辦公室現場管理優化研究

陳杰

摘要：現場管理是對現場進行管理，提高工作效率的基本方法，企業現場管理水平的高低就直接關系到企業的整體實力。在辦公室現場管理中，運用“5S”管理方法可以提升企業的效率和管理水平，從而提高企業在市場中的核心競爭力。

關鍵詞：現場管理；5S；企業效率

中圖分類號：F270 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）018-0113-01

一、相關理論綜述

凡是企業用來從事生產經營的場所，都稱之為現場。如廠區、車間、倉庫、運輸線路、辦公室以及營銷場所等。現場管理就是對現場的生產要素進行管理和優化，以提高效率和目標?，F場管理的內容包括以下幾個方面。

1.消除浪費。必須實現，才能實現目標，布局合理，速度更快，成本降低，質量提升為目的。

2.落實現場管理職責，解決現場問題。對于負責任的工作人員，身體和精神健康和工作安全，好的工作狀態非常重要，如果工作中帶著不好心情也會給工作帶來不良影響。管理責任確認通過簡單的方法，讓每個人都可以判斷現場的正常狀態，并按照標準方法快速解決異常情況。同時，對未來可能出現的異常問題進行防范，從而進一步提高現場管理水平。

3.合理應用每位成員。即使每個人的能力都很好，但是如果沒有良好的配合，來充分發揮集體的力量，只運用個人的戰斗力，完全不利于完成任務，也就不可能完成任務。班組長應掌握每一位員工的特點，掌握他在現場的組織和作用，現場管理的目標是完成當前和未來的生產任務，這就要求團隊領導必須建立一個合理有效的現場管理組織，發揮所有員工的現場智慧和能力，走向奮斗的共同目標，這是班組長的主要任務。

4.治理現場。創造地面整潔、生產秩序井然，物流暢通，將生產人員、物資和設備協調到最佳狀態的良好作業（工作）環境，是現場管理的重要工作，同時也是作業時不可缺少的前提條件。

二、案例分析

針對辦公室現場管理案例的優化，本文以四川某數據資訊公司為例。改公司是為客戶提供大型各類檔案、工程圖紙、各類票據、縮微膠片、古籍、圖書期刊等文獻資料的海量數字化加工服務。案例分析的該辦公室進行檔案檔案服務工作大致流程包括，檔案熨平、整理、編頁、掃描、圖片處理、編纂目錄和裝訂成冊幾個步驟。

1.現場管理問題

在整個流程中，公司并沒有專門按照優化意識去安排現場的運作，通過觀察發現并總結該公司辦公室運作現場出現的一些問題。

（1）在整個辦公室，現場的管理工作非常混亂，設備堆放混亂，檔案暫存無序，如暫存檔案的箱子堆放在過道里。

（2）現場存在安全隱患。各種物件肆意擺放，燒水壺，飲水機與插線板隨意擺放，飲水機旁漏在底板上的水沒有清理。工作地面的電源線混亂不堪，在過道被踢來踢去。

（3）工作效率低。用來轉移檔案的可滑動的小柜子堆滿了檔案，需要用到柜子轉移檔案時再來清理，檔案年份較多，但是并沒有按照年號進行分類擺放，十分浪費精力和時間，降低了工作效率。

2.改進建議

整個辦公室非?；靵y，對于現場，認為可以從如下幾點進行改進。

（1）采用5s（整頓、整理、清掃、清潔和素養）對辦公室和工作臺進行改進。首先清理過道，將暫存檔案的箱子放在同一個地方，整齊擺放；其次，整理工作地旁和飲水機旁的電源線和插線板，避免出現安全隱患。清理運輸柜里的檔案，方便取用柜子時而不必清理堆放的檔案，并且沒有放在柜子里的檔案應該堆放整理，按照年號合理擺放。

（2）定置管理

首先，編纂目錄工序的檔案是放在電腦主機上的，這樣不僅導致工作臺混亂，還不符合雙手作業原則。電腦主機應該放好，檔案應該規劃位置，放在桌面上雙手應取得地方。其次，規劃辦公室區域，固定每個物件的擺放位置。辦公室出現過老鼠咬壞檔案的情況，究其原因是因為，員工中午休息使直接在自己的工作臺就餐，沒有打掃干凈，還有員工在辦公室吃零食的情況，這種情況應該不允許發生。對于就餐問題，應該在飲水機的角落專門劃分一個就餐桌，飲水就餐在同一個地方，飯后打掃干凈，保持整個辦公室的清潔衛生。

（3）目視管理

在整個檔案處理的流程中，降低效率最大的因素就是尋找檔案，某一年的檔案在哪一個箱子，沒有在箱子上貼上標簽，應該將檔案按年號放在固定的箱子里。在辦公室里，柜子與箱子都混合放著處理過和未處理過的檔案，應該用柜子來儲存處理過的檔案，箱子用來暫存未處理完的檔案。在柜子的隔層上都貼上年號標簽，便于尋找檔案。

（4）ECRS優化原則

ECRS分析法工業工程學優化方法，用于對運作流程進行優化，以減少不必要的工序，達到更高的生產效率。ECRS，即取消（Eliminate）、合并（combine）、調整順序（Rearrange）、簡化（simplify）。該辦公室的優化有如下幾個方面。

合并：在原有工作中，熨平的節拍較快，因為有些資料并不需要熨平，而后續流程節拍相對較慢，可以采用合并原則，將熨平與整理合并在同一個工位；

取消：取消原工序流程中編頁和掃描之后的兩項檢查工作。由于在圖片處理階段時，是一張一張處理圖片的，完全有充分的時間檢查編頁是否出現問題，并且由于頁碼與圖片名稱一樣，很容易檢查出來是否有漏掃的頁碼。

簡化：在掃描、圖片處理和編纂目錄都需要用到計算機操作，掃描人將掃描出來的原始圖片交至計算機主機，圖片處理人員又將主機里待處理的原始文件復制到自己的計算機，處理完成后提交再次提交到主機，整個步驟異常繁瑣，傳遞文件通過計算機局域網實現交互，但是圖片存儲空間大，多次復制占用時間長，導致效率底下。簡化建議是對辦公室主機進行遠程控制，掃描人員將原始圖片掃描到主機，圖片處理人員遠程控制主機，直接對掃描圖片進行處理。這個過程都是在主機上進行的，沒有原來繁瑣的復制或者提交過程。

三、結語

運用工業工程的5S管理、定制管理、目視管理和ECRS優化原則，對以四川某數據資訊公司的檔案處理辦公進行優化，大大提高了工作效率，并且避免了不必要的安全隱患，從而快速完成企業目標。