基于服務組件的電子文件管理系統的對策研究

摘要：電子文件管理系統是實現電子文件科學管理和有效利用的重要工具和平臺，基于面向服務架構的理念，可以把電子文件管理系統理解為由滿足電子文件各項管理功能的服務組件所構成的集合，即電子文件管理服務組件庫，并在此基礎上，以服務組件的方式描述和定義電子文件管理功能。在電子文件管理實踐中應用服務組件還面臨國家層面、機構層面的諸多挑戰。

關鍵詞：電子文件文件管理服務組件電子文件管理系統

電子文件管理系統（Electronic Records Manage ment System，ERMS）是實現電子文件科學管理和有效利用的重要工具和平臺，要保證電子文件的真實性、完整性和可用性，必須構建功能完備的ERMS，并在電子文件的整個生命周期內將其納入到系統中統一管理。

一、ERMS概念

現有對ERMS的定義，無論是相關學術研究，[1][2]還是標準規范，[3][4][5]均是從兩個方面進行界定。一方面，ERMS是一種專門的、獨立的計算機軟件系統（信息系統），這是其屬類；另一方面，ERMS與其他軟件系統或信息系統的區別，是其功能的特殊性，即實現電子文件的管理功能。這些定義的共同點均是將ERMS視為獨立的計算機軟件系統，而這正是目前對ERMS界定的不足之處。由于電子文件的保管主體經歷了從業務部門到機構檔案保管部門（檔案室）、再到永久保管機構（檔案館）的變遷過程，對電子文件實施管理的軟件系統在功能及實現上存在很大差異。因此無法將電子文件納入到一個統一的系統中進行管理，很難實現電子文件的全程統一管理，使得電子文件的真實性、完整性面臨極大風險。要保證不同系統之間的無縫鏈接，又存在文件格式標準、互操作等方面困難，即使能夠實現，也要付出很大的成本。

事實上，對電子文件管理系統的定義面臨著一個兩難的境地。一方面，實現電子文件科學管理的最佳方式是將其作為一個連續地統一體納入到一個統一的系統中進行管理；另一方面，由于保管主體和功能的不同，電子文件又必須處于不同的管理系統中。面向服務架構（Service Oriented Architecture，SOA）則為解決這一困境提供了可能。在SOA架構下，以服務組件形式出現的業務邏輯可以被共享、重用和配置，應用系統中不同功能單元（稱為服務）通過服務之間定義良好的接口和契約聯系起來，這樣構建在各種這樣的系統中的服務可以以一種統一和通用的方式進行交互。基于SOA的理念，電子文件管理功能可以通過服務的方式加以描述和定義，以組件的形式實現，任何具備電子文件管理功能的應用系統均可通過服務組件裝配的方式在應用系統中實現電子文件管理功能。因此，ERMS可以不必再是一個獨立的計算機應用系統，而是由滿足電子文件各項管理功能的服務組件所構成的集合，即電子文件管理服務組件庫。

二、ERMS功能需求

SOA為描述電子文件管理功能要求提供了新的思路。基于服務的思想，可以重構電子文件的管理流程，將電子文件整個生命周期內的管理功能分解為若干獨立的服務，并以服務組件的方式加以描述和定義，即通過電子文件管理服務組件來表述ERMS的功能要求。可以從現有的ERMS功能需求標準和規范入手，分析和確定電子文件管理服務的構成。

美國《電子文件管理軟件應用系統設計標準》（DOD 5015.2-STD）、國際檔案理事會的《電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》（ICA-Req）以及我國《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）均對電子文件管理系統要求做出了具體規定。此外，美國的文件管理服務組件（Records Manage？ ment Service Component，RMSC）和歐盟的MoReq2010均是以服務的方式描述電子文件管理的功能。根據上述標準和規范所確定的電子文件管理功能要求，結合我國檔案管理實際，筆者認為電子文件管理功能可以由以下7個服務組件構成。

