檔案管理工作中電子信息的開發利用分析

馮靜

【摘 要】隨著我國信息技術快速發展，在信息化發展背景下，電子檔案在檔案管理工作中占據著重要位置。社會發展新時期檔案管理部門需要轉變工作觀念，改變傳統的檔案管理模式，建立能夠適應檔案管理的計算機信息系統，確保檔案管理工作能夠適應信息時代發展要求，為社會經濟建設所服務。過去傳統的紙質文件逐步為電子化文件取代，需要通過信息技術強化檔案信息化管理，在做好電子檢索基礎上，強化電子文檔應用，在完成歸檔工作基礎上需要將紙質文件進行轉化，作為電子圖片形式進行存儲。

【關鍵詞】檔案管理；電子信息；開發利用

在計算機技術快速發展背景下，目前無紙化辦公與遠程協作方式的應用使得傳統書面傳遞信息的方式逐步被取代，進一步加快了信息的有效傳遞，對檔案管理工作效率的提升也具有重要促進作用。電子信息通過信息類別進行劃分管理，滿足保密性與完整性要求。本文主要對檔案管理工作中電子信息的開發利用進行分析，探究電子信息在當前檔案管理中需要注意的各項問題。

一、檔案電子信息特點概述

目前在開展檔案管理工作時，電子信息自身具有諸多明顯特征，比如傳播速度較快，信息具有較強的開放性，信息來源廣泛，種類較多等。在現階段檔案管理工作全面開展過程中，需要通過對電子信息基本特點進行分析來完善各項管理工作，這樣能夠確保電子信息得到有效開發應用。此外，在檔案管理工作中，電子信息真實性與穩定性需要進行驗證，在具體開發過程中需要提高關注，對各項管理工作內容進行適度調整，這樣能夠提升多項信息內容的真實性。

隨著現階段我國科學技術快速發展，在檔案管理工作中對電子信息資源合理開發與應用具有重要作用，是當前檔案管理工作探究的重點內容。目前需要對檔案信息資源合理開發，并且對電子信息特點進行分析，這樣能夠確保各項管理建設工作穩定開展。在社會發展新形勢下，需要保障檔案管理工作穩定開展，突出檔案信息價值。結合內外部環境的有效推動，對電子信息資源合理開發應用，是目前檔案管理工作需要探究的重點內容。

二、電子信息在檔案管理中的基本工作程序分析

在各類檔案資料中電子信息是重要來源，能夠定期通過對海量的網站信息進行檢索，對有用的信息進行整合，這是檔案工作的重要信息來源。對于非專業通道網絡中的電子信息，由于各項信息內容較為復雜，所以在收集與利用過程中需要對信息可靠性進行探究。在電子信息保存過程中，需要全面提升檔案資料的完整度，通過應用各項技術，提高資料完整性。但是在網絡環境下，計算機故障問題或是各類病毒會對計算機安全性構成較大的影響。有部分檔案資料自身具有較大實效性，如果超出了相應時間，會導致其保存價值降低，所以需要對沒有保存價值的資料進行刪選。但是這樣會導致管理人員工作量增加，所以目前需要建立完善的計算機對比系統，通過應用篩選程度對各類電子文檔進行處理。最后需要建立電子信息資料檢索與關聯索引，對電子信息進行有效分類，這樣能夠保障管理過程更加有序，不容易產生較多問題。在電子資料檢索與關聯索引建立過程中，需要結合用戶基本要求，對特定資料進行關聯，這樣能夠確保檢索系統應用價值有效提升[1]。

三、檔案管理工作中電子信息的開發利用措施探析

（一）提高檔案信息資料的安全性與完整性

目前各類檔案信息資料自身的真實性在具體驗證過程中具有較大難度，所以當前需要進一步完善安全保障工作。在目前計算機技術快速發展下，廣大群眾以及相關部門對電子信息保密性與安全性關注度更高，也是現階段檔案管理工作需要探究的重點內容。在現階段檔案電子信息有效開發過程中，需要對安全問題進行探究，做好各項安全管理工作，從安全密碼管理、安全權限設置等方面進行，對防火墻技術、安全備份技術、加密技術等進行研究，全面提升電子信息安全性。在各項電子信息錄入和管理中，有部分信息會發生泄漏，這樣會對信息整體性造成較大影響。針對此類問題，在電子信息管理中，需要根據管理基本現狀擬定規范化管理措施，對各項應對策略進行分類。通過科學規范的整理措施尋找遺漏信息，提高檔案資料完整度。在檔案信息開發應用過程中，對電子信息真實性進行探究至關重要。但是各類電子信息來源較為廣泛，有部分信息存在重復性、矛盾性，所以目前檔案管理人員需要逐步提升自身素質來完成檔案整理收集工作，對各項工作進行合理評價，能夠確保檔案信息真實性全面提升[2]。

（二）強化電子信息資源開發與利用水平

在檔案管理工作中，需要逐步提升電子信息資源開發利用水平，這也能對檔案管理工作有序開展進行全面衡量。目前在檔案信息資源獲取中，需要對電子資源基本特點進行分析，然后逐步拓寬信息資源收集渠道。對現有的信息資源收集方式進行完善，對資料合理控制。在檔案電子信息管理中，涉及的工作內容較多，各項工作管理環節相對復雜，所以需要結合管理工作研發完整的軟件體系才能確保各項工作穩定開展。在對軟件管理系統全面開發時，需要做好各項分析調查工作，對檔案管理主要程序進行分析，然后建立信息化管理平臺，設定相應的數據庫系統。通過對現有的管理服務渠道進行拓展，提升檔案管理服務質量。目前相關檔案管理人員需要逐步轉變傳統的工作服務理念，在具體工作中宣傳檔案信息資源管理的重要性與應用價值，從具體工作各個細節出發提升服務質量。檔案管理人員除了需要完善基本檔案信息之外，還需要向多個部門的檔案目錄管理輸送資源，確保其管理服務面能夠全面拓寬[3]。

（三）全面提升檔案管理業務能力

在目前檔案電子信息開發中，對各類軟件合理開發應用加上信息技術快速發展具有重要作用，能夠促進檔案電子信息開發應用。目前需要全面提升檔案管理人員自身素質，這樣才能確保檔案利用工作效果全面提升。檔案管理人員自身需要具備良好的職業素質，樹立責任意識，能夠確保日常檔案管理工作效率全面提升。檔案管理工作勞動強度較大，專業性較強，具有服務屬性，所以當前在檔案管理工作中，需要完善工作態度，確保各項工作能夠穩定進行。當前檔案管理人員在開展各項工作時，需要對電子檔案信息進行全面保護與分類管理。相關人員需要掌握計算機等設備的應用，能夠及時對電子信息資源合理分類與管理，通過檢索系統提升管理質量。相關管理部門需要定期對電子檔案管理人員進行知識與技能培訓，確保其自身專業技能能夠全面提升，適應信息時代發展的各項要求。

四、結語

總而言之，當前對檔案電子信息進行合理開發應用，能夠滿足檔案管理工作基本要求，提升檔案管理工作質量，全面突出檔案信息資源自身價值。在開展各項工作時，需要對多項電子信息有效開發應用，擬訂完善的發展措施，讓電子信息能夠成為應用價值較高的檔案資源。

【參考文獻】

[1]張艷丹.檔案管理工作中電子信息的開發利用[J].黑龍江科技信息，2017（17）：296.

[2] 張廣澤.檔案管理工作中電子信息的開發利用[J].計算機光盤軟件與應用，2012（6）：24-24，23.

[3]莫秋萍.檔案管理工作中電子信息的開發利用[J].辦公室業務，2017（8）：169，186.