以經濟效益為導向的企業檔案管理初探

張曉琴

摘 要：隨著全球經濟一體化進程的加快和經濟的持續增長，我國企業管理理念發生了深刻的變化，同時，也帶來了新的壓力和挑戰，對企業檔案管理工作產生了巨大的影響。市場經濟環境下，企業檔案管理體制、管理技術和管理環境等方面發生了深刻的變化，基于此，筆者通過分析檔案管理現狀和新的要求，并提出以經濟效益為導向的企業檔案管理模式，以期提升企業檔案管理水平，提高企業經濟效益。

關鍵詞：經濟 企業 檔案管理 服務 知識

隨著全球經濟一體化進程的加快和我國經濟的快速增長，我國企業管理理念發生了深刻的變化，在激烈的市場競爭中，企業不斷學習和借鑒先進的管理理念，實現企業經濟效益不斷提高，為我國經濟發展奠定了堅實的基礎。同時，隨著科學技術的發展和應用，企業檔案管理體制、管理技術和管理環境等方面都發生了深刻的變化，雖然企業管理者逐漸提高了對檔案管理工作的重視程度，也建立健全了檔案管理制度，但在日益激烈的競爭環境下，在挖掘企業檔案價值方面還存在著諸多的不足，檔案管理工作在落實過程中不但成本較高，而且管理效果不佳，企業檔案管理亟待進一步完善和優化。

一、新形勢下企業檔案管理工作的轉變

隨著經濟全球化的深入發展，創新成為國家和企業最重要的競爭力體現，為了謀取生存空間和獲得更好的發展，企業紛紛著眼于長遠發展，實施產業發展戰略規劃，越來越多的企業開始著眼于宏觀經濟和產業環境，并對企業內部管理進行科學的評估和研究，不僅對固定資產高度重視，而且對無形資產的重視程度不斷提高。作為企業重要的財富和資源，企業檔案是信息載體，以文字、數據、圖形和聲像等形式記載著企業的發展歷程，反映著企業在各階段生產、經營、管理和決策的過程，是企業管理與經營過程中積累的寶貴經驗，同時也是企業不斷探索和創新的基礎。

在新的經濟形勢下，檔案管理工作的轉變體現在以下幾個方面。

（一）檔案知識化管理助力企業發展

隨著市場經濟的發展，知識作為企業最為重要的生產要素，已經成為企業市場競爭力的重要體現。企業檔案知識化管理是一種全新的檔案管理模式。通過整合和挖掘檔案資源有價值的知識和經驗，能夠形成完善的、系統化的企業知識體系，并利用現代化檔案管理系統，實現對檔案知識的組織、吸收和綜合，能夠有效提升企業檔案資源的利用效率，從而增強企業的核心競爭力和創新能力，從而提高企業經濟效益，助力企業快速發展。

（二）檔案管理優化企業營銷策略

在激烈的市場競爭中，服務于企業營銷的檔案管理成為企業檔案管理的重要改革方向，這就要求檔案管理不應局限于傳統的檔案收集，而是應不斷擴大和完善檔案資源的收集范圍，調整和拓展企業檔案的接收范圍，將企業檔案管理的重點調整為與企業經營、管理相關的文檔法律法規和行業政策等，實現檔案資源整合與優化，從而為企業經營管理提供支持。例如，通過對企業營銷策略效益的分析、產品銷售周期和市場競爭情況等檔案資源進行分析，為企業經營策略的制定與調整提供依據，實現企業經營策略的優化。

（三）優化檔案管理有助于企業規避風險

市場形式瞬息萬變，如何有效規避、化解經營風險和管理危機，最大限度降低和控制不良因素對企業發展的威脅，甚至借助于危機創造新的發展機會，對于企業來說，以往的管理經驗都是常態化、健全的，而未來的發展是非常態化的，如何利用已有的經驗、信息去應對未知的挑戰，是擺在企業面前的重要課題。針對這一問題，需要企業充分利用檔案資源對市場發展形勢和變化進行分析，并建立和完善各類應急預案，從而提高企業應對危機的處置能力，降低企業在風險中受到的損失。

二、以經濟為導向的檔案管理模式探索與創新研究

綜合上述情況，市場經濟環境的變化對企業檔案管理提出了新的要求，伴隨著經濟全球化、信息化技術的發展，現代企業應著眼于企業長遠規劃，不斷提高對檔案管理工作的認識，實現從思想上、管理體制、管理范圍和管理方法上進行探索與創新，充分利用檔案資源為企業發展增添活力。

（一）加強對檔案知識化管理的認識

企業檔案不僅僅是企業管理經營的原始憑證，也是企業在發展過程中創造的無形資產，充分利用檔案資源能夠為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益，從而實現企業管理、經營、研發和技術創新，促進企業快速發展。因此，企業管理者和檔案歸口管理部門應當提高對檔案管理工作的認識，敏銳把握檔案知識化管理的發展趨勢，將檔案管理視為企業現代化管理的重要組成部分，切實轉變“重藏輕用”的檔案管理觀念，提高檔案管理工作主動性，由被動服務向主動服務轉變，借助于信息技術對檔案資源進行充分挖掘和利用，提高企業檔案管理工作服務水平和服務質量，從而實現檔案管理與企業管理、經營活動融合，以檔案管理服務于企業生產經營管理全過程，實現企業檔案管理由保管員向決策支持者的角色轉變。

（二）加快企業檔案管理體制改革

隨著企業規模和經營范圍的不斷擴大，傳統的集中式檔案管理模式已經不能適應現代企業發展的要求，因此，有必要落實企業檔案管理體制改革，大力推進企業檔案管理科學化、規范化和合理化，通過借鑒國際先進的檔案管理經驗，并結合企業實際情況，改變企業以往“一刀切”式的檔案管理模式，根據企業發展規模和項目實施要求，實施企業檔案分級管理，提高企業檔案利用效能。

（三）拓展企業檔案服務內容和范圍

相較于整個行業而言，企業檔案管理的范圍和內容相對匱乏，對企業決策和經營的作用有限，而市場行情瞬息萬變，如何充分挖掘行業信息資源，為企業決策和經營提供更加快捷、高效、價值更高的信息資源是企業檔案管理面臨的重要挑戰。為實現這一目標，一方面，企業檔案管理應當優先挖掘能夠為企業帶來經濟效益的信息，不斷拓展企業檔案的服務范圍，優化和完善檔案接收范圍，從而在企業內部實現資源共享，促進企業創新發展；另一方面，企業檔案管理者因著眼于行業發展形勢，除企業敏感信息外，積極構建行業內互通、資源共享的檔案管理新模式，促進企業與行業內、相關行業企業檔案信息的共享與交流，形成服務于行業發展檔案管理平臺，為企業發展提供更加全面、完善的決策支持，從而提高企業管理、經營水平，為企業帶來更高的經濟效益。

三、結束語

新形勢下，企業檔案管理部門應當立足于企業實際，著眼于企業長遠規劃，以為帶來企業經濟效益為導向，充分挖掘企業檔案價值，提高檔案管理部門服務能力，加快企業檔案管理體制改革，拓展檔案服務內容和范圍，構建完整的、系統化的企業檔案知識化服務體系，圍繞提高企業經濟效益，為企業發展獻計獻策，促進企業健康平穩發展。

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