企業電子檔案管理模式的創新與應用

耿琪琦

近些年來我國社會水平和科學技術水平不斷提升，企業制度基于此種形式下逐漸向越發完善的信息化方向發展，作為企業管理中重要組成部分的檔案管理模式也隨之發生轉變。傳統階段企業內部的檔案管理依靠人工手抄來完成，其實質為檔案實體的一種歸檔模式，隨著企業的不斷發展，傳統紙質實體檔案管理模式已經無法應對企業的實際需求，不僅存儲難度較大，而且資料的查找十分不方便，再加上此種檔案整理和存檔均需耗費較大的人力和物力，和企業經濟利益的追求相悖，因此，企業檔案管理向電子化、信息化轉變是必然趨勢。基于此種背景下，本文將企業電子檔案管理模式的創新和應用作為主要探討內容，由現階段企業檔案管理工作現狀展開論述。

一、企業檔案管理工作現狀的評價

1.檔案歸檔材料不完整

檔案歸檔材料存在缺失是當前階段企業檔案管理中存在的普遍問題，日常工作中只將一些文件類資料進行整理歸檔，對于科技類資料則存在疏忽的情況。即使有科技類資料歸檔存放的意識，也存在復印件代替原始資料的情況，從而無法保證檔案資料的真實性和可靠性。

2.檔案管理制度存在缺陷

對于檔案管理來說，非常強的實用性和專業性是其基本特征，而且種類非常繁雜。當前階段我國企業內部普遍存在不夠重視檔案管理的情況，因此，檔案管理制度也都不夠完善，存在一定的缺陷，在進行檔案管理時沒有相關的依據，導致發生檔案材料交接混亂、排序及分類不清、頁碼標號不規范、入庫時間不及時等情況，以至于后續各類資料的查找十分困難，也無法準確發硬企業的經營歷史和狀態。

3.檔案管理手段落后

現階段，我國科學技術水平得以飛速發展，企業辦工也逐漸向網絡化、信息化轉變，但是就企業內部的檔案管理來說依}日停留在傳統管理層面，計算機僅僅作為輔助工具存在，其根本原因是企業領導層對檔案管理不夠重視，相關檔案管理人員對檔案管理也沒有明確的認知，工作過程存在得過且過的態度，因此繼續沿用傳統落后的管理手段，不僅工作效率低下，而且工作質量無法保證。（王麗華.企業電子檔案管理的重要性及安全管理探析[J].城建檔案，2018（03）：61-62.）

二、企業電子檔案管理模式的創新策略及應用

1.提升企業領導層對檔案管理的重視程度

企業領導層對檔案管理工作的態度直接決定員工的工作方式，如企業領導層對檔案管理工作不夠重視，存在可有可無的錯誤認知，則下面工作人員極易將消極意工的情緒帶人工作之中，對于各類檔案的管理不夠細心和全面，僅僅將檔案管理工作停留在淺顯的表面階段，無法具體發揮檔案管理工作的優勢。（馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].檔案學通訊，2012（03）：66-60.）因此企業領導層首先應該提升自身對檔案管理的重視程度，然后，將此重視逐漸向工作人員進行滲透，從而保證工作人員對檔案管理工作負責且認真的態度。

2.建立、建全檔案管理制度

無規矩不成方圓，對于檔案管理工作來說同樣適用，檔案管理制度是企業檔案管理工作得以順利推進的根本前提，也是員工工作的直接依據，如檔案管理制度存在缺陷，會造成員工工作毫無章法的情況，因此，相關領導入需要結合企業的發展現狀對檔案管理制度進行建立建全，規定檔案管理工作的細則和具體應該收集保管人檔的類型，并將檔案材料交接規則進行明確，確保工作人員日常工作可有章可循，有據可依，從而由根本保證檔案管理工作的準確性和有效性。（李小紅.信息時代下企業電子檔案管理探討[J].現代商貿工業，2013，25（17）：168-169.）

3.積極應用電子信息技術

近些年來，我國科學技術越來越發達，將其應用在辦公領域可大幅度降低工作強度和難度，使得工作效率和工作質量得到有效提升。對于企業檔案管理而言，可將掃描儀、數據庫等先進的科學技術進行應用，將所有需要存檔的文件或者資料進行掃描之后分類保存，即保證了資料的真實性，又提升了存檔的穩定性，不用再擔心原始資料存放不當為企業造成損失的情況。而數據庫的應用為工作人員提供了極大的便利，設置相關人員的查詢權限即可，每個人均可依據自身權限在數據庫內查詢所需的資料，省去了資料交接的環節，節省了工作時間，提升了工作效率。（吳瑋.企業電子檔案管理存在的問題及其對策[J].檔案，2012（06）：57-58.）

4.提升工作人員檔案保護意識

電子檔案管理模式相比傳統檔案管理模式而言，便利性、準確性得到大幅度提升，不僅節省了前期工作人員檔案整理和存檔的時間及工作量，而且為后續相關資料的查找提供了便利，但是，電子檔案管理存在一大弊端就是數據丟失，此種丟失分為有意盜取和無意丟失兩種情況。（戴玲，彭延國，彭長根.大數據環境下的電子檔案信息安全問題及對策[J].蘭臺世界，2016（29）：25-26.）有意盜取指的是不法分子利用信息技術，對公司的機密文件進行盜取用于非法獲利或其它交易，所以企業在采用電子檔案管理模式時需要加強電子防護，設置多層防火墻并定期維護，降低信息被盜取的可能性。無意丟失指的是因相關工作人員的失誤，造成檔案資料被誤刪的情況，如信息徹底丟失可能會給公司造成無法估計的損失，因此，相關工作人員在進行資料存檔時要提前進行備份，并存儲在不同地方，一旦存在誤刪的情況可在其它路徑獲取資料并再次存檔。

綜上所述，近年來我國科學技術和社會水平不斷提升，各行各業也因此得到快速發展，信息技術更是深入至企業辦公，大幅度提升了工作人員的工作效率。但是，目前階段此種電子化辦公模式在企業檔案管理方面仍舊涉及較少，隨著傳統檔案管理弊端的越發凸顯，電子企業檔案管理模式是企業檔案管理的必然趨勢。因此，本文基于電子技術和信息化背景，首先對當前階段企業檔案管理存在的問題進行分析，然后結合問題提出針對性的創新優化及具體應用措施，旨在切實提升企業檔案管理的效率和質量，以更加適應企業的發展。