關于新時期人事檔案管理信息化建設探析

劉江紅

摘要：隨著我國經濟的快速發展，人們的生活方式和工作方式有了很大的轉變，相應的一些工作理念也有了變化，越來越多的企業經營者開始重視管理有關的工作。只有做好管理工作，才能對員工的行為、意識等加以規范，使得工作效率能夠得到提升，進而提高企業的經濟效益與社會效益。而人事檔案管理也是管理工作中的一種，主要是對人事檔案資料進行管理，而在新時期背景下，對于人事檔案管理的要求也有了提高，加強檔案管理的信息化建設才是根本的任務，這樣才能更好的促進企業的發展。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；對策

一、新時期人事檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的人事檔案管理制度。

對于多數企事業單位來說，其人事檔案管理基本由其相應的檔案管理部門負責，雖然一些單位也針對其人事檔案管理制定了相關的規章制度，卻沒有明確人事檔案管理的方案和手段，造成人事檔案管理比較混亂。并且，因很多單位尚未有一個切合實際、具體化的人事檔案管理制度，再加上職能部門對于單位人事檔案管理需要收集的范圍不規范，許多本應該納入人事檔案管理的信息和資料不能得到完整的保存，導致相關檔案變動時，工作移交不清導致檔案資源流失。同時，檔案目錄標準不統一，各部門根據自己的理解和使用習慣整理檔案，導致單位人事檔案最終方案目錄不清，給查找帶來了一定的難度。

2.相關制度落實不到位。

隨著我國家對于是企業單位的改革不斷深入，面對新的環境和形勢，企業或者事業單位應具備較為完善的機構，并在經營管理的過程中，不斷完善各項規章制度以及考核目標等。但這些要求在實際的執行過程中，并沒有達到理想的效果。各項設置在達到相關標準及要求后卻沒能執行到位，落到實處，有的因執行力度不夠，在實際的企事業經營活動中沒能發揮人事檔案管理工作的實際作用。其實，人事檔案管理工作需要企事業各個職能部門的相互溝通，因各個職能部門除了要處理很多經營或者生產活動外，還要處理很多公共服務工作，這也間接給企事業單位的人事檔案管理信息化建設帶來了較大的挑戰。

3.缺乏信息化建設管理意識以及相關人才。

在新時期的背景下，大多企業人事檔案管理工作中還存在著很多的問題，除了以上兩點外，在信息化管理意識以及人才方面也有所欠缺。信息化的管理意識是必須具備的，這在任何工作中都應該加以注意，因為這是時代發展的要求，新時期下的必然要求，只有提高人事檔案信息化管理的意識，才能不斷的提高管理水平，使得人才能夠合理的進行任用，從而有助于增加企業的實力，使得企業能夠獲得長遠的發展。但是在實際的檔案管理工作中，工作人員在信息化管理意識方面還有些不足，不能轉變傳統的觀念，在管理方式等方面都存在落后現象。其次，實際上，信息化建設相關的人才也有所欠缺，即使有了相應的配套設施也不會操作和有效利用，缺乏一定的知識儲備和技能訓練，這就使得人事檔案信息化的管理工作難以有效的進行。

二、加強人事檔案管理信息化建設的基本途徑

1.提高管理人員的意識，做好相關的培訓工作。

若要切實做好人事檔案信息化建設工作，就必須提高對人事檔案管理的意識。企事業單位可以通過相關手段來增強人事檔案管理員的管理意識。首先，企業應加大宣傳力度，提高職工對于人事檔案管理重要性的認識，以積極配合相關部門對資料的收集和整理。其次，從制度層面上來說，要保證企事業單位人事檔案信息化建設的順利進行，根據國家相關政策及法律法規來進行建設，這也是保障信息資源安全與企事業單位職工基本權益的基礎。必須依據企事業人事檔案管理工作的實際情況出發，建立相應的管理機制，并不斷從制度上來改進和促進人事檔案管理的規范性與科學性。

2.加強基礎建設，為信息化建設打下基礎。

近幾年來，很多企事業單位開始走上信息化人事檔案的建設進程中，為實現人事檔案信息化建設，首先就是要加強人事檔案信息化建設的基礎。一方面，要強化檔案庫房的檔案保存環境，為電子檔案的保存與信息化的設備提供環境基礎。針對新建的檔案庫房制定新的標準，加大其信息化的設備建設，針對已有的建房應著重其改造。對紙質檔案的庫房管理應保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環境。對于信息化的檔案，應加強對信息化設備運營要求的環境建設，對網絡中心機房、服務器、電子檔案庫房等基礎設施進行完善。包括一些基本的防靜電設施、防磁等基本設施，更要完善防信息泄露以及保密技術等。而對已建成的庫房和已有的紙質檔案，一定要分區進行保存，做好功能型結構的改造，并逐步完善相應設施。其次，對于檔案信息化建設來說，網絡環境是非常關鍵的條件，很多企事業單位在這一方面做得還不夠好，所以，我們必須采取一定的科學措施進行改善。

3.利用信息技術，實現自動化的人事檔案管理。

檔案管理工作發展至今，由單一的檔案管理方式發展為多類型的綜合檔案。隨著企事業單位的改革不斷深入，傳統的企事業單位人事檔案管理方式已經不能滿足每天極速增加的人事檔案數量。事實上，人事檔案管理向信息化、網絡化發展是未來的必然發展趨勢，也必然是實現人事檔案現代化的方向。所以，在實際的人事檔案信息化建設工作中，應將現代化信息技術充分運用起來，切實從計算機技術、網絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現檔案工作的現代化發展。同時，通過建立人事檔案管理機制和責任機制、以及信息化建設機制，從多個方面共同規范企業的人事檔案管理，促進信息化檔案管理的建設。除此之外，還應加大對企事業單位人事檔案管理的現代化信息技術的投入，以充分發揮人事檔案的實際作用。

三、結語

隨著時代的發展，科技也在不斷的進步，尤其在當今信息時代背景下，對于技術的要求也有所提高，各種信息化技術層出不窮，對于企業的發展產生了重要的影響。在新時期背景下，我國的人事檔案管理工作同樣也需要有信息化技術的支持，這樣才有利于加強檔案信息化的管理。除此之外，工作人員還應該不斷提高自身的檔案管理意識，并且還要熟練的使用信息化技術，能夠合理的進行利用，發揮先進技術的作用，實現高效的管理。這樣才能真正做到與時俱進，推動人事檔案信息化的建設與發展。

參考文獻

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