公文格式易出現問題解析

摘要：為了使公文寫作和處理工作更加科學，以保證公文具有高質量，公文運行高效率，《黨政機關公文處理工作條例》出臺的同時，《黨政機關公文格式》正式實施。《格式》對組成公文格式的18個要素做了明確規定，但在實際寫作中很多機關單位還是出現一些問題，現梳理出幾大類，進行解讀分析，避免其他單位出現類似問題。

關鍵詞：公文格式；問題解析

2012年中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），從2012年7月1日起執行，該《條例》對公文種類、公文格式、行文規則、公文擬制和公文辦理等方面做出了明確的規定。同年6月《黨政機關公文格式》（以下簡稱《格式》）正式實施，《格式》對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規定，這樣就確保了公文的表現形式的統一性和規范化。

公文強調格式的統一和規范，主要是為了使公文寫作和處理工作更加科學，以保證公文具有高質量，公文運行高效率。《條例》中明確規定：“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成”。

在實際寫作過程中，對于公文格式的18個組成要素，很多機關尤其是基層單位，經常出現各種各樣的問題，簡單梳理一些共性問題：

一、發文字號不規范

公文版頭包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人6個要素，在這6個要素中，出現問題最多的是發文字號。發文字號由發文機關代字、年份和發文順序號組成，比如：××市人民政府辦公廳關于做好××××工作的通知，發文字號的正確寫法是市政辦發（發文機關代字）﹝××﹞（年份）××號（發文順序號）。常見的錯誤主要表現在：一是年份書寫不規范。把2017年寫成17，不夠完整準確；二是年份外面使用[××]中括號、（××）小括號等。不夠規范，正確的寫法是使用﹝××﹞六角括號；三是發文順序號寫作不規范。把3號寫成003號或者第3號。

二、文種使用不規范

在文種選擇和使用方面，出現的問題比較多。一是生造文種。按照《黨政機關公文處理工作條例》的規定，法定運行的文種包括：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要這15種。也就是說選擇發文的文種時，不能在這15種之外，但是在實際寫作中，一些機關單位使用了計劃、總結、領導講話、工作方案等非法定文種，由于這些文種無法按照正常的流程獨立運行，很難正常進行公文運轉，工作的效率受到嚴重影響。比如：××市人民政府關于××年××工作的實施方案，這種寫法顯然是不規范的，因為實施方案不是法定文種，不能獨立運行，應該修改為：××市人民政府關于印發××年××工作的實施方案的通知。

二是疊用文種。《條例》中規范的15個文種，每一個的適用范圍和作用效力都是不盡相同的，在實際寫作時要依據發文的目的和意圖，認真的選擇最為貼切的文種，不能把兩個不同作用的文種疊加在一起使用。比如關于××××的請示函、關于××××的通知的通知等。錯誤頻率最高的是關于××××的請示報告，請示和報告都是上行文，上級接到此文以后無法確定到底是請示的事項還是報告的事項，不能正確處理。因為，二者的行文目的和回復形式是不同的，《條例》中明確請示的適用范圍是向上級機關請求指示和批準。所以請示通常是請求上級批準、解決和指示，需要上級以批復的形式給予明確的答復，一個請示必須用一個批復回復；《條例》中明確報告的適用范圍是向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。報告屬于請閱件，上級通常會以閱存的方式處理。

三、標題寫作不規范

標題是公文內容的提煉概括，是用最簡練的語言概括出公文核心的內容，讓收文者通過閱讀標題，清楚文件的基本內容。完整的公文標題包括發文機關、事由和文種三個部分。比如：××市××局關于做好××××工作的通知，其中××市××局是發文機關，關于做好××××工作是事由，通知是文種。在實際寫作中容易出現的問題是標題要素不完整，有的機關單位發文只寫事由和文種，有的只寫文種，隨意的省略發文機關和事由，這樣的寫法不利于收文者掌握公文基本的內容，影響工作效率。

四、正文寫作不規范

公文的主體部分最核心的要素是正文，正文寫作是寫作者對于公文主題的把握、框架的搭建、材料的分析以及語言運用的綜合體現。正文里涵蓋的要點是方方面面的。一是引文。正文寫作經常需要引用上級或相關的文件作為依據，比如在一份批復的開頭部分這樣寫道：“××府發﹝××﹞××號《關于××的請示》收悉”，這種寫法不規范，應該修改為：“《××縣人民政府關于××的請示》（×政發﹝××﹞××號）收悉”。引文的正確寫法是先引文件名，再引文號。

二是結構層次序號。公文正文內容比較復雜時，需要劃分結構層次，《格式》中明確指出：公文正文結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。實際寫作過程中，最常出現的是錯誤寫法是“（一）、”或“1、”。

三是附件說明。《格式》中明確指出：“附件在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊”。實際寫作過程中，最常出現的是錯誤寫法是附件后加標點符號。

作者簡介：李彬（1980.2），女，遼寧沈陽人，遼寧行政學院，公共管理教研部，副教授，研究方向：公文寫作。