淺析文秘與檔案管理的有效銜接

張天雄

【摘 要】 此片文章針對文秘工作如何能夠與檔案管理有效結合進行分析研究。

【關鍵詞】 文秘 檔案管理 存在問題 解決對策

在現在的辦公環境當中，文秘和辦公檔案的管理的關系是緊密的。文秘工作與檔案管理有著相輔相成的關系，高品質的文秘工作可以為檔案工作打好基礎，而高品質的檔案管理又可以帶動文秘工作快速規范的進行。目前最需要解決的問題就是怎么樣可以使文秘工作與檔案管理更合理規范的銜接與管理。

1 加強文秘工作與檔案管理兩者的關聯

想要將文秘工作與檔案管理二者的關系更加的緊密，需要稍微調整下目前的文件管理制度。辦公文件作為辦公的紐帶，不僅在文秘工作中有著非常重要的作用，更是檔案管理工作的核心資料。所有的檔案都是辦公文件組成的，可以說沒有辦公文件就沒有檔案，高品質的檔案管理系統包含的辦公文件也是應該有高品質的水準，它們的關系一定是成正比的。當前的辦公環境中文秘工作與檔案管理二者主要體現出了相互聯系、相互支援、相互滲透的關系，無形中二者形成了一個不可分割的體現。

1.1公文用紙選取及裝訂不規范。我們國家相關的法律部門對國家辦公機關的公文用紙有著明確的規定，通常選取的標準紙型為A4紙。在對其裝訂時需要訂書釘在左側一排整齊釘三枚。裝訂前檢查訂書釘的質量完好，不能用破損及生銹的訂書釘。如果文件的頁數比較多，需要注意文件是否漏頁缺頁，文件的后背同樣要保證平整，方便檔案管理人員的存放取用。可是在之前的辦公環境中發現，辦公人員沒有對辦公文件用紙起到重視，經常用到質量不合格的紙張，這些不合格的紙張文件使用一段時間會出現不同程度的變色、生蟲子、破損的情況，保存時間達不到需求，不能夠達到工作的強度要求，更難以保存較長時間。所以一定要對辦公文件用紙起到足夠的重視。

1.2沒有做好版記工作。版記工作是文件工作中一個重要的組成部分，它的品質決定了文件的品質，可是往往它有事實際工作中經常被忽略的一個，目前的辦公文件的版記經常缺失，不沒有完整將信息抄送就是沒有準備標記發送的部門，導致文件管理工作人員很難對文件進行明確的歸類，變相的增加了文檔管理部門的工作強度和難度。

1.3對文種及辦理程序要建立合理完善的制度。我們國家相關的管理部門正式出臺的辦公規范中明確指出了，目前一共有13種最主流的辦公種類。可是很多的國家公務機關的管理人員沒有完全按照這13個類別進行歸納分類。例如經常將通知和通告混淆，弄不清意見與決定的區別，把報告和請示歸成一類等等，這樣混亂的檔案分類，給文件管理的工作帶來了很大的難度，工作開展受到了很大影響。

1.4原稿的編號混亂與管理不當。公文處理中最重要的一個環節就是文件原稿的收集及歸納整理。通常來說，辦公的過程中有著很多的復雜的不同的規定，可是在現實歸類時經常發生原稿和修改稿丟失了。不少的辦公人員在文件存檔時直接將原件傳真，不在做復印等程序直接就歸檔保存，之后有需要復制留檔的時候很難快速找出將需要的資料進行復印。另外，我們國家相關的法律管理部門對公務機關抄寫公務材料用筆也做了要求，一定要用藍黑墨水或者碳素墨水筆進行簽寫，公文的編寫和領導簽字絕對不能用圓珠筆和鉛筆，時刻做到保證公務處理的規范性。

2 增強當代文秘工作及檔案管理工作科學銜接的手段

2.1“文檔一體化”。通常來說文檔一體化，就是將文檔作為基礎在有機的結合上當代辦公中的檔案管理和文秘工作，這樣不單可以保證檔案管理部門順利進行檔案管理工作，還可以監督他們更深入的對檔案進行分類管理，同樣也有效的保障了公務機關檔案。在開展了文檔一體化辦公的形勢下，公務機關文檔管理的壓力得到了減輕，相關管理人員的工作積極性更高，工作效率提升，促進了文檔管理力度的提升。科學合理的文檔管理模式是提高文秘工作品質的關鍵點。文檔一體化的工作模式對文秘工作人員也提出來新的高要求，除了要有良好的綜合素質水平，還有需要有強烈的檔案管理認識，能夠自覺的在平時的工作中執行辦公室的檔案管理規定，對任何文件中的任意一個小失誤都不能放過，保證高質量的工作效率。

2.2整個流程管理體系要完善。任何一個單位想要全過程管理體現建立起質量管理意識都需在所有的工作人員中進行，不論工作人員擔任的是哪個職位，在哪個類型工作，都需要對秘書工作中質量的重要性起到足夠的重視。這樣的認識是實現全過程管理最基礎的根本。國家法律機關還需要給基層人員工作制定嚴格的質量管理規范。相關部門特意為公文處理出臺了相關的法律條文，在國家公務部門對基本公務進行處理時要嚴格參考這些法律法規，在全過程管理中時刻對比規定標準操作。所有的工作人員需要對這些法律法規熟悉后才能開展工作，一旦有問題出現可以及時發現自行處理。另外，還需要配備一個業務能力和執行都能都比較強的員工隊伍。一個單位的員工需要有相應的組織能力和協調能力，在遇到不同情況的問題時可以根據自己的掌握的技能、知識、經驗來靈活的處理問題，能夠保證文秘工作的有效開展。

2.3立卷工作要及時規范。我們國家2017年新出版的《檔案法》對公文的辦理做了明確，辦理完成的公文要交給相關的管理部門在進行整理和分類的工作，整個步驟將是保障文件管理工作合理規范的重要過程。在文秘工作和文件分類歸檔完成后就是開始檔案管理工作的時候。這個點就是文秘工作與文檔管理的環節，是影響文檔管理品質的重要因素。所有單位會有有一定數量的文件產生，工作完成后文秘工作應該對這些材料進行統一手機，對不同的文件進行整理分類保存，將所有的材料對號入座的放置到對應的位置。這些工作是公務機關每天需要做的一部分，處理要及時不堆積，保證高效嚴格的執行。

結束語

秘書要不斷的提高自己的能力，提高處理事情的效率，積累大量的經驗，有效的與檔案管理的實際工作結合。隨著自動化辦公的趨勢越來越明顯，文檔一體化的要求越來越高，給目前文秘工作帶來了新的挑戰。

【參考文獻】

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