淺析人事檔案的特點及其收集

程蕾

摘 要：眾所周知，人事檔案是在人事管理活動中形成的，以照片、文字、圖像和聲音等形式，記錄個人的德、能、勤、績，經組織審查保管的個人材料，人事檔案從屬于國家檔案。首先分析了人事檔案的特點，最后探討了人事檔案收集的辦法，希望能夠有助于相關領域人事檔案管理水平的提升。

關鍵詞：人事檔案；人才流動；收集工作

人事檔案工作主要涉及人事檔案的收集以及整理，負責保障當事人檔案的安全性，為當事人提供信息咨詢工作等多個方面。

一、人事檔案的特點

近年來，在市場經濟背景下，我國的人事檔案也呈現出與以往不同的特點，分析新形勢下人事檔案的特點，并在此基礎上，科學合理地展開工作具有十分重要的現實意義，有利于收獲事半功倍的效果。新時期人事檔案的特點可以歸納為以下幾個方面：

第一，人事檔案內容更加豐富。與傳統的人事檔案相比，新時期下的人事檔案對個人實際情況的記錄更加詳盡，具體涉及家庭社會關系、個人思想品德等多方面內容，消除了傳統人事檔案內容片面單一的弊端。究其原因，傳統的計劃經濟背景下，人們更加重視政治以及抽象歷史定論，而市場經濟環境下，對個人的業績以及個人思想政治素養有著更高的要求，這可以體現到新時期人事檔案的內容記錄方面：更加注重個人的專業技能、工作實績、能力素質以及創造發明等。人事檔案內容的豐富，從某種意義上講，體現了對個人能力的重視，對個人的評價更加全面、更加客觀。

第二，流動人員人事檔案形成了一定的規模。在傳統的計劃經濟體制下，人才流動性小，人對自己的工作任務、學習以及擇業缺少自主權，而更多的是聽從上級領導以及組織的安排，人才的流動性小導致人事檔案固定存放于原單位，也沒有專門的檔案保管機構。在市場經濟體制下，人才流動比從前更大，人才對于學習以及工作等多個方面都具備了一定的自主權，人才的流動性造成了人事檔案的流動，相關的用人單位有必要從個人的人事檔案中，對其從前的工作情況、個人品德、創造發明等方方面面進行考察。因此，充分分析流動人事檔案的特點，并對其未來發展趨勢進行研究，有助于人事檔案管理工作的順利開展。

第三，人事檔案的作用范圍更廣。在傳統的人事檔案中，主要針對個人的政治表現、社會關系等方面進行記載，隨著時代的發展，新時期下的人事檔案除了對政治生活以及個人經歷的考察外，還對個人的創造發明、個人特長等情況進行一定的查閱，更多的是體現了個人的綜合素質水平。換言之，新時期下的人事檔案與個人切身利益息息相關，為人們謀取新發展提供了重要的依據。

二、人事檔案的收集工作的方法探討

上文主要分析了人事檔案的特點，在此基礎上，本文嘗試從以下幾個方面探討人事檔案的收集工作方法。

人事檔案的收集是人事檔案建設中的重要組成部分，科學做好人事檔案的收集工作，有助于個人形成完整、系統的人事檔案，并從真正意義上實現“用人以治學”，人事檔案的收集，需要以“德才兼備”方針作指導，并客觀地反映一個人的真實狀況。

（一）人事檔案的歸類

從整體上看，人事檔案大概可分為十類，每一個類別都有相應的材料納入其中，歸類依據主要為：

第一，按文件材料名稱歸類。把有準確名稱的文件材料歸為一類。

第二，按內容分類。對于無法確定類目歸屬也沒有名稱的材料，可以按照內容進行人事檔案的歸類。

（二）人事檔案材料的排列

通常情況下，在進行人事檔案材料歸類以后，再把每一類材料按順序排列起來。具體如下：

第一，按時間順序排列。這種排列方式根據檔案的形成時間依次進行排列，體現了一定的先后順序，有助于清晰地體現員工成長的變化，并且方便后續新材料的補充，按照時間排序的檔案材料一般包括鑒定考察類、履歷類以及自傳類。

第二，按問題結合重要程度排列。按檔案內容的重要程度對其進行劃分，先按材料的不同問題進行分類，再對每一類問題的材料按重要程度進行排列。例如，對于入黨材料來講，按照入黨志愿書、組織轉正意見、入黨申請書的順序排列。

第三，按問題結合時間順序排列。先按問題的不同把材料分類，在同一類問題中，再按時間順序排列，適用于反映工資以及職務方向。例如，排列時按照退職、職務、工資等問題進行劃分，在每一個問題中，再按照由遠及近的時間順序進行排列。

總之，為了更好地做好人事檔案的收集工作，做好人事檔案的收集和人事檔案材料的排列是兩個重要的方面，還需要相關專家學者在今后的研究中給予足夠的重視。

綜上所述，本文在分析了人事檔案特點的基礎上，從人事檔案的收集以及人事檔案材料的排列兩個方面，對人事檔案的收集工作的方法進行探討，希望本文的研究能夠為相關領域人士檔案的收集提供一定的助力。當然，由于本人的研究水平有限，本文的論述難免存在一定的不足，還希望相關領域人士從更多方面展開深入的分析與研究。

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？誗編輯 李建軍