檔案“雙套制”管理模式下電子檔案管理問題及對策

陳愛萍（廣西來賓市第一中學，廣西 來賓 546100 ）

前言：隨著我國社會信息化的進程加快，對于檔案管理也開始往數字化管理的方向轉變，以電子設備作為存儲信息和數據的介質成為一種趨勢，檔案管理自然也要順應這種發展趨勢。但是在檔案管理實現數字化的同時，檔案管理部門還沿用著傳統的檔案管理模式，這種數字化和傳統檔案管理模式并行的檔案管理方式，被稱之為“雙套制”管理模式。

一、檔案“雙套制”管理模式下電子檔案管理現狀

檔案“雙套制”的產生，實現電子檔案數字化的過渡，是傳統檔案管理模式尚未具備或未完全具備轉向數字化檔案管理條件下，所采用的檔案管理模式。有學者認為，“雙套制”的產生是電子檔案管理模式發展的必然，認為電子檔案管理實現完全脫離紙質文件，需要經歷三個階段：1、電子文件管理需要依存紙質文件；2、隨著技術發展和進步，能夠實現電子文件和實體文件并行管理，電子文件逐漸擺脫紙質文件的載體；3、電子文件已經具有完善的管理機制和技術環境，能夠完全脫離紙質文件，構建起獨自文件管理系統。

經過多年信息技術和計算機技術的發展，各大企業的電子檔案管理水平，還處于上文提到的第一和第二階段。各大檔案管理部門和企業，所采用雙軌文件管理機制，從而呈現出對電子檔案和紙質檔案，雙套歸檔、雙套管理的形式。

檔案雙套制管理模式下，收集歸檔的電子檔案主要分為兩種類型：一是由系統原生文件歸檔的電子檔案，二是存量檔案、增量檔案數字化的電子檔案。

根據電子檔案的兩種類型，在雙套制管理模式下，對文件歸檔有以下三種情況：1、原生電子文件歸檔時，先將紙質檔案進行歸檔并將其數字化，原生電子文件歸檔如電子檔案；2、紙質和電子檔案，兩者同步歸檔；3、以紙質檔案為主，不需要把電子文件歸檔為電子檔案。

由此可見，這種“雙套制”管理模式將會延續很長一段時間，要想實現電子檔案的完全獨立，首先要保證電子檔案管理功能完全替代紙質檔案管理功能，而非簡單的無紙化檔案管理。電子檔案在當前的應用情況，還存在著技術障礙和制度欠缺等問題。

二、“雙套制”管理模式下電子檔案管理存在的問題

（一）館藏紙質檔案數字化工作難以展開

現代企業的館藏積累有的幾十年，甚至上百年，藏有成百上千萬份紙質檔案，對這些紙質檔案進行數字化，不僅要耗費巨大的人力、物力，還要在數字化過程中避免造成紙質檔案的損壞，造成館藏的紙質檔案數字化進程緩慢。

同時檔案部門對于企業來說，只是輔助性機構，推動其紙質檔案數字化存在著不小的阻力。此外，檔案重藏輕用的觀念是一直制約著紙質檔案數字化的重要因素之一，管理人員對于館藏紙質檔案數字化進程缺乏前瞻性，從而導致企業檔案數字化面臨重重困難［1］。

（二）增量紙質檔案電子歸檔難

傳統對增量紙質檔案數字化的做法，是在歸檔后進行掃描實現檔案數字化，但這樣的做法工作量巨大，并且工作效率難以跟上與日俱增的紙質檔案。根據《電子文件歸檔與管理規范》的要求，已經把企業文書檔案的歸檔進行規范，使檔案的“雙套制”管理具備成熟的技術和制度支撐。盡管如此，大部分企業還是采用紙質歸檔，忽視了檔案數字化的工作。

因此部分企業在檔案歸檔時，會采用兩種做法：1、紙質、電子檔案同步歸檔；2、只歸檔紙質檔案，待完成紙質歸檔后再進行檔案數字化。大部分企業在不具備紙質、電子的檔案同步歸檔的技術條件下，往往會采用第二種做法，會造成雙倍的歸檔工作量。

