基于RPA的財務共享服務中心費用報銷優化研究

程平 王文怡

編者按：隨著大數據、云計算、人工智能、區塊鏈等技術的發展，機器人流程自動化（RPA）技術應用日趨成熟。RPA是一種軟件自動化工具，它能自動執行常規任務，取代了機械的、低價值的、高重復、大批量的日常事務操作，能夠提高企業的自動化和數字化水平。RPA的全球需求量激增，業務對象涵蓋金融、保險、客服、財務、制造業及其他傳統人力資源企業，在不同的工作模式中對RPA都有著不同的需求，因而各個企業都在積極開展相關嘗試并推進RPA部署。目前，財務共享服務中心（FSSC）在中國已經得到了很好的應用，但是也面臨著共享服務平臺軟件與銀行、稅務等外部相關信息系統難以實現底層數據層面的集成，使得流程效率和可靠性的提高面臨著較大的瓶頸。為了推動財務共享服務中心的升級，本刊設置“RPA財務共享服務中心研究系列文章”專欄，推出基于RPA的財務共享服務中心優化系列專題文章，重點探討RPA技術在財務共享服務中心費用報銷、應收管理、應付管理等核心業務環節中的優化改進，以期引起學術界、實務界對RPA技術在財務共享服務中心應用的關注與探討。

【摘 要】 以德勤“財務機器人”為代表的機器人流程自動化（RPA）技術運用，為企業財務共享服務中心的業務流程優化與改進提供了新的技術思路。文章以ABC集團財務共享服務中心為例，在分析費用報銷業務現狀及其存在問題的基礎上，引入RPA機器人流程自動化技術，通過移除重復的、可復制的以及規律性的任務來提高費用報銷效率，保證服務質量，并圍繞財務共享服務中心費用報銷流程在報銷申請、票據自動審批、資金支付管理三大核心模塊進行機器人流程自動化（RPA）的優化設計，期望為財務共享服務中心的機器流動自化技術應用提供借鑒與參考。

【關鍵詞】 財務共享服務中心； 機器人流程自動化； 費用報銷； 人工智能； 大數據

【中圖分類號】 F232 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）13-0146-06

一、引言

近年來，隨著大數據、云會計[11]、人工智能的迅猛發展，財政部、國資委等政府部門出臺了《企業會計信息化工作規范財會》（2013）20號文件，在“中央企業財務管理工作總體思路”的引導下，國內財務共享服務中心建設掀起了新的熱潮。目前看來，財務共享服務的諸多應用領域中費用報銷業務正成為其依托先進的信息技術手段進行企業流程的合理再造與資源有效配置最重要的研究內容之一。而機器人流程自動化（RPA）是在人工智能概念基礎上建立起的軟件機器人進程自動化技術，它主要基于計算機腳本語言（Script）對流程中有明確的、可被數據化的觸發指令和輸入，通過執行根據規則的重復性任務來將包含大量手工操作的流程進行自動化。RPA技術的誕生為財務共享服務下實現費用報銷組織優化、流程再造等方面提供了有力技術支撐的同時也為其業務流程智能轉型與升級帶來新的發展機遇。

財務共享服務模式下的費用報銷作為企業管理的重要內容，引起了理論界和實務界的廣泛關注。張真昊等[1]基于財務共享服務中心費用報銷的應用場景，認為當前費用管控通過信息技術加強了企業財務管理，提高了績效管理、預算管理及其他決策支持。褚燕[2]站在宏觀角度，對財務共享服務中心下費用報銷管理模式的主要職能和建設構想提出總體思路，認為建設自動化費用控制管理系統要使財務工作與企業當前的管理要求相匹配，轉型財會人員工作職能，從而提升企業工作效率。郭芳[3]以集中化報銷流程為例探討了集團化企業財務共享服務中心建設問題，總結了傳統分支式管理中費用報銷的問題，著重展開對集體報銷流程的組織機構、費用報銷的再造管控以及信息管理系統建設的研究。邢迎[4]則對企業中費用報銷存在的問題做了探討和分析，通過對費用報銷的管控、完善報銷制度、改進報銷流程以達到費用報銷的規范性和提高企業整體經濟效益的目的。

綜觀上述文獻研究，既有文獻大多聚焦在財務共享服務中心對業財工作帶來的影響，沒有將具體應用場景下的現有業務流程進行改進與優化設計。即使有文獻涉及到費用報銷管控系統與流程的再造，也是局限在制度和流程規范性的設計上，且企業間存在的行業屬性差異可能導致財務共享服務中心費用報銷優化方案在結合自身上難以發揮最佳效果。其次，大多數費用報銷解決方案始終基于傳統的財務管理流程改進思路來彌補現有體系及內容的缺陷和不足，雖然在一定程度上能夠規范財務共享服務中心費用報銷的管理工作，但仍然難以發揮財務共享服務模式的優勢在費用報銷中大幅減少紙質發票數量這一業務痛點。鑒于此，本文以ABC集團財務共享服務中心為例，分析費用報銷在企業中存在的問題和現狀，從電子發票、OCR掃描技術、語音識別、報銷人信用評級等在費用報銷自動化中的應用，對財務共享服務中心費用報銷流程進行優化研究。

