檔案管理工作的重要性研究

孫一

摘要：檔案管理工作是一項重要的基礎工作，是開發管理工作的重要組成部分，是為社會服務的一項事業。近年來，開發檔案工作的重要性越發顯現，對檔案管理的要求不斷提高，認真及時做好檔案工作，提升檔案管理工作水平，使檔案更好的服務于各項工作就顯得尤為重要。本文分析了檔案管理工作重要的意義及檔案管理工作的重要作用，并提出加強檔案管理工作的有效對策。

關鍵詞：檔案管理；保密工作；法律

一、引言

檔案管理工作是一項比較機密和專業的社會管理工作，做好檔案的管理工作能更好的發現和解決社會工作中出現的問題。檔案管理工作包含了個人的基本信息，能夠讓企業更好的了解員工的信息，促進人力資源的合理分配和利用。檔案的真實記錄成為人們日后不斷觀察和研究的依據。社會的進步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學和與時俱進的管理方式進行檔案管理，才能實現檔案管理工作的價值。與此同時，檔案管理也是社會人力資源信息的一種系統化、具體化統計。因此，做好檔案管理工作就顯得至關重要。

二、檔案管理工作的重要意義

以事業單位為例，事業單位是否有業績或者是否有一定的管理水準的重要體現是檔案管理工作是否科學規范。一個事業單位在發展過程中會有很多優秀的成果，而檔案中將會記錄下這些成果，而要想了解單位的歷史經營業績就必須通過查詢檔案來實現。所以，單位的科學發展離不開檔案管理工作。將檔案管理和經營管理相結合，由此就制定了單位的資源配置，從而體現出單位在未來的發展情況，這對單位的經營和管理都具有非常重要的意義。

事業單位的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去工作的真實記錄和單位歷史發展情況的客觀反映，對單位的經營管理和領導決策具有重要的輔助作用。單位工作人員可以通過對檔案資料的分析，總結過去的工作，吸取前人的經驗教訓，并根據現階段事業單位的發展現狀制定科學合理的發展規劃和管理決策。可以為相關部門和人員提供信息資料的查找等服務，一旦事業單位涉及到司法訴訟等情況，就能夠很好的發揮檔案查詢功能的應有作用，確保不侵害事業單位的合法權益，進而實現可持續發展。

三、檔案管理工作的重要作用

（一）作為考察依據的作用

作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據。因此，檔案作為真實憑證而存在。

（二）作為參考的作用

檔案可以作為最可靠的參考材料，沒被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。另外，檔案的參考性和內容非常廣泛與豐富，任何地區或公司等都有自己的檔案管理工作室。因此，當所涉及的難題需要參考檔案的時候，只要到有關檔案工作室就能找到答案。從這一點，我們便知道檔案管理工作是十分重要的。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時還必須要做好檔案的保密工作，熱愛檔案管理工作。

四、加強檔案管理工作的有效對策

（一）強化組織領導

檔案管理是一項重要的基礎性工作，它能真實的反映出以往工作成敗，同時也是全面做好其它各項工作的前提條件。要做好檔案管理工作，必須要按照統一領導、統一管理的原則，建立起檔案管理制度，并由專人來統一管理。第一，要正確認識檔案在項目管理中的重要性，由此增強責任感，樹立認真負責的工作態度。在平時的工作中還要認真貫徹執行檔案管理辦法，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據，在實施項目的過程中還要明確項目各參與單位在檔案管理工作中的責任。第二，為了使檔案建立及建設工作能同步進行，管理部門應該按照文件資料歸檔的要求，檢查好資料的收集情況，把檔案管理作為管理工作的重點，不斷的增強檔案意識，提高對檔案工作的認識。在檔案工作中，針對不同地區、不同行業的檔案管理有所不同，但其作用與管理措施是一樣的。搞好檔案管理對順利開展相關工作具有重大的現實意義，應堅持抓好管理工作。

（二）加強檔案管理工作的保密與安全性

檔案管理工作是極其重要的，所以要保證檔案不被丟失、泄密。為此，應由專門的檔案管理人員進行管理，同時也要在安全工作上做好一切措施。例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價值和共享也是人們不斷關注的焦點，所以，我們應該采用多種形式，對檔案資源進行及時、準確、迅速的開發和利用。檔案管理人員不僅要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進行利用，在遇到問題時能夠及時解決，以此滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。

（三）轉變服務方式

隨著現代社會不斷發展，檔案資料需求量不斷增加，各類使用人數增多。檔案管理不能局限于檔案部門負責，必須轉變服務方式，從資料提供者向信息服務者轉變，依靠現代網絡技術，降低檔案人員壓力，避免資料歸置出現錯誤。同時，構建網絡咨詢平臺，協助用戶篩選，為用戶提供信息檢索、信息咨詢等服務，有效節省時間，消除空間限制，使檔案管理工作水平得以有效提升。

（四）提高檔案人員的綜合素質

開展檔案管理工作，要求檔案人員具備專業性檔案知識，提高檔案管理能力，掌握現代化專業技術，了解各種學科知識，為用戶提供更為準確、真實的檔案信息。所以，在檔案管理過程中，需要強化檔案人員培訓，提高檔案人員工作能力，使檔案工作得以提升。在進行檔案人員招聘時，要優先選拔具有檔案管理教育背景和工作經驗的檔案管理專業人才，提高檔案人員的綜合素質。在日常工作中要注重對檔案工作人員的教育培訓，除了檔案管理專業基礎知識之外，還要加強信息技術和計算機操作技能方面的培訓，利用科學的考核激勵機制鼓勵檔案管理人員不斷提高自身技能，只有這樣才能更好地適應新時期檔案管理工作要求。

五、結束語

綜上所述，檔案管理工作具有很高的社會價值，隨著我國的發展變化，檔案管理工作在新形勢和任務的條件下，不僅要學會和認識、理解檔案管理工作的中的重要性及作用，還要使檔案資源成為所需要的財富。為了提高其管理水平，我們必須要更新管理觀念、加強現代化建設、提升檔案人員管理能力、轉變服務方式，使檔案管理工作的意義和價值能夠最大的體現出來。

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