捕獲：按照既定要求將電子文件及其元數據納入ERMS加以管理的過程，也是在ERMS中創建一份電子文件的活動。

組卷：將具有內在聯系或具有相同業務背景的電子文件聚集成一個整體進行管理。

分類：依據分類方案對電子文件進行標識的過程，通過分類可以有效地揭示文件之間、文件與其業務背景之間的有機聯系，并能夠以類為單位，對電子文件實施不同的管理行為。

處置：在電子文件鑒定之后，根據鑒定結果，即根據確定或調整了的保管期限對電子文件所作的處理工作，如銷毀、繼續保存在文件系統中、脫機保存、遷移等。

檢索：按照用戶指定的參數，定位、利用和查看系統資源（包括類目、文件等實體及其元數據）。

訪問控制：一是設置用戶和用戶組，為不同的用戶設置不同的訪問權限；二是設置文件及案卷的訪問等級，即文件和案卷可以被哪些用戶或用戶組訪問。

統計報表：對ERMS中所有電子文件及其管理的分析和描述報告，即運用多種多樣的統計技術和方法，通過圖、表、冊以及數字的形式描述和分析ERMS的狀態和趨勢。

三、挑戰與對策

要將電子文件生命周期內的管理功能進行分解，以服務組件的方式進行描述和定義，并為不同機構和不同應用系統提供復用，面臨諸多挑戰。

首先，缺乏國家層面的面向服務架構的處理模型和目標模型。面向服務架構的顯著特性是能夠在不同機構和不同系統之間實現復用，電子文件管理功能若以能夠復用的服務組件來實現，則這些服務組件必須依賴于一個服務可發現的、可靠的、可維護的，并且能夠監控的環境，也就是說需要一個支持服務組件開發和實施的支撐環境，而且這一環境還要能夠支持服務組件在不同等級的復用。因此必須在國家電子文件管理戰略中實現電子文件管理服務組件的構建、管理和實施，構建面向服務架構的電子文件管理服務組件處理模型和目標模型。只有制定電子文件管理服務組件的統一模型，完善電子文件服務組件的登記注冊機制，制定合理的電子文件管理服務組件供給與消費機制，才能真正發揮電子文件管理服務組件的優勢，將我國ERMS的建設帶入良性發展之路。

其次，缺乏機構層面的對實施面向服務架構的理解和經驗。盡管面向服務架構的理論研究已經相當成熟，但在機構中的應用卻并不多見，基本上沒有把面向服務架構的理論和方法應用到電子文件管理系統的開發和設計中。機構必須充分認識服務組件在電子文件管理系統，以及包含文件管理功能的整個業務系統架構中的重要作用，并采取必要的改進措施，以充分發揮服務組件在電子文件管理中的作用。一是管理流程與策略的改進，保證可復用服務組件的積累、共享和復用。在系統的可行性分析階段，整個系統需要與現有的方案比較，以確定哪些服務組件可以復用。在設計階段，所有新開發的服務組件需要評估，以確保其是可復用的。在實施階段，任何對復用的服務組件所作的更改都必須使其更易于復用。在維護階段，需要對所復用的服務組件進行評估，以確保這些服務組件的更新版本已公布，并采取措施以適應這些更新。二是機構文化的改進，即鼓勵和激勵復用技術的使用，使得每個人在解決問題時首先想到的是復用。復用文化有兩個主要需求，即高層領導支持和激勵機制。機構的高層領導應當鼓勵和肯定員工在解決問題時優先考慮復用，建立合適的激勵機制，對于發布服務組件或高頻率使用復用以加快這種文化轉變的員工和做法給予獎勵。

第三，缺乏服務組件管理，特別是實施后跨機構的服務管理。要實現服務組件的有效應用和管理，必須加強復用工具建設，包括注冊、組件庫等，用于發現和追蹤可復用的服務組件。注冊是建立數據庫允許使用者查找已知的服務組件并評估其提供的功能。組件庫是替代的工具，通過存儲服務組件本身的拷貝，提供注冊的檢索能力。例如美國的Core.gov是聯邦服務組件注冊處，所有基于服務組件架構的服務組件均可在此注冊。另外需要對電子文件管理功能進行分解，并建立服務參考模型。通過建立電子文件管理服務模型，為服務組件的設計和開發提供依據，并為不同機構在設計和開發ERMS時提供復用。

將SOA技術與電子文件管理相結合，把ERMS理解為電子文件管理服務組件庫，通過服務組件來描述電子文件管理功能，可以使得不同系統中的電子文件管理功能遵循相同的標準和規范，實現不同系統的互操作，為電子文件的集中統一管理和信息共享提供技術上的保證。而電子文件管理服務組件的復用性，可以低成本高效率地開發電子文件管理應用軟件，將會在實踐中得到充分地應用。

注釋與參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001：1-2.

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[4]Department of Defence. Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard[S]. 2007.

[5] International Council on Archives and Australasian Digital Records Initiative， Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments–Module 2： Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems， 2008， published at www.ica.org.

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[8]Barbara Reed. Service-oriented architectures and recordkeeping. Records Management Journal， 2010， Vol 20（1）：124-137.