（三）檔案日常管理流程繁瑣

對于檔案管理人員來說，其日常工作主要有整理、收集、鑒別和保管檔案，這是檔案管理工作最為繁瑣的環節；同時為借閱者提供檔案借閱服務，在被借閱的檔案歸還后，檔案管理人員還要進行歸檔、注銷借閱狀態的操作。在檔案未實現全面數字化的情況下，日常檔案管理工作需要占用大量管理人員的工作時間，使得檔案數字化進程更加緩慢。

（四）電子檔案缺乏歸檔接口

在“雙套制”管理模式下，電子檔案歸檔接口至少具備兩個，一個是辦公自動化系統與檔案系統的歸檔接口；另一個是檔案系統接收數字化檔案接口。但實際情況是，前者的歸檔接口不統一，造成電子公文無法歸檔到檔案系統；還出現另一種情況，及檔案歸入檔案系統流程不清晰，數據導入工作量大且程序繁雜。

三、改進電子檔案管理對策

（一）分類歸檔文書檔案

企業的文書檔案，一般可分為兩類：單位收文、單位發文。單位發文主要以系統原生電子文件為主，例如企業統一抄送的郵件、行政命令、通知等。這些文件可以通過標準化接口直接歸檔到檔案系統的預歸檔庫，然后由相關工作人員把這些電子文件移交到檔案部門。

單位收文，主要是紙質文件為主，例如通過郵寄、傳真或打印的合同、通知等。單位收文既有單套紙質文件，也有通過網絡發送的單套電子公文，部分情況還會出現電子和紙質文件雙套傳遞文件。針對單位收文的文件，可以建立統一接口，由此導入檔案系統。

（二）規范檔案采集接口

加強對檔案管理系統的開發，特別規范檔案采集接口標準，保證辦公自動化系統能夠實現辦公檔案自動歸檔，從而減少手工操作的工作量，提高歸檔工作的效率和質量［2］。

企業檔案的接口主要有兩種，一種是辦公自動化系統與檔案系統自動歸檔接口；另一種是數字化檔案手動導入接口。需要特別注意的是，后者接口要設置專門的接口管理，確保其數字文化文件始終處于被控制的狀態，避免電子文件擴散和泄露。

（三）推進館藏紙質檔案數字化

上文提到，一些大型企業有著幾十年甚至上百年的館藏檔案，但是這些檔案都是重藏輕用，沒有實現很好的檔案利用效果，而且館藏檔案數字化進行緩慢。所以，為了實現館藏紙質檔案完全數字化的目標，將數字化的文件導入檔案系統，然后根據檔案的內容設置相應的權限，改善檔案重藏輕用的現狀。

企業推動館藏紙質檔案數字化，主要有兩種途徑，一是把不太重要的館藏檔案的掃描工作外包給專業的檔案數字化公司；二是絕密或不便于公開的紙質檔案，則由企業內部自行完成數字化轉換［3］。

（四）建立電子檔案管理制度

要想實現數字化電子檔案管理模式，不僅要具備相應的技術和標準，還要構建起電子檔案管理制度，為檔案管理工作提供制度支持。此外還要轉變檔案管理的觀念，改變檔案重藏輕用的固有偏見。

要想提高電子檔案的管理水平，首先要引進電子檔案管理人才，信息技術是不斷發展和變革的技術，企業需要不斷引入相應人才，才能突破電子檔案管理現有的技術障礙，實現更好的檔案利用功能。

檔案工作者要積極探索“雙套制”下檔案管理工作的新方法和新思路，立足于檔案使用需求的同時，不斷改善和推進電子檔案和紙質檔案的管理。

結論：從當前檔案管理的技術環境來看，基于“雙套制”的檔案管理模式還將長時間持續下去。要想推動電子檔案管理工作更好的發展，首先要建立起符合電子檔案特點的檔案管理制度，然后歸檔好企業文書檔案，規范好電子文件歸檔自動化導入檔案系統的接口標準，在此基礎上推進館藏文件的數字化，改善館藏檔案重藏輕用的現狀。