淺析事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

陳巖

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，使檔案檔案管理工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)也廣泛的應(yīng)用到了檔案管理工作之中，這些無疑加速了檔案管理工作的快速發(fā)展，檔案信息電子化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。分析我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理在事業(yè)單位中的作用，對檔案管理中存在問題的進行深入調(diào)研，突出解決在未來檔案管理需要解決的問題和方法。

一、檔案管理在事業(yè)單位中的作用

檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)。檔案管理是事業(yè)單位工作的前提。檔案管理作為單位工作質(zhì)量的一種再現(xiàn)，其管理水平的好壞直接關(guān)系到單位的工作效率能否提高，因為檔案記錄著單位的資料，它可以呈現(xiàn)出最真實的一面，比較規(guī)范的檔案管理可以衡量一個單位管理水平的高低和單位的業(yè)績。檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的保障。隨著我國經(jīng)濟的全面發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)適當(dāng)調(diào)整檔案管理的手段，檔案管理人員應(yīng)該做好檔案管理的工作，從工作中不斷地加深對檔案管理觀念的理解，以便使其成果能與單位的管理做到有機結(jié)合。檔案管理的好壞，直接決定著一個單位未來的發(fā)展?fàn)顩r，對于提高管理效率也起到了很大的作用。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中人員配備及變動。事業(yè)單位的的檔案工作，普遍存在兼職多、缺人手、變動頻繁的特點。一般檔案工作歸辦公室管，由文書負(fù)責(zé)檔案的收集、管理、歸檔、封存、銷毀，兼職雖然帶來管理成本的減低，但也帶來管理效率的滯后。人員的兼職從側(cè)面也同樣反映出事業(yè)單位檔案管理人才的缺乏，對于人員的缺口就會采取拆動遷補西墻的方法。由于檔案管理工作的實效性需要專業(yè)人員長期從事，不宜人員的頻繁變動，但人員缺少，兼職多的問題始終在困擾著當(dāng)前單位的檔案管理工作。人員的變動頻繁又給檔案管理的延續(xù)帶來困難。

2、檔案工作制度建設(shè)存在弱化現(xiàn)象。當(dāng)前，事業(yè)單位普遍缺乏規(guī)范的檔案管理制度，造成管理秩序混亂。檔案收集不到位，在收集檔案過程中，已有的管理制度沒能發(fā)生作用，缺乏必要的檔案收集考核手段，常常造成不交檔案狀況。檔案整理不規(guī)范，由于事業(yè)單位檔案管理人員的流動性較大，加上檔案整理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，常常出現(xiàn)目錄與實際內(nèi)容不相符、遺漏資料等問題，難以追究責(zé)任。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案重視程度不高、工作人員對檔案重要性認(rèn)識不夠以及檔案管理工作的單一枯燥都導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化難以落實。

3、缺乏科學(xué)的檔案管理手段。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機信息的傳播也日益擴大，所設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運用，導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)化程度不高，一些先進的系統(tǒng)還不能加以實施。另外，有些事業(yè)單位對檔案管理的人員技能要求不高，許多管理檔案的人員并不專門負(fù)責(zé)檔案管理往往身兼數(shù)職，導(dǎo)致不能完全投身于檔案管理中從而降低了檔案的管理水平。

三、如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

就如何做好事業(yè)單位的檔案管理工作提出以下幾點建議：一是提高檔案管理意識。充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性和主觀能動性，加深管理人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，提高檔案管理人員的信息管理和綜合管理能力。同時，事業(yè)單位對管理檔案的人員制定相應(yīng)的考核制度，把檔案工作細(xì)分化，進行分類指導(dǎo)，推進事業(yè)單位檔案工作的有效運行。二是增強檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理工作的保密性和服務(wù)性強，要求檔案管理人員要有較高的素質(zhì)，事業(yè)單位應(yīng)加強對檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)知識，熟練掌握計算機技能和信息技術(shù)應(yīng)用技術(shù)，運用信息技術(shù)來解決和處理檔案管理中所遇到的問題。要具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，組織和協(xié)調(diào)好內(nèi)部的關(guān)系，使其建立互相信任、互相包容的團隊關(guān)系，推動事業(yè)單位各項工作的順利開展。三是建立健全檔案管理制度。俗話說，“無矩不成方圓”，高效的運作和規(guī)范的管理離不開健全的制度建設(shè)，要使檔案能夠按科學(xué)的軌道有序運轉(zhuǎn)，就要用健全的工作制度來規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理。四是加快檔案管理現(xiàn)代化進程，把檔案管理和信息技術(shù)有機的結(jié)合起來，不斷的采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理的效率。事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)及時、準(zhǔn)確地傳遞信息，確保檔案信息的真實性、效率性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的規(guī)范性、保密性。要創(chuàng)新檔案管理手段，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的使用率。