城市規劃檔案數字化建設研究

陳巖

摘 要：數字化檔案管理技術目前廣泛應用在各個領域的檔案管理工作中，但因為各種因素的影響，城市規劃檔案數字化建設還存在很多問題。因此單位需要加強對這些問題的分析，提出有效地應對策略，提升城市規劃檔案數字化建設水平，提高城市規劃檔案管理效率，使其更好地為城市規劃工作服務。

關鍵詞：城市規劃 檔案數字化建設 問題 應對策略

1 引言

城市規劃是規劃城市建設發展、未來發展、合理布局和綜合安排各項工程建設的部署工作，是一定時間范圍內城市發展的藍圖。隨著城鎮化的發展，城市范圍的擴大以及城市人口的增加，城市規劃工作的內容大大增加，涉及的內容更加廣泛，給城市規劃的數據信息管理帶來一定難度。傳統的城市規劃檔案管理模式已經不能滿足日益增長的檔案管理要求，因此有人提出城市規劃檔案數字化建設，希望借助信息技術的存在，加強對城市規劃檔案的管理，保證城市規劃工作更好地開展。

2 數字化檔案管理技術應用分析

數字化檔案管理技術就是借助檔案數字化過程，將紙質文檔轉變成電子文檔進行儲存、歸納和整理。檔案數字化就是將紙質文檔通過掃描、錄入等方式，將信息儲存到計算機的數據庫中，將檔案轉變成電子檔案，方便檔案信息的快捷檢索、同步備份等工作，而且電子檔案的存儲空間占用少、維護方便、相比紙質檔案安全性高。在信息時代背景下，數字化檔案管理技術是時代發展的必然要求，也是必然趨勢。要想實現數字化檔案管理，需要電腦設備、掃描設備等硬件設備，還需要專門的檔案管理軟件進行檔案管理，比如“萬能檔案管理軟件”。另外，數字化檔案管理技術的應用也能幫助實現檔案管理的規范化，實現檔案的統一管理和科學化。

3 城市規劃檔案數字化建設中存在的問題

3.1管理缺乏穩定性

紙質檔案中，承載檔案信息的就是紙質材料，這意味著紙質檔案的承載能力非常穩定，不會輕易發生改變。但數字化檔案不同，承載檔案信息的是各種硬件和軟件，但在信息技術下，這種硬件和軟件容易發生問題，影響存儲資料的穩定性。而且在計算機發生意外或受到外部干擾的情況下，所存儲的數字資料很容易出現丟失、損毀等，影響資料的保存。因此說城建檔案的數字化管理缺乏穩定性。

3.2檔案信息安全性不高

城市規劃檔案因為涉及到城市規劃和建設，因此存在一定的保密性，有的甚至帶有一定的法律意義。而紙質檔案的穩定性決定其不容易被改變，但換成數字化檔案之后，資料很容易受到影響出現損毀、篡改、丟失等問題，繼而導致城市規劃信息的泄露，導致檔案的安全性不高。

3.3數字檔案標準不統一

將紙質資料轉化成數字化管理的過程，需要一定的處理步驟，比如文本的整理、文字信息輸入或掃描錄入、信息保存以及搜索引擎的設定和存儲條目的制定等，都需要消耗大量的時間。還有就是，在紙質檔案數字化的過程中，不同單位選擇的標準是不一致的，導致轉化出來的數字化檔案格式不同，在使用時可能出現版本不兼容或無法使用的情況，影響資源的共享和利用。

3.4檔案管理人員素質較低

一方面，檔案管理人員的計算機技術掌握水平較低，在培訓和學習時沒有重視對檔案人員的數字化培訓，導致檔案人員不能掌握科學的將紙質檔案轉成數字化檔案的技術。部分檔案管理人員對于電子檔案的歸檔、整理、數字化、咨詢服務等技能的掌握并不熟練，這也影響了檔案數字化建設的水平。另一方面，檔案管理人員的檔案數字化建設意識較低，沒有對檔案數字化建設工作的全面系統的認識，工作積極性不高，導致工作效率較低。

4 城市規劃檔案數字化建設的有效應對策略

4.1制定前期規劃

在進行城市規劃檔案數字化建設的過程中，不能直接盲目的開展工作，需要做好前期的規劃。對于城市規劃檔案建設做好規劃，再將紙質檔案數字化之前，進行詳細的調查，了解單位檔案室存儲的檔案類型以及數量，并整理出明確的條目，對需要進行數字化存儲的檔案做好標記和記錄，特別是重點資料要做好標記。這樣一來可以保證城市規劃檔案數字化建設工作的有序進行，減少在數字化建設過程中出現的失誤等，提高數字化建設效率。

4.2制定統一標準

因為當前城市規劃檔案數字化存在的嚴重問題就是各個單位或地區之間的數字化標準不統一，導致在信息共享或工作交流時需要先將檔案轉成同一類型在進行交流，浪費大量的資源。因此要建立城市規劃檔案數字化的統一標準，實現系統的統一性，使紙質檔案數字化時能轉成統一標準的格式，這樣不僅方便管理，降低管理難度，也可以有效實現各個檔案室的資源共享，提高資源共享效率。

4.3加強設施配備

進行城市規劃檔案的數字化建設，還要保證有完善的設施保障。在配置城市規劃檔案數字化管理設備時，不僅要充分考慮設備的先進性，還要重視實用性。首先是檔案管理的基礎設施，包括檔案室、檔案庫房、檔案文件放置架、空調等；其次是數字化設備，為了滿足不同檔案儲存類型的需求，還要配備電腦、掃描機、錄像機等，方便檔案文件類型的轉化；最后是安全性要求，數字化檔案存儲需求電腦和網絡安全，因此要注意計算機防火墻等防護軟件的設置以及對意外事件的處理設置，比如電腦短路等時檔案信息的保存。

4.4提高檔案管理人員素質

城市規劃檔案數字化建設，最關鍵的是計算機技術的應用，也就是將紙質檔案轉成電子檔案的過程，而且要保證轉成的電子檔案能夠正常使用，信息沒有丟失。因此檔案管理人員必須有較高的專業素質，在熟練掌握基礎檔案管理理論知識的同時，還要具有較高的信息技術應用能力和數字化加工處理能力。因此進行檔案管理隊伍建設時，要以單位的實際情況為基礎，制定科學合理的建設方案和規劃，通過在職培訓、業余進修、外出學習等方式，提高專職和兼職檔案管理人員的專業素養，進而提升檔案管理人員的數字化水平。同時還要加強專業人才的引進，建立系統的人才培養機制，完善隊伍設置，促進城市規劃檔案數字化建設的進程。

5 結語

城市規劃檔案數字化建設是順應時代的要求發展的檔案管理趨勢。提高城市規劃檔案數字化水平，可以有效提高檔案管理效率。因此各個單位需要正視城市規劃檔案數字化建設存在的問題，針對問題根源進行解決，努力提高城市規劃檔案數字化建設水平，強化檔案的管理水平和效率，為城市規劃工作做出更大的貢獻。

參考文獻：

[1] 胡靈娟.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].城建檔案，2015，（10）：12-13.