淺談會計檔案信息化管理問題與對策

【摘 要】 近年來，隨著信息時代大刀闊斧的走進(jìn)我們的生活，我國已然融入信息時代并發(fā)揮能量，故而涉及國家眾多領(lǐng)域的會計檔案，與信息化有機(jī)的結(jié)合起來，必然會成為國家大事件發(fā)展和穩(wěn)定的重要后盾。會計檔案信息化管理是會計檔案與信息技術(shù)的結(jié)合，是信息社會對會計檔案管理提出的一個新要求，是會計檔案順應(yīng)信息化浪潮所做出的必要舉措。本文主要對我國會計檔案信息化管理問題進(jìn)行研究，并在此基礎(chǔ)上提出對策。

【關(guān)鍵詞】 電子會計檔案 檔案管理信息化 會計信息化

隨著會計電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案作為重要的經(jīng)濟(jì)檔案，其產(chǎn)生方式與保管方式也隨之發(fā)生了根本性變化，新興的電子憑證和數(shù)字檔案逐漸有取代原來的與手工記賬有關(guān)的紙質(zhì)憑證和會計檔案的趨勢，而且在很多地方已經(jīng)實現(xiàn)了由順應(yīng)時代的信息化檔案來取代傳統(tǒng)意義上的會計檔案。但是，近年來，在規(guī)范市場的過程中也發(fā)現(xiàn)了不少關(guān)于會計檔案管理不善的問題，使原本就不夠完善的會計檔案管理體系有更多問題浮出水面。如何合理改善會計檔案信息資源的開發(fā)和利用程度，以提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)服務(wù)價值，是本文關(guān)注的焦點。

一.會計檔案信息化管理的優(yōu)勢

隨著科技的發(fā)展，信息化管理技術(shù)已日趨成熟，會計檔案信息化管理也逐漸展現(xiàn)出其獨有的優(yōu)勢。

1.電子檔案的存檔空間具有巨大優(yōu)勢。相比紙質(zhì)的會計檔案，電子檔案采用微縮膠卷、硬盤、光盤、磁帶等電磁介質(zhì)的方式進(jìn)行存儲，這些現(xiàn)代化的存儲介質(zhì)，相比于紙質(zhì)檔案占用的物理空間極大壓縮，減少了會計檔案保管場地的占用，而且還能夠避免紙質(zhì)會計檔案出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損等問題。

2.有利于降低檔案管理成本，提高檔案利用率。大量的紙質(zhì)會計檔案的管理，要付出相當(dāng)?shù)娜肆ξ锪Α６蟛糠值臋n案從誕生那天起，一直到達(dá)保管期限銷毀的整個過程，可能都不會被調(diào)閱。但是隨著檔案電子化技術(shù)的日趨成熟，檔案電子化的相關(guān)成本已大幅降低。近年來存儲技術(shù)突飛猛進(jìn)，存儲介質(zhì)的成本大幅度降低，具備了大面積普及的可能性。

二.會計檔案信息化管理活動中存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)層重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)層對會計檔案信息化管理認(rèn)識有誤區(qū)，未能深層次的加以利用：從國內(nèi)研究的現(xiàn)狀分析，會計檔案大多作為檔案學(xué)的一個分支，單位大多從檔案理論與實踐等角度去闡述會計檔案的收集、歸納、編制和保管等管理環(huán)節(jié)，卻往往忽略了其為科技信息資源的本質(zhì)，因此缺乏了從會計管理和信息資源管理等角度的審視。另一方面，很多單位領(lǐng)導(dǎo)層對會計檔案信息化管理工作的重要性認(rèn)識不夠深刻，很多單位以為出具財務(wù)報告和做出財務(wù)決策才是最重要的。而原始憑證和相關(guān)文件資料的匯總、整理、分析、歸檔和保管等工作則被視為無所謂的事情，這直接導(dǎo)致財務(wù)人員的會計核算水平提高，而對會計檔案信息化管理的知識，尤其是對會計檔案信息化、規(guī)范化管理沒有興趣，這嚴(yán)重導(dǎo)致了會計核算和會計檔案信息化管理的脫節(jié)。

