淺談加強社保檔案管理的重要性及對策

黃炳輝

摘要：新的經濟社會背景下，我國社會保障事業發展迅猛，同時對社保檔案的管理工作提出了更高要求。本文首先分析了社保檔案管理的重要性，然后指出當前管理工作存在的問題，最后闡述了幾點改進對策，以供參考。

關鍵詞：社保檔案；重要性；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）018-0128-01

社保檔案是社保工作開展過程中形成的文件資料，記錄了單位和個人的參保情況，具有歷史性和考察性。分析我國目前的社保檔案管理工作，可見數量大、易變化，如何提高管理效率和質量，成為從業人員的研究重點。新形勢下，只有認識到社保檔案管理的重要性，并且對管理工作進行改進和創新，才能實現標準化、規范化、信息化的建設目標，以下結合工作實踐對此進行探討。

一、社保檔案管理的重要性

1.維護參保人利益

社保檔案管理工作的開展，終極目標是維護參保人的自身利益。對于參保人而言，從參加保險開始、到享受保險為止，期間必須有社保檔案資料作為支持。一個完整的社保檔案，主要包括以下內容：（1）保險卡；（2）個人資料；（3）繳納社保費用；（4）繳費基次；（5）養老金發放標準；（6）保險關系轉移；（7）基金轉入轉出手續。只有做好管理工作，才能切實維護參保人的利益。

2.提高辦事效率

透過社保檔案管理工作，能提高社保部門的辦事效率，提升社保服務質量。從管理工作的內容來看，主要是收集、整理、保管、查閱等，每個環節均會影響檔案資料的完整性和安全性。對于管理人員而言，應該總結經驗和教訓，規范管理流程、提高管理標準，為各項工作的開展提供準確依據。

3.推動社保改革

社保檔案的管理，是社會保險事業改革的重要環節，管理部門和人員在完成基本工作的前提下，還應該以離退休人員為核心，承擔起社會服務管理的責任。新形勢下，社保改革工作不斷推進，要求加強社保檔案管理水平，為改革掃清障礙、提供支持，保證參保人個人資料的完整性。

二、當前社保檔案管理工作存在的問題

1.檔案意識薄弱

我國社保事業發展迅猛，且目前取得了諸多發展成果，但調查發現部分管理人員的檔案意識薄弱，體現如下：一是在經濟欠發達地區，社保項目的建立不完善，沒有認識到檔案管理工作的重要性。二是管理人員將工作重點放在了業務辦理上，忽視檔案自身的管理，難以實現標準化、規范化的管理目標。三是內部組織結構不科學，例如管理人員缺少專業知識，直接降低了管理效率和質量。

2.管理制度缺失

其一，社保檔案管理標準不完善、不統一，不同地區的管理工作在范圍、流程、形式上存在明顯差異，容易出現脫節現象。其二，在檔案的借閱上，由于制度沒有落到實處，檔案資料的利用率低，甚至出現損壞、丟失等情況。而且，對于這些問題，無法追究責任人，管理措施流于形式。其三，社保檔案的種類多、數量大，不同部門單獨開展管理工作，會導致檔案信息不對稱，管理工作混亂。

3.管理手段落后

一方面，社保檔案管理部門的服務對象，包括商戶、企業單位、個人，參保人的身份比較分散，審核工作難度增加，影響管理工作效率。另一方面，社保檔案的管理場所不統一，以大部門檔案為例，可在郵局、銀行、財政稅務單位等開展管理工作。如此一來，實際工作中存在部門交叉現象，造成資源浪費。此外，基層管理機構中，依然存在人工手動操作現象，管理手段落后。

三、提高社保檔案管理水平的對策

1.增強檔案意識

社保檔案管理工作服務于參保人，但由于自身影響力小，因此管理人員在工作中忽視了管理的重要性。對此，一方面應該從思想上轉變民眾的想法，學會運用多種宣傳工具，例如板報、手冊、互聯網等，提高社會各界對檔案管理的認知程度，繼而促使管理人員依法開展工作。另一方面管理部門要科學構建組織結構，制定合適的管理目標，明確崗位責權利，實施責任追究制度等，通過加強監督與控制，實現管理水平的提升。

2.健全管理制度

完善的管理制度，能為社保檔案管理工作提供依據，確保實際工作有章可循。針對分散的社保檔案，應該發揮網絡技術的作用，通過分工協作、資源共享，提高各個部門的協作程度，避免產生資源浪費現象。此外，我國在2007年頒布了社保檔案管理法律法規，且各地區相繼出臺了配套制度，為了解決管理口徑有差異的問題，應該出臺統一的管理標準，既考慮到區域性需求，又能將社保檔案管理工作統一起來，實現降本增效的目標。

3.落實人才培養

加強管理人才的培養工作，是提高社保檔案管理水平的前提，具體做法如下：第一，對現有工作人員進行培訓，學習最新的法律法規、管理知識、操作技術，促進業務水平和綜合素質的提升。第二，制定優秀人才引進計劃，適當提高人才準入門檻，優先選擇專業知識豐富、具備管理經驗的人員，構建一支高素質、復合型的管理團隊。第三，對于管理人員而言，應該加強自我修養，樹立高度責任心，增強對檔案管理工作的認同感。日常工作中，應樹立終身學習理念，通過實踐工作提升業務能力，為我國社保事業的發展貢獻力量。

4.推行信息技術

社保檔案管理機構應該加大資金投入力度，完善基礎設施建設，尤其是硬件和軟件建設工作。檔案室、數據庫的建設，要滿足標準化要求，合理配備管理人員，建成檔案管理信息數據平臺，實現管理模式的創新。另外，積極引進檔案管理專用軟件，在檔案信息的輸入輸出、查詢調閱、傳輸保存上，均實現數字化、網絡化操作，彌補人工操作效率低、差錯多的缺陷。還要定期對硬件、軟件進行更新升級，能適應新的工作需求，提高工作性能和管理質量。

四、結語

綜上所述，社保檔案管理工作的開展，能維護參保人利益、提高辦事效率、推動社保改革。分析可知，目前社保檔案管理中存在的問題，主要是檔案意識薄弱、管理制度缺失、管理手段落后。對此，應該增強檔案意識、健全管理制度、落實人才培養、推行信息技術，從而提高管理水平，促進社保事業可持續發展。