醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用分析

陰璐瑤

[摘 要]醫(yī)院辦公室檔案屬于醫(yī)院內(nèi)部的重要信息，而醫(yī)院辦公室內(nèi)檔案管理活動(dòng)是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)過程必不可少的一環(huán)?；诖耍恼率紫冉榻B了醫(yī)院辦公室文檔工作的特征，其次從使用角度著手，介紹了醫(yī)院辦公室檔案管理過程存在的不足，并提出了有效的處理措施。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；辦公室；特征；應(yīng)用分析；措施

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.29.124

醫(yī)院辦公室檔案處理經(jīng)歷了長(zhǎng)期的發(fā)展，并在持續(xù)的實(shí)踐階段得到逐漸完善，為了促進(jìn)醫(yī)院的更好經(jīng)營(yíng)，使之更好為社會(huì)提供服務(wù)，就需要對(duì)其加強(qiáng)研究，確定其處理過程存在的問題，通過進(jìn)一步優(yōu)化來提高應(yīng)用效果。

1 醫(yī)院辦公室信息管理的基本特征

1.1 內(nèi)容較多

隨著科技的進(jìn)步，醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理也在逐漸完善，管理的種類非常復(fù)雜，醫(yī)院辦公室文檔管理的種類也表現(xiàn)出了多元化的特征。其主要內(nèi)容有：一是醫(yī)院內(nèi)管理機(jī)制、總結(jié)、設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)條例等專業(yè)指導(dǎo)性信息，這類信息在醫(yī)院更新?lián)Q代與職員流動(dòng)階段起到了顯著作用；二是醫(yī)院組織和參與的會(huì)議信息文件和照片等資料；三是上級(jí)部門傳達(dá)的信息，例如國(guó)家衛(wèi)計(jì)委發(fā)布的條例機(jī)制，需要醫(yī)院落實(shí)的法律法規(guī)等；四是關(guān)于醫(yī)院核心事件的信息，例如贏得的榮譽(yù)以及其他文件，例如醫(yī)院的簽發(fā)文件、醫(yī)生選聘、晉升記錄檔案，醫(yī)療矛盾記錄文件以及其他常規(guī)業(yè)務(wù)中自然出現(xiàn)的、有價(jià)值的信息資料。

1.2 模式多元化

醫(yī)院檔案信息不局限于一種模式，主要包含三種：一是文字文檔。其是最常見的檔案模式，記錄手段是以往的紙質(zhì)檔案，涉及的內(nèi)容很多，主要有人事、會(huì)計(jì)、病歷等，還有雜志、報(bào)刊等關(guān)于醫(yī)療常識(shí)內(nèi)容，這是檔案的重要形式。二是聲像文檔。這類文檔就是圖片、音頻、視頻等聲像信息，例如在會(huì)議與相關(guān)活動(dòng)中形成的圖片與錄像和在電視廣播等媒介中關(guān)于醫(yī)療常識(shí)的報(bào)道，或是專家訪問等。這類文檔具有還原場(chǎng)景、直觀性學(xué)習(xí)等特征，在醫(yī)院辦公室文檔管理過程中也有較大作用。三是網(wǎng)絡(luò)檔案。當(dāng)前是一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)資料傳遞快、容量很大，醫(yī)院內(nèi)醫(yī)藥常識(shí)的宣傳與普及不能忽略網(wǎng)絡(luò)媒介所起到的作用，而在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)的各類形式的文檔就是網(wǎng)絡(luò)文檔。

1.3 文檔管理的技術(shù)性

隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理也開始朝著現(xiàn)代化的趨勢(shì)發(fā)展，用科學(xué)的技術(shù)來提高檔案管理的實(shí)際效果，既降低了辦公室文檔管理的負(fù)擔(dān)，還規(guī)避了不必要的勞動(dòng)力和物力資源耗費(fèi)。

2 醫(yī)院辦公室文檔管理問題

2.1 文檔管理觀念薄弱

目前，大多數(shù)檔案管理者的管理觀念弱化，在認(rèn)知上存在誤差，更別說科學(xué)地使用檔案資料，就連什么是文檔都不清楚，其是檔案管理活動(dòng)被忽略的直接因素，醫(yī)院應(yīng)促使每個(gè)科室的員工形成查閱檔案并立即歸檔的良好習(xí)慣。

2.2 相關(guān)機(jī)制不健全

在實(shí)際操作中，很多醫(yī)院編制了制度及規(guī)章，但根本目的在于應(yīng)付上級(jí)考察，檔案管理并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，僅僅是表面化功夫，管理工作沒有得到貫徹落實(shí)。[1]而且還會(huì)產(chǎn)生制度沒有及時(shí)更新的情況，以往所建立的規(guī)章制度已無法與現(xiàn)實(shí)情況相結(jié)合。另外，很多醫(yī)院會(huì)直接用國(guó)家發(fā)布的規(guī)章機(jī)制用作自身內(nèi)部管理體制，并沒有因地制宜地加以優(yōu)化，所以在實(shí)際工作中難以得到順利實(shí)行。

2.3 文檔管理者素質(zhì)偏低

群眾思想中存在一個(gè)普遍的誤區(qū)就是，檔案管理屬于一項(xiàng)十分簡(jiǎn)單及機(jī)械化的任務(wù)，所有人都能夠勝任。很多醫(yī)院也堅(jiān)持這一不科學(xué)的觀念，造成很多檔案管理者并不是專門的人才，其缺少專業(yè)的理論，對(duì)很多問題均是一知半解，該種現(xiàn)象對(duì)于醫(yī)院文檔管理產(chǎn)生了較大的阻礙。[2]同時(shí)，因?yàn)闆]有準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院文檔管理的關(guān)鍵性，很多檔案管理者的責(zé)任觀念薄弱，服務(wù)態(tài)度不好，如此就會(huì)導(dǎo)致在具體操作中沒有妥善解決交接任務(wù)，沒有根據(jù)要求進(jìn)行核實(shí)等情況，導(dǎo)致檔案管理過程頻繁產(chǎn)生紕漏。

