淺析信息化背景下高校人事檔案管理利用現狀、問題與對策

蔣瑩（廣西藝術學院，廣西 南寧 530022）

隨著高校信息化程度不斷加深，高校信息系統逐步完善，高校人事檔案管理利用也面臨著新的挑戰。隨著我國人事制度改革的不斷加深，高校人事檔案也需要不斷的優化升級，如何對高校人事檔案信息化管理進行改革，是衡量一所高校信息化管理優劣的重要指標。

一、高校人事檔案管理利用的現狀與問題

當下各高校不斷合并、升級或者解體，高校內部的各個機構也進行了相應的調整。加上高校人員需要進行更多的進修、留學或跳槽，流動性大，這導致了人事檔案管理利用更復雜。現今，高校人事檔案管理利用，面臨著檔案信息不完整、信息更新不及時、保密意識不強；人事檔案制度不完善；人才隊伍素質函待提高等一系列問題。

（一）高校人事檔案信息失真、不完整、更新不及時

中共中央組織部和國家檔案局下發了《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》，對人事檔案歸檔內容、目錄格式等作了明確的規定。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》第二十九條要求，歸檔材料應該真實、完整、齊全，文字清晰、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。但是在實際操作中，發現部分檔案內容不符合規定，存在信息不明確、沒有承辦單位或個人署名，材料日期不明確等問題。由于早期人事檔案管理松懈，而人事檔案關乎個人的職務晉升、工資待遇、福利待遇等切實，因此某些失真材料、不實信息被加入到個人檔案中，例如，某人的檔案中出現多個不同的出生年月，年齡時大時小等。檔案材料不完整，例如，某人的職務變動明確，卻缺乏相應的任職文件；學歷檔案沒有能夠加及時入個人檔案等。

（二）高校人事檔案制度不完善，執行力度差

在高校聘用制度的執行背景下，人才流動性大，校內人員調整頻繁。而高校人事檔案管理崗位任務繁重，而各部門及各職工個人檔案意識不強，對人事檔案不重視，故給人事檔案制度的執行帶來了一定阻力。《干部檔案整理工作細則》中對干部檔案的歸檔內容、歸檔程序、歸檔材料要求都有明確細致的要求，但在實際操作中各部門上交的人事檔案材料并不能按照要求去整理初始材料。無論從內容、歸檔時間和梳理都跟學校人事檔案管理條例要求相去甚遠，而當材料歸檔到人事部門時，由于管理人事檔案的人員少，工作量大，并不能嚴格審核歸檔材料，因此某些不符合規定的材料被直接歸入個人檔案中。人事檔案整理工作量大且細致，需要各部門各人員相互配合才能做好。如今的高校人事檔案管理工作還不能夠完全執行人事檔案制度。

（三）人員配備不齊全，檔案素養函待提高

在高校，從事檔案管理工作人員數量少，專業性不強。按照規定，高校必須安排至少一名工作人員專職管理人事檔案，而根據目前情況，很多高校未能安排人員專職管理人事檔案，多數高校人事檔案管理人員是兼職管理，并不能專心細致地做好人事檔案管理工作。人事檔案管理人員的短缺導致了人事檔案管理中的諸多問題，例如，歸檔材料不齊全不合格，歸檔時間不及時，甚至造成人事檔案的泄密，人事檔案安全得不到保障。因此人員配置是高校人事檔案管理工作的重中之重，只有檔案管理人員配備齊全，才能推進信息化人事檔案管理工作發展。

部分高校即使能做到配置專職的人事檔案管理人員，也不能保證其人員的檔案專業性。在高校人事檔案管理人員中，來自檔案學專業人才并不多，這是因為高校行政人員門檻較高，需要碩士研究生學歷，而每年檔案學研究生畢業人數有限，造成了難招聘到專業檔案人才管理人事檔案的局面。人事檔案管理人員的檔案素養不高，易在工作中形成不能及時發現問題改進問題的情況，而是按部就班歸檔材料，不能激活人事檔案管理工作，更不利于人事檔案信息化管理。

二、改善信息化高校人事檔案管理利用工作的對策

如何創新高校人事檔案管理利用工作，使其更適應現代社會需要，順應當下人事管理改革路徑，提高人事檔案管理信息化程度，成了現今高校人事檔案管理需要解決的重要問題，

（一）完善高校人事檔案歸檔程序

當下高校人事檔案歸檔程序還是按照傳統路徑歸檔，歸檔過程中容易出現檔案信息失真、審核不夠嚴格，材料不完整的問題。要解決這些問題，需要高校人事部門和組織部合力解決，首先從源頭管理，在人事檔案材料形成之初就要嚴格按照《干部檔案整理工作條例》進行填寫，組織部在形成材料時應該細化填寫規范，做到初始材料的完整，在將人事檔案歸入人事檔案室之前，應該由專人對材料進行審核，審核通過方能移交歸檔。而在歸入人事檔案室時，應該對檔案材料再次審核，特別注意審核材料的填寫規范，對于不合格的檔案不予以歸檔。在二次審核中，組織部重點審核材料的真實性，而人事檔案室重點審核材料是否完整，各有側重，以保障人事檔案材料的真實有效。在高校中，人事檔案室應積極主動催收檔案，并對全體教師宣傳人事檔案的重要性，提高全體教職人員的檔案意識。在信息化環境下，可以將高校人事檔案歸檔程序進行部分信息化，留存有用信息，同時通過信息系統嚴格歸檔程序，將歸檔路徑記錄下來，將不容易出現檔案材料丟失的情況。

（二）根據需要修訂高校人事檔案管理制度，提高檔案管理意識

高校應在《干部檔案工作條例》、《干部檔案管理工作細則》的指導下，制定符合高校實際情況的高校人事檔案管理制度。制度一旦制定，各部門必須嚴格遵守，不能忽略人事檔案管理制度，在管理工作中出現違反制度的行為。因此，在人事檔案管理制度制定后，領導應該高度重視，強調人事檔案管理的紀律性，保障人事檔案的安全。人事檔案室應該在全校宣傳人事檔案管理制度的重要性，提高各部門和各位教職工的人事檔案意識，嚴格遵守人事檔案的查閱、歸檔規定，保證人事檔案的完整齊全。

（三）加強信息化人事檔案人才隊伍建設

高校人事檔案人才隊伍建設是人事檔案信息化工作的重中之重，只有解決了人才問題，才能積極推進高校人事檔案信息化進程。首先，應積極配置專業人事檔案管理人才，引進檔案專業人員，才能從根本上提高人事檔案信息化管理工作水平。其次，加強人事檔案管理人員的培訓進修工作，安排人事檔案管理人員定期進行培訓，或到外進修，創新檔案管理意識。特別應該注意進修檔案信息化管理課程，在檔案信息化知識儲備到達一定量的時候，才能夠改進現在的人事檔案管理模式，創新人事檔案信息化工作。

高校人事檔案工作只有與其他部門相互配合，在學校其他改革同步進行下，才能真正的創造出人事檔案管理的創新局面。而人事檔案信息化管理工作，更是需要與信息管理部門一起努力探索，才能實現可行的人事檔案信息化管理模式。在保證人事檔案安全的前提下，實現信息化人事檔案管理利用，才能真正發揮人事檔案的作用。