人事檔案管理在現(xiàn)實社會中的地位和作用

程曉麗

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國的企業(yè)建設越來越多，人事檔案管理工作也越來越受到重視。我國社會經(jīng)濟的跨越發(fā)展創(chuàng)新驅(qū)動要依靠人才，而檔案管理是體現(xiàn)人才價值的一個側(cè)影，無論是機關還是企業(yè)都離不開人事檔案的管理工作，檔案管理是一項嚴肅的政治工作。人事檔案真實地記錄了干部的工作經(jīng)歷、思想歷程、品德作風以及業(yè)務能力，是單位黨組織考察干部的重要依據(jù)。因此，規(guī)范和加強檔案管理工作的意義重大，單位需重視并加強對人事檔案管理工作的督導，切實培養(yǎng)和提高檔案管理人員的素質(zhì)，并積極向先進單位學習，不斷改進和創(chuàng)新管理模式，更科學、高效地管理檔案，真正發(fā)揮人事檔案的意義和作用。

關鍵詞：人事檔案 人力資源管理 地位和作用 價值

引 言

人事檔案是干部個人自身成長歷史的真實記載，在黨的組織工作和人事任免時發(fā)揮著重要的作用，成為各單位科學合理分配人力資源的重要依據(jù)。為此，單位領導需重視和進一步規(guī)范檔案管理工作，保障人事檔案的真實性和有效性，積極培養(yǎng)具有過硬素質(zhì)和業(yè)務能力的檔案管理人員，以更高效的管理方式和管理技術促進檔案管理工作的發(fā)展。

1人事檔案的價值和作用

一是借助人事檔案信息資料，用人單位可以對潛力型、可持續(xù)發(fā)展型人才進行有目的性的選擇和培養(yǎng)，同時也可了解到人才具備的特長和既往發(fā)揮的優(yōu)勢資源。二是各級人才交流服務中心和就業(yè)服務中心在組織人才資源時，通過人事檔案信息可以根據(jù)招聘單位的要求，很客觀地將人才的工作能力進行合理的預判、甄別、分類，為招聘單位提供對口專業(yè)型人才、合理規(guī)劃人力資源計劃。這樣的人才一旦進入到招聘單位，在適宜崗位就能以最快的速度產(chǎn)生自身價值。三是對于被選人才而言，能找到專業(yè)對口工作，從而能發(fā)揮出自己最大的資源價值，增加了自信和尊嚴，保障了生活和自我發(fā)展的平臺，也有利于人力資源管理進行最優(yōu)化的人才配置。

2人事檔案管理問題

2.1人事檔案材料不全、歸檔不及時

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些人事檔案中歸檔的政審材料中存在著未經(jīng)組織審查核實和蓋章的情況；同時，在一些歷時較為久遠的材料中以復印件來代替原件，而復印件并沒有標明其出處、復印時間等，更沒有再加蓋材料出具單位的印章；一些本該有的履歷表、年度考核表等重要檔案材料缺失，甚至有些干部的學歷、職稱等材料都不全，致使檔案的價值大打折扣。

2.2人事檔案管理部門的管理機制不完善，制度執(zhí)行不力

尤其是流動人員人事檔案管理，除政府人事部門所屬的人才交流服務機構(gòu)管理外，社會上很多部門和個人都在公開或私自管理人事檔案。

2.3檔案管理人員專業(yè)水平不高，缺乏先進的管理手段和管理方法

長期以來，大多單位的檔案管理以紙質(zhì)資料為主，檔案管理人員的技術能力不受重視，許多檔案管理人員都是零培訓上崗，極不熟悉業(yè)務，也缺乏檔案材料基本的業(yè)務整理能力，在歸檔、收集、整理時不免會出現(xiàn)紕漏。

2.4投入經(jīng)費不足，硬件設施不夠

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當前有眾多單位的檔案室建設都不夠不標準、規(guī)范。單位領導極少動用經(jīng)費改善檔案室條件，有的甚至沒有專用的檔案室、檔案柜，而檔案室嚴格要求的“六防”（即防光、防火、防潮、防有害氣體、防蟲、防盜）設備亦不完備。致使有些年久的檔案材料霉變、蟲蛀，嚴重影響了檔案材料的完整性和準確性。

2.5對檔案管理工作認識不到位

單位相關領導和直接管理人員都明顯存在著對人事檔案管理工作的認識誤區(qū)，不重視此項工作，平時應付，出事后推卸責任。致使許多單位平時不安排檔案管理工作，在遇到困難時無法及時有效地解決。

3加強人事檔案管理的措施

3.1建立健全人事檔案管理體系

在當前很大一部分單位人事檔案管理工作中，由于對人事檔案管理改革認識不深，因此還將主要精力放在實體檔案管理工作上面，這對人力資源的利用和優(yōu)化配置帶來了較大的影響。在這種情況下，需要建立健全人事檔案管理體系，加快推動人事檔案管理工作的改革進程，構(gòu)建單位內(nèi)部員工人事檔案數(shù)據(jù)庫，將所有員工的基本信息都納入數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)對員工信息的快速調(diào)閱和檢索，全面

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理的素質(zhì)和業(yè)務能力直接關系著檔案管理的好壞。單位領導重視檔案管理工作應落實到管理人員的培訓之上。既要保證管理人員具有過硬的政治素質(zhì)和責任感，同時又要保證他們的業(yè)務能力。能夠做到在平凡的工作中保持高度的嚴謹性和原則性，嚴守紀律、保守秘密，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，能夠熟練地對材料進行鑒別、分類、歸檔，具有不斷學習的精神，積極追求掌握科學的管理方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

3.3不斷創(chuàng)新更多的人事檔案管理的方法

只有不斷創(chuàng)新人事檔案管理方法，才可以更好的提高工作效率和質(zhì)量，通過創(chuàng)新，用人單位的工作水平大大提高。舉例來看，在具體的工作過程里可以分成不同組進行，通過分組工作，可以提高人事檔案管理工作的效率，進一步控制工作所浪費的時間，除此之外，在實際工作過程里，通過表格張貼，明確最近要工作的內(nèi)容重點和難點，有利于激勵員工更好的開展工作，同時，通過表格評判檔案管理人員工作效率，有利于更好的激勵檔案管理人員，具有一定的作用。

3.4加快推動人事檔案管理信息化的進程

在當前的信息化社會，信息技術在各行各業(yè)得以廣泛應用。在人事檔案管理工作中，通過與信息技術的有效結(jié)合，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案信息的有效存貯，還能夠有效避免人事檔案信息損壞和丟失的情況發(fā)生，對提高檔案信息處理速度具有非常重要的意義。因此在當前人事檔案工作中，需要配備完善的軟硬件設施，實現(xiàn)對人事檔案的統(tǒng)一化和便捷化的管理，更好地滿足單位對信息的需求，為人力資源管理工作提供重要的信息支持。

結(jié) 語

綜上所述，人事檔案管理這個古老而又鮮活的事業(yè)，在現(xiàn)實社會中扮演著十分重要的作用，尤其是領導職位的年輕化、知識化的硬性要求和退休、病退、工傷、工齡等涉及個人利益的硬性要求，使人們認識到人事檔案的神奇作用，產(chǎn)生了許許多多違背“增一字不容，減一字不能”的實錄精神的弄虛作假不正之風。因此，加強對人事檔案管理和應用具有重要的研究價值。

參考文獻

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