2.4 硬件設(shè)備陳舊

很多醫(yī)院至今依舊采用以往的手段來開展文檔管理業(yè)務(wù)，沒有引入先進(jìn)的設(shè)施，這導(dǎo)致檔案管理的效率大幅度降低。許多醫(yī)院內(nèi)文檔管理的模式仍然是錄入電腦中該種陳舊的模式，無論是在檔案錄入或者在查詢環(huán)節(jié)均需要消耗大量的時(shí)間及人力且效果還不佳。[3]另外，在很多地方醫(yī)院的文檔管理工作中，甚至還沒有建立專業(yè)的辦公室，由此發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院管理過程對(duì)檔案管理工作是十分忽略的。

2.5 檔案采集與規(guī)章不標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院辦公室文檔包含每個(gè)臨床科室、后勤組織和與外界單位簽訂的文檔。由于缺少足夠的檔案管理人才，臨床每個(gè)科室的檔案無法及時(shí)采集，或是各科室的文檔的記錄環(huán)節(jié)存在各種各樣的問題，這些均極大影響到文檔的質(zhì)量。

3 醫(yī)院辦公室文檔管理策略

3.1 制定完善的制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

在醫(yī)院的常規(guī)經(jīng)營(yíng)中，需要醫(yī)院及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔管理的科室引起重視。如此，首先就要加大資金投入，這樣方可更好展開規(guī)劃，建立健全檔案管理形式；其次，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合國(guó)家發(fā)布的規(guī)章機(jī)制，對(duì)于醫(yī)院的基本特征實(shí)現(xiàn)細(xì)化與重構(gòu)，優(yōu)化醫(yī)院文檔管理規(guī)章機(jī)制，使之內(nèi)容系統(tǒng)化、體制化、標(biāo)準(zhǔn)化；最后，要為文檔管理的職位分配專門的人才，改變醫(yī)院模式，把原來的分散管理改變成集中管理，如此能夠提升檔案管理工作的效率，促進(jìn)資源整合。盡量把文檔管理改變成一個(gè)完全獨(dú)立、標(biāo)準(zhǔn)、完整的體系。

3.2 提升文檔管理者的綜合素質(zhì)

在文檔管理過程中，需定期對(duì)文檔管理者加強(qiáng)培訓(xùn)，使工作人員的理論知識(shí)得到更新，提升其專業(yè)技能。另外，要鼓勵(lì)文檔管理者到外面參加實(shí)踐培訓(xùn)，和他人進(jìn)行互動(dòng)交流。文檔管理者提高自身理論及能力的時(shí)候，要把文檔數(shù)字化管理的學(xué)習(xí)當(dāng)作重點(diǎn)，擴(kuò)展視野，提高業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)水平，使得醫(yī)院內(nèi)文檔管理活動(dòng)能在市場(chǎng)上占據(jù)領(lǐng)先地位。[4]此外，還應(yīng)當(dāng)提高文檔管理職責(zé)的軟素質(zhì)，即職業(yè)道德及責(zé)任心，由于存在無法規(guī)避的現(xiàn)實(shí)因素，管理者的工作常常被忽略，再加之檔案管理的功能是為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、傳輸信息，未直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)財(cái)富，所以文檔管理者會(huì)默默承受這些壓力，用自己高尚的職業(yè)素養(yǎng)及責(zé)任感來為該項(xiàng)工作創(chuàng)造效益。

3.3 注重?cái)?shù)字化管理

數(shù)字化的檔案管理屬于社會(huì)發(fā)展的潮流及趨勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)投入足夠的資金以配置相關(guān)的軟件及硬件設(shè)施，即是做好文檔管理活動(dòng)的基礎(chǔ)條件。首先，應(yīng)當(dāng)在辦公室內(nèi)配置現(xiàn)代化辦公設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)、電腦、打印機(jī)等，用網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字系統(tǒng)創(chuàng)建醫(yī)院文檔管理平臺(tái)。另外，還要提高文檔管理的穩(wěn)定性，避免產(chǎn)生病毒侵襲、數(shù)據(jù)丟失和盜竊等問題。[5]在數(shù)據(jù)共享上，需注意對(duì)應(yīng)用者設(shè)置一定的權(quán)限，確保文檔資料的安全性。同時(shí)，還要注意科學(xué)對(duì)待文檔管理工作的數(shù)字化，數(shù)字化不是根本的目的，其是支持檔案管理活動(dòng)開展的有效途徑，并不是指在文檔管理過程所遇到的全部的問題都可以用數(shù)字化手段處理，其是促使檔案采集、傳遞、處理等環(huán)節(jié)更為方便，滿足群眾要求的技術(shù)，無法完全依賴于數(shù)字化手段。

4 結(jié) 論

綜上所述，檔案管理屬于一項(xiàng)和現(xiàn)實(shí)息息相關(guān)的任務(wù)，即可以使人們以史為鑒，防患于未然，計(jì)劃未來。醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理要引起重視，這是促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)建設(shè)必不可少的工作。醫(yī)院要對(duì)檔案管理加強(qiáng)研究，掌握企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，用科學(xué)的技術(shù)方式及現(xiàn)代化手段，對(duì)文檔管理加以建設(shè)與發(fā)展，使之能夠發(fā)揮出宣傳教育，提高醫(yī)院在患者心中的信賴度、提高知名度、為醫(yī)療界的科研及學(xué)術(shù)探究帶來依據(jù)，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理的作用。

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