淺談企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)

許洋

【摘 要】隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展需求。在企業(yè)的人才開發(fā)管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對(duì)人力資源起到優(yōu)化的作用，而且能夠?qū)挝坏幕A(chǔ)管理起到促進(jìn)作用。本文主要對(duì)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了簡要分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化建設(shè)；資源共享；管理

一、人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義

（一）有利于提高檔案管理人員的工作效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于實(shí)體的管理，管理人員需要手工收集、整理、鑒別檔案材料。工作量大，效率低下，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化就可以實(shí)現(xiàn)，大大提高了檔案管理人員的工作效率，人事檔案的信息可以更好的得到利用，更快捷更準(zhǔn)確的為組織決策部門提供有效依據(jù)。

（二）有利于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

檔案管理信息化后，將管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，管理人員有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識(shí)，不斷提高檔案管理水平。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化資源共享

加快人事檔案的信息化建設(shè)，可以將檔案信息并入企業(yè)大數(shù)據(jù)總體格局中，通過檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源、員工自助服務(wù)平臺(tái)、SAP-HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成的共享。在干部選拔任用，調(diào)整配備和交流鍛煉等工作中，均可利用信息庫資源為組織人事部門提供決策參考，使其能夠更好的為企業(yè)發(fā)展提供良好的服務(wù)。

（四）有利于提升對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)管理

人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的基礎(chǔ)證據(jù)材料，工作中經(jīng)常需要查詢有關(guān)人員的信息，利用率較高。反復(fù)的拆裝，對(duì)檔案紙張的損害非常大。檔案管理信息化后，減少了對(duì)實(shí)體檔案的接觸，有利于提升對(duì)人事檔案實(shí)體的保護(hù)管理。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作重視度不夠，表現(xiàn)在人事檔案管理工作中，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識(shí)上存在一定誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作就是檔案保管的事務(wù)性工作，只要做到檔案不丟失，不泄密，檔案外調(diào)、查（借）閱就可以了。

（二）人事檔案管理整體水平不高

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、機(jī)密性、政治性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要由專人管理，單獨(dú)存放?；鶎訂挝唬ú块T）普遍存在檔案管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大、時(shí)間跨度長等實(shí)際問題。企業(yè)現(xiàn)有的人事檔案管理人員大多數(shù)是由組織人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業(yè)人員管理，且人員變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)水平不高，管理方法落后，對(duì)檔案管理工作投入不足，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。

（三）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)有待提高

管理人員業(yè)務(wù)不熟，大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。

（四）人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏完善管理

管理手段落后，在檔案管理手段上，由于沒有專業(yè)的人事檔案管理軟件，管理人員大多采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔，出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。查（借）閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式，自動(dòng)化程度不高。

（五）人事檔案材料不完整

人事檔案內(nèi)容短缺，材料內(nèi)容不完整：如職工履歷表、年度考核表、學(xué)歷學(xué)位、職稱、技能鑒定、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項(xiàng)目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真及時(shí)收集各部門、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料，導(dǎo)致收集檔案材料不全；有時(shí)只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)對(duì)材料鑒別歸檔；對(duì)檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核，造成內(nèi)容殘缺不全。

三、做好企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè)，要樹立思想決定行動(dòng)，要認(rèn)識(shí)到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言，一方面，只有進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)程度，才能進(jìn)一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度，有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門，發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)工作的順利開展；另一方面，還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，切實(shí)提高單位有關(guān)人員對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理。

（二）培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

以人為本，培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則，建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價(jià)值和功能。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化” [1]

通過實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)工程，最終實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“三化”。即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化，是為了改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對(duì)象的實(shí)體管理模式，實(shí)現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，應(yīng)以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù)，將其包含的信息錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，是指借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一媒介實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，為單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺(tái)。管理人員專業(yè)化，是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實(shí)現(xiàn)主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應(yīng)掌握最基本的管理知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會(huì)達(dá)到其目的。

（四）人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化 [2]

隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、人事制度改革和人員模式改變，對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理的管理模式提出了新要求。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門，應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合，形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，制定一系列管理制度。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。

四、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案信息化建設(shè)能夠動(dòng)態(tài)化的管理每個(gè)人的人事檔案信息，保證其時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的為組織人事部門的人才管理、資源配置提供信息和數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和精力來做，它對(duì)打造公司樹立百年老店、基業(yè)常青的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馬軍輝.淺談檔案的信息化管理[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2010（7）

[2]高譚.關(guān)于高校企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)工作的思考[J].科技信息（科學(xué)教研），2011，.29：471.