檔案管理規范化 服務意識常態化

摘要：檔案是人類活動的歷史見證，是人類智慧的濃縮精華，是文化傳承的重要保障。檔案工作是一項基礎性和持續性的工作，各項事業的發展和延續都離不開檔案工作的管理。本文結合自身工作實踐經驗，簡析當前檔案工作現狀，探討檔案服務意識，并提出提高綜合檔案管理和增強檔案服務意識的建議。作為一名合格的檔案管理者，應該加強檔案管理工作，努力做到檔案管理規范化，檔案服務意識常態化。

關鍵詞：檔案；管理；服務意識

引 言

近年來，檔案工作的規范管理和檔案服務意識越來越受到社會公眾和媒體網絡的關注，新形勢在賦予我們新的使命和新的挑戰，同時也為我們創造了前所未有的機遇。如何做好檔案管理工作，拓寬管理渠道，運用到各行各業中去，是值得我們去研究和思考的課題。因此，我們需要轉變思想，開拓創新，把服務意識當做一項常態化的日常工作，提高檔案工作的服務意識，把檔案管理和服務工作做到規范化，現代化、科學化。

1. 檔案管理和服務工作存在的主要問題

1.1 檔案管理規章制度不夠完善

有些單位雖然制定了檔案工作的規章制度，但并不完善，主要表現在：①檔案制度內容不全。如檔案工作者崗位責任制，往往只明確了檔案工作者的任務和職責，卻缺少權限和考核制度，這樣的責任制形同“檔案工作者崗位職責”。②檔案管理制度按照其他單位現成制度依葫蘆畫瓢。制定檔案管理制度，參考相關管理制度本無可厚非，但有些單位為了省事，直接引用“拿來主義”，對其他單位的管理制度直接修改單位名稱，全盤照搬。這種管理制度，往往不符合單位實際，不便于檔案管理工作的開展。③檔案管理制度沒能及時更新。在檔案管理實際工作中，相關單位如果不及時對新問題做總結分析，完善檔案規章制度，對已有的規章制度一味的守舊，多年一貫制，制度便不能起到規范管理行為的作用，也將失去它本身存在的意義。

1.2檔案管理工作服務意識不強

檔案人員綜合素質的高低直接影響開展檔案業務工作的效率、水平和質量，是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定性因素，對檔案工作整體效能的發揮有著舉足輕重的作用。

然而，當前檔案管理工作者中普遍存在的問題有：（1）檔案管理工作者專業素質不高。當前許多檔案管理人員都缺乏專業化的檔案管理水平，檔案專業理論知識不足。（2）檔案管理工作者檔案服務意識不強。我國經濟飛速發展，相比之下，檔案管理工作的開展略顯緩慢，檔案工作者對檔案的責任意識不夠，服務意識更是沒能跟上發展的節奏，制約了檔案工作的發展。

2. 規范檔案管理工作和強化服務意識的舉措

2.1 加強檔案管理工作的主要做法

2.1.1建立健全檔案管理規章制度

為確保檔案工作的正常運轉并形成可持續發展的良性循環，檔案管理部門應當建立健全的檔案管理規章制度，如制定《綜合檔案室工作職責》、《檔案利用制度》、《庫房管理制度》、《各類文件歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》等一系列規章制度，從檔案的收集完善、整理歸檔、保管統計、借閱利用和安全保密等多環節建立健全完善的制度和措施，將制度的落實情況納入檔案工作管理者的崗位責任進行績效考核，使檔案工作行為得到進一步的規范，提高了檔案的社會價值。

2.1.2積極推進檔案管理隊伍建設

做好檔案管理工作，加強檔案業務學習，提高檔案管理工作者自身文化素質是保證工作質量的先決條件。檔案管理工作人員的業務素質水平直接影響檔案工作的質量，檔案管理人員應根據企事業單位實際情況，建立檔案管理人員考核機制，不斷充實檔案管理后備人才，為檔案工作人員提供新案例、新理念、新方法，從而提高檔案綜合管理技術水平。

2.1.3強化鞏固檔案基礎業務建設

一是把好收集歸檔關。明確檔案收集歸檔的范圍和責任，各負其責收集相關檔案，認真檢查和對照審查檔案案卷，對案卷中不規范的文件材料，進行整理、分類、組卷、編目和裝訂，及時補簽和搶救，保證案卷的質量，確保了檔案的系統、完整和規范。

二是把好檔案整理關。在檔案整理過程中，我們嚴格按照省、市檔案局的有關規定和本單位制訂的檔案管理制度要求，對各種門類和載體的檔案進行了科學分類。實現了綜合檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。

三是把好檔案保管關。始終堅持做好庫房溫濕度記錄，及時進行降溫和除濕操作，堅持做好庫房衛生，庫房裝具擺放整齊有序，庫房內無霉變、蟲咬和亂堆放雜物等現象，入庫檔案保管齊全完整，未出現丟失和損毀等現象。

2.1.4 加強檔案管理現代化建設

隨著現代信息技術的發展，以往的檔案管理手段顯得相對滯后。如何將檔案管理融入現代化科技之中，發揮科技優勢，更快、更便捷地搞好檔案服務，是我們面對的緊迫問題。我們以信息管理為突破，建立文檔一體化計算機管理，將各類文書的收發、登記、運轉、承辦、借閱以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理、提供利用相互銜接，形成了一個有序的整體，建立檔案數據庫，構建數字化檔案室，真正做到檔案管理信息現代化。

2.2增強檔案服務意識的主要做法

2.2.1拓展服務觀念和服務方式

檔案作為一種參考依托，具有深刻的時代意義，代表著每一階段下的經濟或社會水平，為當代對比研究提供依據。檔案的效益在于其獨特的參考模式能為更多的社會領域提供參考價值，為社會提供更大的推動效益。檔案工作的發展，要求我們在服務上改變觀念，變換方式，創造多元化服務和精深服務并重的整體價值，提高整體部門的服務水平，提供更有意義的服務價值。

2.2.2一切以用戶為出發點的理念

隨著社會的發展，檔案管理工作的發展面臨著市場的嚴峻考驗，我們必須從市場實際需求出發，制定檔案管理工作的服務目標和宗旨，針對市場需求制定工作計劃，為更廣大群體提供服務。隨著電子科技產品的日益普及，電子檔案的呼聲日益高漲，社會更需要的是能要利用計算機更快捷便利地尋找到目標檔案，這要求我們必須轉變觀念，提供高新科技下更適應時代發展的檔案管理模式，為用戶提供高質量高水平的電子檔案和服務效益。

2.2.3強化檔案管理主動服務意識

檔案管理工作人員掌握著該領域的知識資源，必須不斷提高思想意識才能以創造性的思維拓展更加優質高效的服務意識。檔案管理人員應當把主動服務作為自身的工作準則，積極主動的從檔案使用者的角度出發，為其創造便利的服務條件，主動提供檔案咨詢、答疑和查閱服務。檔案管理者的主動服務，使檔案管理工作轉化成社會共享資源，從而使檔案管理工作產生積極的社會效益。

3.結束語

檔案管理工作既是對歷史負責、為現實服務、替未來著想的重要事業，也是適應社會主義市場經濟形勢發展變化的一項重要的系統工程。作為檔案管理者，應當遵循檔案規章制度，做好檔案管理日常維護完善工作，在檔案管理過程中注重知識的積累和實踐的經驗總結，做到持之以恒、不怕艱辛，認真負責。在進行檔案管理的過程中，不斷強化檔案管理中服務意識的重要性，端正檔案工作的服務態度，為檔案工作的開展提供良好的發展環境，真正發揮檔案的服務利用價值。

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