為，主要體現在檔案管理完整性、安全性、保密性三個方面。無論哪個方面，都要本著“預防為主，防檢結合”的原則，嚴把檔案管理風險，從“事后把關”轉移到“事先預防”上來。從管結果轉變為管因素，做到防患于未然。在檔案完整性方面，按照檔案物件的特點，存檔材料要做到有始有終，能夠反映該項工作的實施過程，例如：采購類合同檔案，存檔資料要涉及采購事先立項請示、招投標資料、定標結果、合同評審、合同簽訂、合同付款等內容直至合同履行完畢；在安全性方面，一是檔案庫房的安全管理，嚴格落實防盜、防火、防蟲、防鼠等“十防”要點，為檔案的保管和安全創造良好的環境。二是從檔案保護技術方面，定期查看檔案有無發黃變脆、字跡褪色、蟲霉感染、潮濕粘連等自然損毀現象，以便采取相應措施，積極防治；三是從政治安全方面出發，檢查檔案有無被盜、被損和泄密等情況，及時發現不安全因素，以便采取有效措施，確保檔案的安全?？傊?，要對檔案安全管理涉及到的每一項環節進行安全管控，強化檔案管理人員的安全責任意識，不斷改進工作細節，加強日常管理，防止意外事故的發生，確保檔案安全。

當然，物業檔案管理工作還要結合企業實際，不斷的創新完善，持續改進管理理念、方式方法，始終要從探索自身規律入手，著眼于提高企業管理和服務水平，使物業檔案管理工作向系統化、標準化、精細化邁進，助力企業快速發展！