新時期英文商務信函在對外貿易中的應用

沈陽工程學院商務英語系 曹悅

在當今經濟全球化的時代，各個國家間相互貿易的發起與完成都離不開英文商務信函，英文商務信函承載著大量的商務信息，用于聯系業務、商業洽談、溝通商情等事項，已成為國際商務溝通的必要工具。由于英文商務信函中涵蓋的信息多涉及貿易活動，具有強的專業性[1]。因此，如何對英文商務信函中的語言進行規范和優化已成為制約英文商務信函寫作水平的關鍵因素。本文正是基于這一認識，而從英文商務信函的語氣、詞匯、語句以及語態四個方面對英文商務信函的語言特點進行分析，總結英文商務信函不同于普通英語語言的特點，力求為提高英文商務信函寫作水平，使得英文商務信函能夠真正成為商務信息交流的媒介與載體，從而促進國際商務活動的順利進行。

1 英文商務信函的語言特點分析

英文商務信函是一種功能性很強的語體，既體現了基礎英語的全部特征，又在寫作風格和語氣上有其自身的特點。這些特點主要體現在其語氣、詞匯、語句以及語態四個方面，而每一部分又有很多細小的地方需要我們在寫作過程給予特別的注意。

1.1 語氣特點分析

為了實現順利完成交易或者為進一步的合作奠定良好的基礎，英文商務信函必須要做到禮貌得體，以期獲得對方的好感，并適時地展現自身的自信與樂觀。但是要讓對方感受到我們的尊敬與自信，我們需要在寫作過程中借助一定的手段去達成，而最為常用的就是通過行文的語氣來體現。優秀的英文商務信函能夠做到在字里行間滲透這種尊敬與自信，讓收件人在讀信的過程中自始至終都能夠沉浸在寫信人所營造的尊敬與禮貌的氛圍之中。這些優秀英文商務信函的語氣通常都具有如下的特點：以讀者為中心、樂觀、自信、禮貌真誠等，這些特點均需要巧妙地運用語言進行表達和體現。例如，為了到達以讀者為中心的目的，在撰寫中應充分考慮讀者的感受， 要使對方感到你是體貼的、恭敬的。在肯定對方時， 多用You-attitude，少用we、our， 因為不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼， 最能打動人的詞就是you和your，比如Thank you for your e-mail of July 4的表達方式就比We have received your e-mail of July 4讓人讀起來感覺好很多。因為前者是站在讀者的角度表述，而后者顯然有強調自我忽視對方的嫌疑[2]。

1.2 詞匯特點分析

由于英文商務信函主要應用于現代商務領域，具有較強的專業性，因而與普通英語這相比較，其特殊性明顯更勝一籌。而這些特殊性主要表現在英文商務信函的行文是如何進行遣詞造句上面。其特點具體表現在大量使用專業術語和縮略語、詞義的差異、時間前置詞的選用等方面。英文商務信函中大量使用商務專業詞匯，其中出現頻率較高的詞語有offer，order， freight， loading port等。其次，英文商務信函寫作時在與時間相關的介詞的選用上特別慎重，因為它涉及到每一筆業務各個環節的有效期。表示有效期的開始，時間前用介詞“from”或“from and after”表示開始日期不包括在有效期內。表示截止到某年某月，還可用“until”或“up to”，日期當天也計算在有效期內[3]。

1.3 語句特點分析

由于英文商務信函要求行文要簡潔清晰，而句式和句子結構的特點可以直接決定信函的簡潔度與清晰度，為了達到這樣的效果，英文商務信函的行文通常具有以下幾個特點。首先，句子表達固定。英文商務信函的句子結構一般比較固定，自始至終都保持著比較高度的一致性，固定的句子結構能夠使收件人更加順利地在行文中查找有用的信息，這樣收件人在閱讀的時候能夠節省大量的時間，直接回避了無用信息的干擾。為了表達明確，英文商務信函在實踐中已經形成了比較固定的套語[4]。例如，Thank you for your e-mail of…、Our order is subject to your acceptance of…等。其次，句子結構以復合長句為主，較少使用簡單句，通常為大量的定語從句進行套用。這樣的寫作方式也是一種為收件人進行考慮的安排，由于商務溝通中雙方通常時間有限，為了節約時間，只能用最少的語言表達最大程度完整的信息，定語從句在此處得到了淋漓盡致的運用。再次，英文商務信函在寫作的時候一般都是先完成語法結構，再增添修飾性內容。因為先確定句子的結構和骨架，就確定了最為簡潔的表達方式。其他后期的修飾性成分只是為了使得行文讀起來更加柔和，讓對方感到自己的誠意與禮貌，寫信人為了保證行文的簡潔與清晰，完全可以舍棄修飾性成分。

1.4 語態特點分析

在英文商務信函中恰當地使用主動和被動語態是非常重要的，應該盡可能使用主動語態，因為主動語態的優點是避免了枯燥無味的無人稱句， 同時讓讀者感到他正受到關注，在這一點上英文商務信函中的語言與普通英語也是有差別的。主動語態的大量應用主要是為了凸現寫作者對收件人的尊重與理解，是站在對方角度進行換位思考的產物，這樣的語態會讓收件人感覺自身受到了很大的關注，產生愉悅的感覺，有利于進一步開展后續的商貿合作。雖然英文商務信函的寫作經常運用大量的主動語態，但是這種使用并不是強制的，和其他的特點一樣，需要筆者在進行寫作的過程中靈活運用，這樣才會達到最佳的效果，在傳遞信息的同時，做到禮貌與得體。

