檔案去向管理系統研究

祁艷順

（武漢輕工大學，武漢 430023）

檔案去向是大學生畢業后最需要知道的事情，是全社會人才管理的重要一環。學校建立檔案去向查詢系統，方便學生查詢自己的檔案去向，檔案去向的信息直接關系到學生的切身利益，關系到辦學質量和聲譽，是全社會加強人才流動和管理的重要措施之一。為進一步完善高等學校檔案管理制度，提高工作效率，維護畢業生離校后的檔案去向信息很有必要。

一、建立檔案去向管理系統的需求現狀

大學生畢業后，根據其工作地和個人要求，需要將其檔案郵寄到相關用人單位或回原籍。由于檔案不隨個人帶走，對于檔案的事情會遺忘，有的幾年甚至十幾年都不問檔案的事情，直到遇到問及檔案的時候，才想到問，經辦的教師都已不在崗位或換了其他管理人員，使得檔案信息很難查到。建立一套方便管理者管理，又能更好服務學生的檔案去向管理系統，在現實工作中存在必然的需求。

二、建立檔案去向管理系統的目的和意義

當代信息技術的發展日新月異，信息技術在現代社會引起了全面深刻的變革，同時也為教育帶來了不可估量的影響。隨著信息化發展，大數據時代的日趨成熟，做好檔案去向管理工作，為檔案管理添加助力。

三、檔案去向管理系統開發環境

建議計算機的部分硬件配置要達到以下標準：

一是處理器：pentiumiii600mhz兼容處理器或更高速度的處理器，建議1ghz或更高；二是內存（ram）：建議2gb或更大。

操作系統可以安裝microsoft windows xp/win7或更高版本，必須安裝相應的iis（internet信息服務，版本可以根據安裝的操作系統的不同進行選擇）作為管理用戶，可安裝ftp下載軟件，有單位或個人的服務器。

四、檔案去向管理系統開發工具和技術

本系統的設計基于Microsoft asp.net環境的B/S架構，其客戶端是標準的瀏覽器，后臺數據庫采用Access2003或更高數據庫版本。

五、檔案去向管理系統總體設計

系統業務辦理流程：首先是系統用戶設置管理院，對管理員用戶進行設置用戶權限，對管理員數據進行分類，按照工作流程涉及到新增，批量添加和數據導出以及編輯等模塊。管理員用戶根據用戶名和密碼登陸，就可以進行錄入學生檔案去向信息數據，對以往的檔案信息數據進行維護以及備份操作。學生用戶根據自己的姓名和身份證號登錄，登錄成功后就可以查詢自己檔案去向的具體情況。如果不是管理員用戶，將不能進入系統。僅僅管理員用戶才能對數據庫中的數據進行修改，學生用戶不能對數據進行修改，確保了數據的完整性、準確性以及安全性。

六、檔案去向管理數據庫設計

本系統采用Access2003作為后臺數據庫。由于系統分為系統管理員，管理員和學生三種，系統要完成的功能模塊，如系統管理員分配管理員賬號，編輯管理員的賬號信息等；管理員用戶收集畢業生去向數據，在系統通過新增或導入進行錄入，編輯學生檔案去向信息并加以說明等，學生用戶查詢個人基本信息，了解檔案郵寄單號，檔案所在地址、聯系方式等。

七、檔案去向管理系統詳細設計和實現

本系統按用戶可以包括三大主要模塊：學生用戶登陸子系統、管理員用戶登陸子系統和系統用戶登陸子系統。不同的用戶對應顯示的內容不同，大致劃分（見下頁圖）。

八、結語

目前管理系統的設計已經比較完備，主要是采用單機版的安裝模式。在信息化管理模式下，檔案管理人員不能僅僅在本機上進行操作，這樣數據獲取不及時，極易出現漏報、錯報等情況。檔案去向管理系統根據Web系統設計的特點，采用網絡管理模式，能準確地獲悉畢業生檔案變更信息，并將處理結果能及時反饋給相關部門，簡化檔案管理人員的工作程序，使得檔案管理工作效率大大提高。