信息時代檔案管理工作的創新探析

宋阿文

摘 要：信息時代背景下，檔案管理工作也應跟隨時代發展的大潮流，順應當前階段社會發展的趨勢，融合信息化建設，促進檔案管理工作的進一步創新。因此，本文從信息化時代檔案管理的價值出發，重點探討了信息化時代檔案管理工作應如何進行創新，以促進檔案管理工作的現代化發展。

關鍵詞：信息化 檔案管理 創新

隨著科學技術的發展，信息全球化進程不斷加快，為我國檔案管理工作的創新、發展提供了良好的外部環境與機會。目前，全球已全面進入信息化時代，為我國檔案管理工作的開展提供了更新更高的要求，要求檔案管理工作應全面建立信息化檔案管理工作模式且應不斷進行創新，這無疑是我國社會經濟實現穩定發展、檔案管理工作實現轉型升級的必經之路，對檔案管理工作效率的提升、對檔案管理各項資源的有效結合有推動作用，并有效降低了檔案管理工作投入的成本。因此信息化時代背景下，檔案管理工作如何實現創新發展，是擺在相關研究人員面前亟待解決的重要課題。

一、信息時代檔案管理工作的重要價值

信息時代背景下，檔案管理工作的價值主要體現在以下兩個方面：其一，對文獻資源經過二次加工，有效縮短了檔案加工的時間，促進了檔案信息的有效性。特別是針對原始檔案資料而言，將文檔經過計算機掃描后以電子文檔的形式進行保存，工作人員能夠很快調閱使用，這與傳統檔案管理模式相比較，傳統檔案管理模式下檔案原件因被過度借閱而導致損壞、丟失的情況減少，給予原始檔案資料更好的保護。近年來，隨著計算機技術的發展，各種計算機軟件得到了研發，使檔案資源的著錄、分類整理、調整得到了實現，有效緩解了檔案管理工作人員的工作強度、難度，使得檔案管理工作的效率得到了有效提升，使傳統檔案管理歸檔方式得到了改善。其二，檔案管理的信息化建設通過資金的一次性投入即可實現，但是檔案管理信息化建設后所獲得的實效卻是通過無數次的實踐體現的。檔案管理通過信息加工的方式開展，有效填補了傳統檔案管理中的資金問題，彌補了傳統檔案管理模式的下檔案管理存在的不足，通過檔案管理的信息化建設，檔案信息通過計算機軟件實現了快速錄入、快速檢索與快速提取，有效節省了傳統檔案管理的存儲空間，節省了檔案信息的檢索、查閱時間，還大大提升了檔案原件的安全性與檔案資料的利用率。此外，相關檔案信息通過計算機平臺在相關網站上進行公布，及時將檔案管理上的一些新情況、新變化公布給受眾。

二、信息化時代檔案管理工作的創新策略

（一）信息化檔案管理理念的創新。信息化檔案管理理念的創新，是檔案管理工作得到創新的重要前提，對檔案管理工作作出正確的思想指導，引領檔案管理工作向數字化、現代化、質量化的方向發展。在日常檔案管理工作開展過程之中，檔案管理工作人員應以科學發展觀作為檔案管理工作的指導思想，并對檔案信息化管理工作予以高度重視，這對信息化檔案管理工作質量的提升有著決定性的影響。同時，檔案管理工作人員應樹立創新意識，敢于研發，不斷促進管理理念與時俱進，切實提升檔案管理工作的實效性，為廣大群眾提供更加優質高效的服務。

（二）信息化檔案管理模式的優化。信息化檔案管理模式的優化，為信息時代檔案管理工作的創新發展奠定了模式基礎。一方面，相關管理人員應不斷就檔案管理模式進行創新，切實提高服務的水平與質量。就傳統的檔案管理模式而言，相對比較分散、系統建設不足，難滿足社會各層次群眾的需要，因此應統一對檔案資料進行管理、高效整合，并對系統進行備份，根據不同單位、機關制定相應的檔案模塊，促進管理程序的簡化。另一方面，應加強對管理系統的規范管理，對檔案管理工作各項細則予以明確，對硬件基礎設施建設應規范性處理各項技術指標、軟件升級等，從而實現對信息化檔案管理模式的優化。

（三）建立信息化檔案管理平臺。信息化檔案管理平臺，通過統一對數據資料進行收集與處理，從而為檔案管理工作提供發展空間。首先應將科學技術與檔案管理工作結合起來，從檔案管理工作實際出發，秉持循序漸進的根本原則協調好，實現從檔案管理初級向高級轉變，建立綜合性檔案管理資料庫、分級化檔案管理資料庫，從而形成信息化的檔案管理平臺，切實提高信息化檔案管理工作的效率與水平。同時，應在創新思維的引領下建立檔案共享平臺，實現各個單位檔案資源的共享，將傳統檔案管理中時間、空間的限制問題徹底解決掉。此外，在建設信息化檔案管理平臺的過程之中，還應建立信息化檔案管理的反饋機制，檔案管理工作人員及時有效反饋工作過程之中存在的問題，督促工作人員對檔案管理資源進行優化，切實提高信息化檔案管理平臺的價值。

三、結語

信息時代下，創新是檔案管理工作發展必須執行的一個要求。新形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，要求檔案管理工作做到與時俱進，不斷進行創新，確保在文化事業大繁榮的環境下不斷發展。信息時代在對檔案管理工作進行創新的同時，應切實維護好公眾的權益，盡可能滿足社會公眾對順利獲取檔案信息資源的需求。此外，應加大對檔案資源信息庫安全問題的重視，切實將檔案信息化建設與社會信息化建設結合起來，完善檔案管理的基礎設施建設，促進檔案管理信息化完善，真正實現檔案管理的信息化。

參考文獻：

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