2.會計檔案信息化管理子系統(tǒng)運(yùn)行不暢。第一，一般單位的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)負(fù)責(zé)人，在日常工作中都非常中是資金的管理和運(yùn)行，卻對會計檔案這一塊缺乏足夠的重視，甚至沒有按單位實際情況設(shè)計一套有關(guān)會計檔案立卷、歸檔、使用、保管及銷毀的科學(xué)、有效的內(nèi)部控制制度，直接導(dǎo)致會計檔案工作無章可循。第二，會計檔案管理人員很少參加過會計檔案現(xiàn)代化知識及軟件技術(shù)運(yùn)用培訓(xùn)，在操作上達(dá)不到信息化管理的要求。另外檔案管理人員人手不夠，有兼職或是年齡偏大，缺乏新生力量。如果會計檔案管理人員身兼數(shù)職，會導(dǎo)致會計檔案的可靠性和安全性不保。比如出納就不可兼任會計檔案管理。

3.政府監(jiān)管不力。由于一部分領(lǐng)導(dǎo)干部已升遷或者平調(diào)，不僅領(lǐng)導(dǎo)干部本人不重視，而且被審計單位處于消極應(yīng)付狀態(tài)，尤其是對已升遷的領(lǐng)導(dǎo)干部，被審計單位的人員不愿意提供真實情況，文過飾非，并粉飾其成績。

三.關(guān)于會計檔案信息化管理問題的建議

1.加大單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)重視程度

要提高對加強(qiáng)會計檔案管理的重要性的認(rèn)識，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理。不具備設(shè)立檔案管理部門的應(yīng)在會計機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度要做好財務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)層的改變決定了企業(yè)整體的前進(jìn)方向，是企業(yè)整體改變的基礎(chǔ)。只有做出了上述努力，才能順理成章的著手其他方面的革新。

2.完善會計檔案管理子系統(tǒng)。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好軟硬件建設(shè)的同時，做好文書處理和及時歸檔則是實現(xiàn)會計檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作，所以，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)思想。由于單位每天都會有新的變動，所以單位的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根據(jù)單位的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設(shè)備，引用先進(jìn)的設(shè)備來管理檔案，為進(jìn)一步完善檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.加大政府監(jiān)管力度。建立審計評價體系，促進(jìn)審計評價的科學(xué)化。審計評價是經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計的核心，這就要求審計評價具有規(guī)范性和指標(biāo)的統(tǒng)一性應(yīng)按行業(yè)制訂不同的經(jīng)濟(jì)責(zé)任評價標(biāo)準(zhǔn)，可利用財政績效評價標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)指標(biāo)進(jìn)行考核，從而實行定量與定性指標(biāo)的結(jié)合。在一個地方，審計部門應(yīng)明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任評價的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。如對鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計中統(tǒng)一評價的主要內(nèi)容，考核的主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等，確保評價內(nèi)容的一致性，提高利用率。

四.結(jié)論

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新型的電子文件和檔案產(chǎn)生，各個單位或部門普遍出現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的局面。紙質(zhì)檔案信息與載體相互依存、內(nèi)容原始真實、憑證性強(qiáng)；而電子檔案信息存儲豐富、可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)脫離原載體進(jìn)行傳播。由于二者的不同特點，必須采用不同的管理方式。紙質(zhì)檔案的接收、整理、管理均通過長期實踐，已經(jīng)建立了一套完整的管理體系。而針對電子檔案的特殊性，應(yīng)分別做好會計檔案的輸出與收集、管理與保存、利用等方面的工作。

會計檔案作為重要紀(jì)實資料，其作用不言而喻，然而山高路遠(yuǎn)，革命總在路上。為更好的發(fā)揮會計檔案的作用，以便其更好的服務(wù)大眾。

作者簡介：姓名：林杰卓（1992.05-）性別：女，學(xué)歷：碩士，單位：云南師范大學(xué)，單位郵編：650092，研究方向：財務(wù)會計理論與實務(wù)。