文書檔案管理工作創新問題研究

萬軍

摘 要：檔案是記錄前人經驗和教訓的重要載體，助力創新，參與創新，檔案人責無旁貸。文書檔案管理工作是一項政治性、技術性、機密性和服務性較強的工作；文書檔案管理工作是企事業單位正常健康運行的重要前提，是黨和國家、企業可持續發展的重要保障。文書檔案管理工作不僅可以為黨群工作和行政管理提供重要的指引方向，而且為經營管理和生產技術管理工作提供可靠的理論和素材支撐。因此，加強文書檔案管理工作的創新具有重要深遠意義。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；工作創新

一、文書檔案管理制度創新

文書檔案管理制度的建立不僅是檔案管理規范化的關鍵，同時也是檔案管理工作的行為準則，更是有效保障檔案管理工作順利開展的基礎內容。長期以來，文書檔案管理工作受黨政機關管理影響，往往側重檔案的整理和收集，而輕視檔案的實際應用，使得文書檔案自身的真正價值未能得以充分展示。結合單位實際工作狀況，對原有檔案管理制度中所包含的收集、整理、分類、排列、鑒定、借閱以及銷毀等一系列環節進行改革與創新，把每項工作環節進一步細化，責任明確到位，同時把大事記、組織沿革、專題檔案編研、重要領導人物傳記等各項檔案信息深層次加工工作制度化、規范化，鼓勵檔案管理人員投入更多的時間和精力開展文書檔案信息轉化利用工作。文書檔案管理人員的綜合素質直接影響著文書檔案管理工作的效率和質量高低。文書檔案管理人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變文書檔案管理工作局面的關鍵。特別是隨著機構改革、人事制度改革的繼續深化，各部門工作人員減少，工作量增加，文書檔案管理工作將面臨更大的壓力。一方面，文書檔案管理人員在處理好日常工作的同時要主動學習和積累相關知識，積極參與再培訓再教育，努力增強自己的業務本領；另一方面，要建立和實行檔案管理人員責任制，定期對文書檔案管理工作進行考核和評價，同時創新激勵機制，物質獎勵、檔案工作晉升和懲處并行，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性和創新能力，切實促進文書檔案管理工作的有效開展。

二、文書檔案整理和檢索方式創新

文書檔案整理和檢索方式的創新是實現文書檔案管理工作創新的重要內容之一。文書檔案工作的技術手段和設備條件是提高文書檔案管理工作效率和確保檔案管理工作服務質量的重要條件，也是文書檔案工作創新的硬件基礎。目前，文書檔案管理工作還基本沿用以往的手工管理模式，計算機技術在文書檔案管理中的應用大多情況僅僅是目錄的輸入、輸出和檢索，其他應用還有待深入研究和開發。隨著計算機技術的廣泛應用和辦公自動化程度的提高，可通過網絡信息技術將文書檔案管理部門與單位其他部門聯系起來，實現文書檔案信息的共享，加強各部門之間的合作與交流，提高文書檔案信息服務的效率和質量，為單位的發展決策提供有力的支持。文書檔案管理工作是一項極其繁瑣復雜、要求高且技術性、政治性和服務性都特別強的工作。我們在日常工作中需多留心注意檔案整理方法和檢索技巧的積累和歸納總結，提高工作效率。筆者單位文書檔案管理目前采用年度—問題—保管期限分類法，問題分類法需要在問題與問題之間互相排斥性的理解和把握上花費很大精力，并且對檔案工作人員的業務能力要求很高。對于某個文件，不能因為特殊原因而輕易改變其問題屬類，上一年度放入哪個問題屬類，這一年度仍要放入此問題屬類，否則會給以后的查找利用增添不必要的麻煩。問題分類法在文件檢索方面具有絕對優勢，只要熟練運用，就可以做到在完全不借助任何檢索工具的情況下直接找到文件。

三、文書檔案利用和再加工工作創新

我們不應把文書檔案束之高閣，要將“死檔案”變成“活資源”，重視文書檔案再加工工作，多方面提高檔案利用率，以便更好地為單位的發展服務。文書檔案管理工作不能只停留在每年收集整理多少份文件材料，立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷次和人次等。檔案管理人員應該將自己從繁瑣的手工檔案整理事務中解放出來，將更多的時間和精力投入到檔案信息的深層次加工和轉化利用上。例如我們把原來手工操作的三點一線棉線裝訂法改為不銹鋼訂書針裝訂法；把收集來的文件材料首先依據文件所涉及的工作內容和重要程度做預分類，后期再做不同的歸檔整理。根據不同領導分管工作的范圍，就某一特定專題，對相關檔案文件材料進行整理匯編，為領導的決策提供參考和依據，為單位的發展貢獻一份力量。單位工作的健康可持續發展離不開領導層的正確決策。我們可以選擇那些為單位的發展做出卓越貢獻的領導、專家等，專門給他們做人物傳記，記錄他們的工作經歷，藉此反映單位的發展歷史。為了更直觀地展示單位的發展歷史和演變過程，對單位歷史沿革文件材料進行匯編，作為單位員工“愛單位教育”的生動素材，增強員工對單位的認同感、自豪感和責任感，提高干部職工開展科研、生產、服務的積極性和主動性。

四、信息化條件下文書檔案管理的優化路徑

在對信息化文書檔案管理工作進行優化的過程中，很多員工沒有創新管理的理念，只會一味的按照自我思想進行管理，導致管理的制度出現缺陷。因此，才需要對管理理念進行創新，并完善管理制度。需要對信息化文書檔案管理工作制定使用計劃，并有步驟的進行展開管理。從長遠的發展角度出發，對企業信息化文書檔案管理工作進行詳細規劃，以便適應社會的發展需求。另外，建立比較標準、科學和合理化的管理制度，包括檔案建立之前的人員培訓制度、職責分配制度、監督管理制度、審核評價制度以及相應的獎懲制度等，并將這些制度進行完善處理，從而實施到管理工作中的各個環節，以此確保文書檔案管理的有效性，同時針對一些信息化文書檔案管理中的保存、查閱以及下載等方面制定相應的制度，落實到員工的工作職責上，確保文書檔案管理工作逐漸的信息化發展。比如，定期的針對員工的檔案管理工作進行考核，包括檔案管理工作的分類進行、信息技術的使用、檔案的借閱過程等相關內容，都需要進行考核，并評價處優秀的考評人員進行獎勵，以視對員工的鼓勵和支持，提高員工的工作積極性。信息化文書檔案管理的模式可以進行不斷的創新，以此推動信息化文書檔案管理的具體落實。對此，可以按照相應的步驟，對文書檔案的項目或者內容進行具體的分化管理，對文書檔案管理方式進行多種項目管理方式的規劃，包括數字化、開發項目等的建立，以這種項目管理的方式規范信息化管理方式。

參考文獻

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[2]費克紅.論創新在檔案事業可持續發展中的作用[N].山東省農業管理干部學院學報，2009-2-23（171-172）

（作者單位：渠縣水產站）