關于加強行政事業單位固定資產管理的思考

羅麗萍

摘要：文章主要以內部控制制度為指引，探討行政事業單位在固定資產購置、使用、處置過程中存在的問題，并針對存在的問題采取相應的風險控制措施，保證固定資產的安全、完整。

關鍵詞：行政事業單位；固定資產管理；資產購置；資產使用；資產處置

一、引言

行政事業單位固定資產是指使用期限超過一年，單位價值在1000元以上（其中，專用設備單位價值在1500元以上），并且在使用過程中基本保持原有物質形態的資產。單位價值雖未達到規定標準，但耐用時間在一年以上的大批同類物質，作為固定資產管理。行政事業單位在取得固定資產時，應當按照固定資產成本金額，增加固定資產并相應增加資產基金（固定基金），同時按實際支付金額作為當期支出。行政事業單位購置固定資產的資金來源一般為財政撥款。行政事業單位固定資產的管理范圍寬、金額大、在資產負債表上占有很大的比例，固定資產管理的好壞對行政事業單位的日常運行有較大的影響。

行政事業單位每年都有固定資產購置計劃，在前一年末，由各個部門將需要購置的固定資產上報，按相關權限審批后，由采購部門向政府采購機構申報，通過招投標、競爭性談判、詢價等不同的采購方式購買。在這種體制下，就行成了行政事業單位固定資產的管理疏忽懈怠的現狀。

加強行政事業單位固定資產管理，維護資產的安全和完整，提高資產使用效益，保證國家行政機關履行職責和促進各項事業發展，使固定資產管理從靜態變為動態，滿足各級財政部門數據上報要求，提高管理工作的時效性和透明度，為預算管理、績效評價和資產優化配置等提供決策支持。

二、行政事業單位固定資產管理存在的問題分析

（一）采購環節存在的主要問題

1. 盲目采購、重復采購現象嚴重。行政事業單位一般沒有設置專門的采購部門，固定資產購置不編制預算，項目執行前未進行充分認證盲目上馬，后期資金供應不及時，導致項目擱置、爛尾。各部門為了自身利益，不考慮實際情況，盲目攀比，出現不合理的采購申請，造成固定資產重復配置或配置不合理。供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，出現舞弊或資源浪費。

2. 采購驗收程序不規范。沒有專門的驗收機構或驗收人員對購買的物資（勞務）進行驗收；或在驗收階段沒有嚴格按照單位采購驗收程序的要求執行，購建固定資產在驗收時未依據合同條款規定的規格、質量等進行審核和驗收，造成質量不符合要求或者內容型號不對、以次充好等導致資產信息失真、會計核算不規范、賬實不符或資產損失的風險。驗收過程中發現的問題不能及時報告，造成單位對發生的問題不能及時處理，影響資產的使用；對所采購的資產缺乏有效的記錄，使資產的采購業務不具有可追溯性，沒有專門人員跟蹤合同履行情況，對有可能影響工程進度的異常情況，不能及時上報及提出解決方案。

3. 付款審核不嚴。財務部門不能嚴格按照制度要求支付款項，辦理付款業務時，對資料不全的款項，沒有按要求補齊資料。應付賬款到期不能及時支付，導致信用受損。

（二）資產使用環節存在的主要問題

1. 固定資產管理制度不健全。未設置專門的資產管理部門和資產管理人員；固定資產購置后不能及時入賬；領用不登記，未按規定權限進行審批；對于固定資產卡片、臺賬等資料登記不全或內容不真實。

2. 長期不進行固定資產盤點清查工作。對已達到報廢年限的固定資產不清理、不處置；對已處置的固定資產不能按時申報報廢、處置，造成賬實不符，對國有資產的真實性、準確性、完整性造成影響。

3. 固定資產維修不及時。固定資產出現故障不能及時報修，造成固定資產使用壽命減短，從而形成浪費。

（三）資產處置環節存在的主要問題

當固定資產嚴重損壞，沒有維修價值時，不能及時向有關部門提出申請報廢。個別單位擅自報廢，違規處置固定資產，造成國有資產的流失。出借、出租資產未按權限進行審批，未指定專人管理，租金收入不能及時繳庫，形成“小金庫”，侵占國有資產情況嚴重。

三、改進行政事業單位固定資產管理的建議

（一）科學合理地設置資產管理組織機構，明確崗位職責

應當設立專門的資產管理部門，負責本單位固定資產的購置、使用、處置。明確相關部門的崗位職責、權限，做到不相容職務相分離。指定專人對固定資產進行管理，固定資產管理人員應有良好的業務素質和職業道德，熟悉固定資產有關的法律法規，以及固定資產的用途、性能等基本知識，符合單位的崗位規范要求。定期對資產管理人員提供后續教育，使固定資產管理與時俱進。

（二）完善單位績效考評系統

將固定資產管理納入績效評價系統，對單位全體人員在固定資產管理方面的業績進行定期考核和客觀評價；制定獎懲措施，企業應當將績效考評結果作為確定人員職務晉升、評優、降級、調崗以及績效工資發放等的依據。讓固定資產管理工作直接與經濟利益、職務晉升掛鉤，消除在固定資產管理工作中出現的不愿做、不會做的情形。