2 英文商務信函在對外商貿中的應用

用做涉外商貿交流的英文商務信函不僅是對外商貿交往溝通的媒介，更是吸引客戶建立長期信任合作關系的有效方式。商務信函的寫作會直接影響到對方企業對筆者企業的評估。因此，英文商務信函在現今的對外商務外貿活動中有著舉足輕重的地位，我們應更加注意英文商務信函在對外商貿中的應用，這樣才能促進商務合作的順利進行。英文商務信函與普通書信相比具有鮮明的特點，在格式構成上不粗枝末節；在語言講究上完整簡練精確，在內容上直接講究實用效果，信函語言講究禮貌尊敬，不要求絕對優美。一般來說，英文商務信函在對外商貿中的應用，有以下幾個方面：

2.1 對外商貿中寫作技巧的應用

2.1.1 詞語應用

英文商務信函中非正式口語詞匯應用較少，專業術語相對較多，體現出了英文商務信函規范性特點。因此，英文商務信函在選詞方面要選用莊重規范，能有針對性的專業性術語。要注意某些詞匯的靈活運用，避免一詞多用現象。如：(1)We are glad to cooperate with you to market this product，(2)This product has a good market in New York。在這兩個句子中“market”分別是銷售、銷路的意思。因此，在具體信函中詞匯應用應聯系上下文語境，防止誤解發生。

2.1.2 句子應用

英文商務信函句子運用比較固定，句子簡潔精干，力求表達有效，增大雙方合作的可能性：如：Referring to your letter，I am glad to accept your invitation等。句子簡潔精干并且更易清楚地表達內容。同時還應注意句子的完整性，特別注意時態誤用和詞匯拼寫錯誤。

2.1.3 架構技巧

英文商務信函語篇思維明確，篇章邏輯連貫。信函架構應根據主題內容不同，完成信函的整體框架和結構，應盡量避免凌亂的架構分支，使對方客戶能夠準確地明白信函初衷及要求，增大雙方合作完成可能性。

2.2 對外商貿中架構技巧的應用

2.2.1 語境應用

隨著我國對外商貿形式不斷變化，英文商務信函風格、規律也在不斷變化，其寫作模式和寫作語境在對外商貿交流中起到了決定性的作用。信函講究語境表達的方式方法，寫作者應結合事務具體語法語境去探求。英文商務信函語境主要由內、外部語境兩部分構成。外部語境即是氣候、時間、地點等客觀因素以及寫作者身份、職業、修養、思想等主觀因素。內部語境是指信函自身所在環境條件，主要有信函所在上下文結構、語法、內容等。內外部語境一起制約著整個英文商務信函的情景，應根據貿易對象的不同確定風格與語體，只有充分了解英文商務信函寫作語境的重要性，才能將內外部語境有機結合，提高信函語言交際能力，促進對外商貿活動順利進行，否則英文商務信函將成為實現對外商貿活動的阻礙。

2.2.2 構思應用

寫作者在書寫商務信函之前需清楚對方實際情況，構建相應的寫作思路，如：列出概括提綱或清單的做法。這將有助于寫作者明確思路，從而最大限度地避免寫信過程中的遺漏或錯誤。具體可以從以下幾方面考慮：客戶的背景情況、客戶希望了解的情況、客戶感興趣的消息和話題及客戶收到信函給出的做法或者答案等。同時要根據寫作目的充分考慮未知的可能性，逐個提出或寫下未知可能性成立時應對的方法，然后構思信函語言。

2.2.3 翻譯應用

英文商務信函有自身特殊性，故其英文翻譯比較復雜。翻譯者除了要掌握熟悉翻譯技巧外，還必須充分了解商務情況，了解不同專業領域語言的特點。如：document本意為“文件或文檔”，但在商貿英語中通常譯為“單據”。此外，模棱兩可詞匯應盡量避免，如：“in an afternoon”通常翻譯為“在一個下午”也可以表達為：“不知道是什么時間的下午”，這是一種需要與對方商定改換表意明確的詞組。在英文商務信函中注意突出重點信息，如：商品價格、質量、貨運方式等。在信函翻譯時應盡量遵循原文用語方式，使譯文在風格規范、言語準確方面與原文相同。

3 結語

隨著經濟一體化進程的加快，各國之間的商貿往來注定會更加頻繁，作為主要溝通工具的英文商務信函，其重要性也逐漸顯現。英文商務信函寫作的改進空間還會被進一步的擴展，無論從語言語氣還是寫作風格上都會更加完善，從而適應當今新時期下不斷提高的現代商務的需要，在結合電子商務的技術優勢的基礎上，能夠擁有一個更加美好的明天。

[1] 張宇.英文商務信函文體特點分析[J].西華大學學報(哲學社會科學版),2009,28(1).

[2] 程小薔.英語商務信函語言風格研究[J].黃河科技大學學報,2010,12(3).

[3] 鄧英華.試析英文商務信函的語言特點[J].湖南經濟管理干部學院學報,2002,13(1).

[4] 劉艷妮，商務英語寫作中的語氣使用[J].遼寧教育行政學院學報,2005(11).