芻議檔案管理工作的重要性

龍艷玲

【摘要】隨著國家政策的完善，檔案管理工作也被越來越重視，檔案的丟失、散亂會給政府、社會、公民帶來極大的麻煩，而有序的檔案管理能為以后的工作提供方便。另外，就目前的形勢而言，全國參加高考的人數越來越多，因此，極其嚴峻的就業形勢，就必須搭配一定得當的管理，在就業檔案管理工作方面，檔案管理工作就更加重要，它關系民生，是國民經濟發展的一個重要環節。

【關鍵詞】檔案管理；就業檔案；重要性；措施

一、檔案貫通古今的內涵

什么是檔案呢？簡而言之，就是對重要事件的一個記錄，中國自古以來就有檔案之類的記載，但歷朝歷代的名稱不同。比如《史記》，記錄下來留給了后人，算是一筆珍貴的財富。“檔案”這個名稱直到清代才被確立下來。縱觀古今，那么可以得出結論，檔案管理工作至關重要，為當代也為后代提供依據和借鑒。

二、現今檔案管理工作的現狀及其重要性

越來越多的檔案面臨許多的現實問題，由于許多檔案是紙質記錄，隨著時間的歷練，紙質檔案不易保存，極易老化，甚至紙張變黃，變脆變質，最后不能使用，所以檔案管理條件不足，而管理庫房是達不到保存檔案標準的，而復制的工作量太多，也容易將資料弄亂弄混。所以要從實踐看來，檔案管理工作迫在眉睫，一方面要延長資料檔案的壽命，一方面也更要完善檔案管理機制。

檔案管理中心，包括就業檔案管理中心的中心任務是維護檔案的安全與完整。以就業資料的方面看來，檔案管理工作只有保證了完整性，才能保證查詢資料的輕易便捷，而不是發現查無可證，甚至是資料丟失，那么這個檔案管理就失去了意義。二是檔案管理的保密性，特別是就業檔案，它涉及機密，如果泄露就會引起社會的混亂，管理工作也會加大難度。

檔案管理工作的現實意義和后世借鑒意義。在就業檔案管理中，有序的資料管理和整合，是就業管理工作的重要保證。在一項工作中，如果能及時調出所需資料，既能節約時間，又能體現出工作的效率性，這樣保證了當前工作的效率，還能降低工作的難度。像古書記載一樣，檔案館里的歷史性對后代有極大的借鑒作用，國家倡導科學發展觀，資源的循環利用，如果檔案管理得當，保存時間長，后代可以根據記載尋找所要探求的規律，這樣可以少走許多的彎路。

三、檔案管理的幾點借鑒措施

新時代的中國檔案管理工作取得了極大的突破，現代檔案管理部門越來越多，這是一個單位的正確認識，并且事業單位在檔案管理部門上下了很多工夫來保證整個單位的有序運行。但從實際想來，檔案管理工作還是有些許不足，值得大家去改進和提升。

首先是要加大檔案管理工作的經費投入，增強政府有關事業管理部門對檔案管理工作的重視程度。檔案管理部門作為一個管理機構的重要的分支部門，檔案管理屬于后臺，不易引起上級的高度重視，因為檔案的管理工作不需要擺在臺面上，不會被外界看見，因此管理部門對檔案管理的工作的方面經費投入較少。但從上述檔案管理工作的重要性，以及最終投入經費較少的結果看來，檔案管理工作具有十分重要的性質，比如紙質稿的管理檔案就可以借鑒實行電子檔案，運用互聯網加電子科技，把檔案輸入電子系統，可以增加檔案的備份數量，需要閱讀的人就不用等待前面閱讀的人歸還書本了，需要閱讀的人就可以在網絡即時閱讀。更多的經費投入要用在關鍵點上，有效幫助更好地管理檔案，這樣紙質稿的一些缺陷就能夠得到充分的彌補。

還有很重要的是要提升檔案管理，和工作人員的職業素質。這大致可以從兩方面入手，一個是招聘高學歷的工作人員。當然，這也需要足夠的經費去支持。另外就是開設專門的培訓班，從而提升管理人員的素質，這樣對口對專業的培訓，更能夠有針對性地去對檔案進行管理，特別是就業管理部門的檔案管理，因為它涉及到民生，涉及到國民經濟發展，所以專業素養的培訓是極其重要的。

提高檔案管理工作的信息化程度，除了使用電子檔案之外，管理系統也可以通過電子系統管理。檔案管理工作部門應當建立自己的區域網絡，配齊所必需的硬件設施，包括計算機、服務器等等。只有當電子系統更加完備，跟得上時代信息化的發展，那么才能夠將檔案進行有效的運用，才能深入民情，促進國民經濟的發展。當需要提取一定的檔案材料時，就可以通過電子系統簡單提取省時省力，而不需要到圖書館或檔案室去，挨個查看紙質資料。

提高管理部門的創新意識，針對問題尋找新的創新，解決問題的角度。時代的步伐在緊追不舍，所以傳統產業也應適當結合創新思維。要善于提出檔案管理工作方面的不足，并且提出一些可行的措施，那么檔案管理工作就可以不斷發展。

最重要的一點，從制度方面著手，就是要建立健全就業檔案管理工作部門的制度。基本都是怎樣管理檔案的制度，還有建立懲戒獎勵機制，對提出有利建議的工作人員，給予獎金和獎品的鼓勵，對于泄露檔案資料的工作人員予以批評甚至開除。

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