（三）完善固定資產內部控制制度，把好預算關

固定資產的取得和處置均應依據預算，對項目的可行性進行研究和分析，按規定程序審批，確保固定資產投資決策科學合理。對超預算、預算外的購置項目，應嚴格按要求的程序審批。

1. 資產采購業務的風險控制

（1）單位可以設立專門的請購部門，對各部門提出的采購需求進行審核，并歸類匯總，統籌安排采購計劃以實現規模經濟。建立合理的采購詢價程序，充分了解供應商的基本情況，綜合考慮價格、質量、供貨條件、信譽和售后服務，把供應商的規模、財務狀況、發展前景作為確定供應商的評價標準，把好采購環節的第一關。固定資產投資決策階段，應實行“充分調研、集體研究、專家論證”的原則，尊重預算而不限于預算，防范技術風險、決策風險和腐敗風險。嚴格按照《中華人民共和國政府采購法》的規定程序采購固定資產，從源頭上杜絕舞弊現象的發生。

（2）應建立專門的驗收部門或驗收人員，結合資產使用部門、資產管理部門及技術部門，根據國家標準或行業標準以及簽訂的合同，對購置的或自建的固定資產的質量、數量、規格型號和其他相關內容進行驗收，出具檢驗報告單、計量報告和驗收單，參與驗收的所有人員都應在報告單上簽字確認責任。建立嚴格的固定資產驗收制度，確定檢驗方式及驗收程序，為驗收人員提供指引，使驗收人員有據可依、驗收過程公開透明公平，防止領導干預。對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應立即向有關部門報告，有關部門查明原因，及時處理。

（3）嚴格付款程序，財會部門應審查付款請求有關的資料是否真實、合法、齊全，按合同簽訂的付款方式付款，對不符合付款程序的應拒絕付款，避免出現資金損失和經濟糾紛。

2. 資產處置業務的風險控制

應及時對閑置、報廢的固定資產按權限申報處置，固定資產處置要嚴格按照行政事業單位國有資產處置管理辦法的規定，對本單位需調撥、出售、置換、報廢的固定資產在公開、公平、公正的原則上合理合法的處置。行政事業單位有閑置、報廢需處置的國有資產應由資產使用部門填寫《國有資產處置申請表》，并提供相關證明材料。專業設備、精密儀器還需出具專業機構證明材料，資產管理部門對資產處置申請表的合法性、必要性和真實性進行審核，送當地財政部門審批。

行政事業單位對需要處置的固定資產應由有資質的評估機構進行評估，通過量化評價系統對購買者的規模、經濟實力進行綜合評價，擇優選擇有實力的購買者。對大批的、金額較大的固定資產處置可以通過公眾交易平臺面向全國進行招標拍賣。對于出借、抵押、質押的固定資產實行報批備案制度，編制專門的資產目錄，防止資產流失。出租、出售固定資產產生的應收款項，應密切關注負債方的財務狀況，指派專人負責催收，每年未對應收款項進行復核。對于賬齡長、確實無法收回的款項應查明原因，明確責任，按照單位的管理權限審批，并按行政事業單位會計準則進行處理。

（四）加強固定資產監督檢查，落實管理責任制

將資產在使用過程中發生的風險控制在可接受范圍內，首先、單位應建立內部審計制度，定期或不定期檢查固定資產的賬務處理的正確性和真實性，對檢查中發現的問題，應當查明原因，追究責任，妥善處理。稽核、評價單位內部控制制度的有效性。其次、對所有固定資產都應設立卡片，詳細記錄固定資產的品種、型號、供應單位、使用部門、使用人；固定資產在單位內部職工之間的轉移，應填寫“固定資產移交清單”并辦理相關審批手續，同時更改固定資產卡片，防止物隨人走，資產流失，明確管理責任和經濟責任。第三、加強固定資產的維修和保養工作，定期對所有的固定資產進行維護保養，建立臺賬登記固定資產的維修保養，提高固定資產的使用壽命及使用效率，減少資產的閑置浪費。第四、定期或不定期對固定資產進行盤點清理，結合實際情況確定盤點時間、范圍和盤點流程，對已報廢、毀損的固定資產應當聯合技術部門人員，查明原因、落實責任，按照規定權限經部門負責人、資產管理部門負責人和分管領導批準，并報財政部門批準后處置。

四、結語

行政事業固定資產存在的問題主要原因是長期以來行政事業單位領導“重資金分配，輕資產管理”的意識，大部分的單位都沒有設立資產管理部門，專業人員嚴重缺乏。固定資產管理松懈，致使資產管理人員不想做、不愿做、不會做，提供的資產數據信息存在不真實、不準確、不及時、不完整或錯誤現象，造成資產信息不對稱，增加資產管理風險。

固定資產要真實完整的反映單位的基本情況，迫切需要提高單位領導人對固定資產的重視程度，提高資產管理人員在管理過程中的自覺性、專業性，加強財政部門對固定資產的監督力度。使固定資產管理達到一個新的高度，讓固定資產充分發揮作用，為單位提供更高的效率和更多的效益。

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（作者單位：隆回縣不動產登記中心）