淺析醫院基建檔案管理中的問題及對策

劉麗

【摘要】基建檔案是醫院檔案中的重要組成部分，因其收集難度較大、收集時限較長、內容復雜而成為困擾檔案管理人員的難題之一。隨著醫院的新建、擴建、改建項目增加，基建檔案數量有增無減，其在醫院管理中的重要作用日益突現。為此，醫院綜合檔案室必須采取措施，以保證基建檔案歸檔的及時性、資料的完整性和準確性。

【關鍵詞】醫院；基建檔案

隨著人民群眾對健康的重視，對就醫環境和就醫條件的需求不斷提升，從本世紀開始，擴建、新建、遷建的醫院逐年增加，醫院基建檔案數量也隨之大幅度增加。尤其是遷建醫院既有新院區，又有老院區，醫院為整合、拓展業務范圍，對老房進行改建、重新裝修，對新房局部功能進行改造，即有新建項目，又有改建項目，還有重新裝修項目，種類繁多，這些項目因不在同一院區，且項目性質不同，可能會由不同部門執行，給基建資料的收集造成了較大難度。因此，加強基建檔案管理顯得尤為重要。

一、基建檔案在醫院管理中的重要性

基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等內容。基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程。它具有比工程實體本身更長久的壽命，規范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據，如醫院需要工程管線的具體位置，就需調閱查詢相關工程竣工圖，這時檔案就體現出非常高的再利用價值。

二、基建檔案管理中存在的問題

（一）各級領導對檔案工作重視不夠。基建項目在建設過程中，尤其是作為政府的重點工程項目，工程質量、工期和資金使用控制成為醫院領導關注的重點，對檔案資料的收集、管理方面往往只是口頭要求基建管理部門完成，未要求醫院檔案人員提前介入、跟蹤。而醫院基建部門內設的資料管理員也非檔案工作人員，缺乏基建檔案管理意識和檔案管理專業知識，同時依賴于工程總承包方收集、匯總資料，鮮少與檔案人員進行溝通，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、欠規范。

（二）基建檔案管理制度執行不到位。國家及地方檔案行政管理部門制訂有檔案管理實施辦法及相應管理制度，但在執行過程中往往不能落到實處。如“四同步”中要求工程竣工驗收時檔案人員同時參加，但許多醫院不管是新建工程還是改擴建工程，均未通知檔案人員到場。

（三）檔案工作人員自身檔案知識缺乏。醫院檔案管理人員大多非檔案專業人員且兼職居多，只是通過短期業務培訓，有的甚至未經過專業培訓。由于對檔案專業知識缺乏或不足，對綜合檔案室各類資料的分類、整理也只能做到基本完成，無法對基建部門進行專業指導和培訓，更無法對基建資料的日常收集形成有效監督。

三、對策

（一）加強內部宣傳和指導，得到領導支持。積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證。基建檔案形成涉及基建辦、設計單位、施工單位、監理單位等眾多單位，單憑醫院檔案人員是無法完成的。要多學習，多宣傳，多講解，主動作為，爭取得到醫院領導和基建辦的支持，同時與建設項目相關單位多聯系、多溝通，取得他們的配合，將檔案管理制度切實落到實處。

（二）加強業務培訓，熟悉業務。檔案人員要熟悉檔案管理相關法律、法規，尤其要熟悉基建檔案管理知識和國家檔案局頒布的《建設項目（工程）檔案驗收辦法》，知曉驗收標準，還要了解基建工程建設程序和基建專業知識，并組織各參建單位檔案人員共同學習檔案業務知識，掌握檔案整理立卷規范操作方法，從而保證了基建檔案的質量。

（三）完善管理制度、流程，明確責任。工程項目的建設涵蓋了立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收、評優選優等階段，各階段的資料收集部門均不相同，因此檔案人員不僅要知曉工程的進度，熟悉工程的建設流程，而且對各階段應收集的資料也要做到心中有數。檔案室要提前完善管理流程，細化各階段應收集的資料目錄和各類資料應達到的具體要求，以保證基建檔案的完整。在工程實施前，醫院作為建設單位，首先應制訂相應制度，以制度做保障。其次明確各參建單位、各部門在基建檔案收集、整理中的責任，即醫院檔案人員對基建檔案的管理、指導、監督責任，基建部門的協調責任，各參建單位的收集、整理、組卷、編目、保管、利用責任。第三，在工程進入施工階段后，及早與各參建單位資料收集人員對接，隨時了解基建檔案管理動態，對基建檔案形成過程進行有效監管。

（四）納入考核體系，確保落實。光有制度作保證，還遠遠不夠，還需與檔案人員及參建單位檔案員的個人利益掛鉤，才能使制度落地，流程暢通。將基建檔案的管理、指導責任納入醫院檔案員個人績效考核指標，將參建單位的檔案收集、管理等責任納入基建項目考核，同時要求參建單位對檔案員進行考核。