如何做好數字化檔案管理

惠高峰

摘要：隨著現代科技的發展，信息規模的巨大膨脹和云時代的到來，傳統的檔案管理模式已經遠遠不能滿足檔案管理的需求，本文圍繞管理過程中問題，講述了數字化在檔案管理中的作用。

關鍵詞：數字化；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）018-0123-01

數字化時代已經慢慢的走進我們，隨著信息云時代的來臨，檔案的管理也必然發生重大的變化，信息的數字化已經成為一個必然的趨勢。紙質檔案已經完全不能滿足現代科技發展的需求，數字化已經成為當今世界檔案管理的必然。“數字化檔案管理”的關鍵首先是信息轉換為數字，也就是信息的數字化，什么是數字化，指將用紙張、磁帶、錄像帶為存儲介質的以前的資料，通過現代化的技術手段轉變成現代的存儲文件即數字文件，再利用現代數字存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于大規模數據庫中及各種大容量存儲介質上，通過現代計算機的查詢技術迅速檢索，可以發布到各種數據平臺，實現“數字化檔案”管理。

檔案管理數字化有著傳統管理模式無法比擬的明顯優勢，首先是在存儲的信息數字化方面，管理活動計算機化及采用先進數字化的存儲方案，更準確、安全、更加標準、可視、支持異地查詢和實時瀏覽。虛擬化的資源管理方式，可以通過計算機網絡建設大規模的數字信息資料庫，利用互聯網技術，使得不同區域的檔案館之間實現信息數據的共用。互聯網及計算機的普及讓信息資源智能化管理變為可能。使用者運用超文本鏈接及多媒體技術進行快速檢索，對一定機密級別的檔案還可采用數字加密方法進行加密處理。不同地方的使用者可以隨時隨地通過使用計算機輕松方便的快速查找自己需要了解的檔案信息，不僅大大降低了人力物力和財力方面的損耗，同時，信息存儲時間長，準確性高，可供使用者實時查詢。

檔案的數字化管理已經成為一個趨勢。如何做好檔案的數字化管理，便成為檔案管理的核心。首先，對檔案工作者要加強培養與培訓。過去的檔案管理重視了藏，輕示了用，現在為了能使檔案活起來，變靜態為動態，管理人員在檔案管理中要充分使用信息資源管理的專業知識和信息技術等相關手段對檔案信息數據資源進行更為科學和高效地開發利用。由于計算機技術的加入，這就需要要求工作人員學習和掌握相關的計算機知識和操作方法，特別是計算機技術、數字加密技術、網絡應用技術、現代化檔案管理，從而用來提高檔案工作人員操作水平，最后，強化檔案工作者技能水平。對檔案工作者分層次進行培訓及檔案專業知識教育，同時突出現代信息技術的應用的培訓，將檔案工作人員努力打造成一支不僅能掌握和充分利用計算機先進技術的團隊，同時，也具備現代創新意識。

當前，我們面臨著的首要問題是信息傳統化與數字化的關系。如果想要解決檔案數字化過程中的大量出現問題，比如數字化過程中，錄入的正確性和迅速檢索的方法、檔案的保密級別的劃分與檔案不同開放對象的選擇、信息與數據資源共享與資源的隸屬關系等問題。包括傳統檔案與數字檔案關系，傳統檔案的大部分的內容是以紙為載體的，與載體關系緊密，憑證作用和法律效力較強。只是傳統的檔案存儲需要占用大量空間，且能存儲的信息量卻相對較少，隨著時間的流逝，傳統的存儲介質也很容易丟失和缺損。數字檔案的信息存儲就有了很大的不同，信息的內容通過現代技術手段變為數字，存儲在磁盤、光盤等載體上，讀取信息要通過計算機等一些專有設備，雖然存儲量大、節省了空間，但在信號轉換成數字信號過程中，由于載體，存儲介質、技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或缺損，但是卻不容易發現，因此需要進行核對，又由于電子技術的發展，對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度，所以還要建立電子檔案加密鑒別技術。因此，為了確保檔案管理的安全性和準確性，可實行同時存儲兩套相同檔案，此外在保存一份備用的紙質檔案以便不時之需。

檔案管理部門應該充分的認識到現代科技發展的速度，積極主動的去改變現狀，這就要求必須加大檔案現代化進程的投入：首先就是要充分投入時間去參與支持，準備資金購置先進的裝備，挖掘和培養能力較強的管理人才，同時進行相關方面的培訓和審核；其次，作為領導應該更加重視檔案管理工作和員工訴求，認真聽取工作人員進行的匯報事宜，從而才能了解檔案管理工作時的進度，才能更清晰、準確的制定之后相應的工作要求和準則；最后，領導要重視和加強檔案管理機構間的學習，取長補短，共同提高。

目前，隨著我國計算機網絡的充分普及，信息數據時代已經到來，同時也意味著對檔案管理部門提出了更高的要求，如何能夠充分的利用現代的科技手段，從而提高檔案管理水平和效率已迫在眉睫。隨著國際互聯網絡建立及更多的數字平臺普及，數字化管理已經成為必需，信息爆炸時代對檔案管理工作方法提出了新要求，迫使檔案管理發生了質的變化，數字化檔案管理理念和技術已經開始全面的鋪開，檔案管理人員必須要改變傳統的思維方式和工作的方法，努力學習新知識和新技術，加強檔案管理軟件的學習和操作能力，為社會的發展提供更加高效準確的檔案服務。