淺談會計檔案信息化管理問題與對策

【摘 要】 近年來，隨著信息時代大刀闊斧的走進我們的生活，我國已然融入信息時代并發揮能量，故而涉及國家眾多領域的會計檔案，與信息化有機的結合起來，必然會成為國家大事件發展和穩定的重要后盾。會計檔案信息化管理是會計檔案與信息技術的結合，是信息社會對會計檔案管理提出的一個新要求，是會計檔案順應信息化浪潮所做出的必要舉措。本文主要對我國會計檔案信息化管理問題進行研究，并在此基礎上提出對策。

【關鍵詞】 電子會計檔案 檔案管理信息化 會計信息化

隨著會計電算化技術的廣泛應用，會計檔案作為重要的經濟檔案，其產生方式與保管方式也隨之發生了根本性變化，新興的電子憑證和數字檔案逐漸有取代原來的與手工記賬有關的紙質憑證和會計檔案的趨勢，而且在很多地方已經實現了由順應時代的信息化檔案來取代傳統意義上的會計檔案。但是，近年來，在規范市場的過程中也發現了不少關于會計檔案管理不善的問題，使原本就不夠完善的會計檔案管理體系有更多問題浮出水面。如何合理改善會計檔案信息資源的開發和利用程度，以提高企業管理水平和經濟服務價值，是本文關注的焦點。

一.會計檔案信息化管理的優勢

隨著科技的發展，信息化管理技術已日趨成熟，會計檔案信息化管理也逐漸展現出其獨有的優勢。

1.電子檔案的存檔空間具有巨大優勢。相比紙質的會計檔案，電子檔案采用微縮膠卷、硬盤、光盤、磁帶等電磁介質的方式進行存儲，這些現代化的存儲介質，相比于紙質檔案占用的物理空間極大壓縮，減少了會計檔案保管場地的占用，而且還能夠避免紙質會計檔案出現發黃、霉變、破損等問題。

2.有利于降低檔案管理成本，提高檔案利用率。大量的紙質會計檔案的管理，要付出相當的人力物力。而大部分的檔案從誕生那天起，一直到達保管期限銷毀的整個過程，可能都不會被調閱。但是隨著檔案電子化技術的日趨成熟，檔案電子化的相關成本已大幅降低。近年來存儲技術突飛猛進，存儲介質的成本大幅度降低，具備了大面積普及的可能性。

二.會計檔案信息化管理活動中存在的問題

1.領導層重視程度不夠。領導層對會計檔案信息化管理認識有誤區，未能深層次的加以利用：從國內研究的現狀分析，會計檔案大多作為檔案學的一個分支，單位大多從檔案理論與實踐等角度去闡述會計檔案的收集、歸納、編制和保管等管理環節，卻往往忽略了其為科技信息資源的本質，因此缺乏了從會計管理和信息資源管理等角度的審視。另一方面，很多單位領導層對會計檔案信息化管理工作的重要性認識不夠深刻，很多單位以為出具財務報告和做出財務決策才是最重要的。而原始憑證和相關文件資料的匯總、整理、分析、歸檔和保管等工作則被視為無所謂的事情，這直接導致財務人員的會計核算水平提高，而對會計檔案信息化管理的知識，尤其是對會計檔案信息化、規范化管理沒有興趣，這嚴重導致了會計核算和會計檔案信息化管理的脫節。

2.會計檔案信息化管理子系統運行不暢。第一，一般單位的領導和財務負責人，在日常工作中都非常中是資金的管理和運行，卻對會計檔案這一塊缺乏足夠的重視，甚至沒有按單位實際情況設計一套有關會計檔案立卷、歸檔、使用、保管及銷毀的科學、有效的內部控制制度，直接導致會計檔案工作無章可循。第二，會計檔案管理人員很少參加過會計檔案現代化知識及軟件技術運用培訓，在操作上達不到信息化管理的要求。另外檔案管理人員人手不夠，有兼職或是年齡偏大，缺乏新生力量。如果會計檔案管理人員身兼數職，會導致會計檔案的可靠性和安全性不保。比如出納就不可兼任會計檔案管理。

3.政府監管不力。由于一部分領導干部已升遷或者平調，不僅領導干部本人不重視，而且被審計單位處于消極應付狀態，尤其是對已升遷的領導干部，被審計單位的人員不愿意提供真實情況，文過飾非，并粉飾其成績。

三.關于會計檔案信息化管理問題的建議

1.加大單位內部領導重視程度

要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理。不具備設立檔案管理部門的應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度要做好財務檔案管理工作領導層的改變決定了企業整體的前進方向，是企業整體改變的基礎。只有做出了上述努力，才能順理成章的著手其他方面的革新。

2.完善會計檔案管理子系統。檔案工作規范化、標準化是實現檔案信息化管理的重要中間環節，在搞好軟硬件建設的同時，做好文書處理和及時歸檔則是實現會計檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作，所以，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化的指導思想。由于單位每天都會有新的變動，所以單位的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根據單位的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設備，引用先進的設備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設奠定基礎。

3.加大政府監管力度。建立審計評價體系，促進審計評價的科學化。審計評價是經濟責任審計的核心，這就要求審計評價具有規范性和指標的統一性應按行業制訂不同的經濟責任評價標準，可利用財政績效評價標準的有關指標進行考核，從而實行定量與定性指標的結合。在一個地方，審計部門應明確經濟責任評價的內容和標準。如對鄉鎮和部門經濟責任審計中統一評價的主要內容，考核的主要經濟指標等，確保評價內容的一致性，提高利用率。

四.結論

信息技術的廣泛應用，新型的電子文件和檔案產生，各個單位或部門普遍出現紙質檔案與電子檔案共存的局面。紙質檔案信息與載體相互依存、內容原始真實、憑證性強；而電子檔案信息存儲豐富、可以通過網絡技術脫離原載體進行傳播。由于二者的不同特點，必須采用不同的管理方式。紙質檔案的接收、整理、管理均通過長期實踐，已經建立了一套完整的管理體系。而針對電子檔案的特殊性，應分別做好會計檔案的輸出與收集、管理與保存、利用等方面的工作。

會計檔案作為重要紀實資料，其作用不言而喻，然而山高路遠，革命總在路上。為更好的發揮會計檔案的作用，以便其更好的服務大眾。

作者簡介：姓名：林杰卓（1992.05-）性別：女，學歷：碩士，單位：云南師范大學，單位郵編：650092，研究方向：財務會計理論與實務。