二、財務共享服務中心費用報銷的現狀及問題分析

（一）ABC集團FSSC費用報銷的現狀

ABC集團是一家集煤炭和鐵礦資源開發生產、煤礦機械制造與加工、煤化工、玻璃纖維、電力熱力、建筑建材、物流貿易、房地產開發等多元產業為一體的大型現代企業集團，是山東省重點工業企業和全國煤炭百強企業之一。然而，伴隨著集團規模的迅猛擴張，ABC集團的財務管理逐漸面臨挑戰，防范財務風險的壓力顯著提升。在財務共享服務中心成為時代熱潮的大背景下，為提高業務處理效率和財務信息的無縫共享，ABC集團于2017年建立起了自身的財務共享服務中心。通過建立和運行財務共享平臺，使財務組織得以優化，財務流程得以再造，使一些簡單的、易于流程化和標準化的財務工作，包括會計核算、費用報銷、往來核算、資金結算等，集中到統一的信息化平臺上來，實現集中化管理。整個FSSC費用報銷組分別設立了費用初審崗、稽核崗、核算崗和結算崗等多部門進行業務處理，但隨著企業規模的逐漸擴張，ABC集團所要面對的企業內部費用管控的業務量也呈現上升趨勢，給共享平臺下的費用報銷組帶來了巨大的壓力。

（二）ABC集團FSSC費用報銷的問題分析

ABC集團財務共享服務中心的費用報銷業務包含報銷申請、票據審批、費用對賬、賬務核算處理、資金支付等諸多環節，但由于各信息系統間的集成需要高昂的投資成本和漫長的建設周期，所以在實現業務流程自動化頂層設計與基層技術運用之間還是存在一定的距離，特別是票據數據采集過程中大量紙質發票的存在并沒有本質上的壓縮企業人力的輸出，掃描技術和自動審批技術并沒有真正實現全覆蓋。事實上，從財務共享服務中心服務現狀來看，依然大量存在低附加值和重復性高的手工環節，即使財務共享服務中心服務模式使得費用報銷流程在智能和互聯等方面得以提升，但在諸如發票管理以及審核崗的審批流程中也依然不能徹底解決人力優化問題。以下費用報銷業務存在的痛點問題正是財務共享服務下需要進一步利用RPA技術優化的關鍵所在。

1.費用申報中紙質發票的大量存在無法有效壓縮人、財、物成本

在費用報銷流程中，發票是最重要的報銷憑證，實現發票無紙化趨勢是解決報銷自動化中一個不可忽視的環節。但是由于當前紙質發票在多數企業依然占據重要的比例，在企業的使用和管理過程中，比如發票的郵寄、粘貼、報銷、錄入等都會使企業消耗大量的財力和人力資源甚至存在報銷票據造假、運輸過程中的遺失和存貯損壞的憂患，煩瑣的程序極大地導致了人、財、物的浪費。企業在面對一些特殊性強的業務時還需要在公司和銀行、公司和其他單位、公司各下屬間傳遞大量的紙質文件和單據，再進行手工簽字審批，從而大大降低了工作效率。公司在很多時候基本靠堆人解決單據的審核，大量的人力投入主要是處理集中后的各類跨系統、跨部門的低價值財稅基礎工作，因此紙質發票的大量存在是發票報銷實現自動化在源頭上需要解決的問題。

2.票據審批時無法實現數據智能掃描和關鍵信息提取

隨著經濟的迅速發展，越來越多大中型企業集團面臨著票據數據采集和管理帶來的壓力。票據信息錄入時往往需要人工先對票據進行整理和分類，通過數碼相機等影像設備掃描拍照獲取圖像資料，并上傳存檔，在處理上就不得不采用手工錄入的方式來獲取可供使用的文本。隨著單據的增多需要的人力成本和時間投入極大，這不僅抬高了運營成本，而且錄入速度也難以提升，錯誤率難以降低和有效控制，對業務處理時效和服務品質的提高都帶來了負面影響。特別是在對不同類別的發票真實合法性進行審核時，需要安排大量人手來對發票進行手工掃描識別、校驗以及增值稅的認證抵扣，針對該連續性大、重復性強的操作環節在沒有智能終端進行關鍵信息抽取和處理的情況下就會導致人力碎片化和低附加值化的投入，以至于在企業的其他職能部門，如公司戰略管理與決策、內部控制和管理等崗位人才極度匱乏。

3.費用審核和資金支付無法實現優先性排序處理和批量操作

財務共享服務中心建立后，由于共享服務中心報銷審核處和報銷人員分隔兩地，存在地域性的協同差異，加之審核報銷時又是以電子影像為主，難免會產生假票虛報、重復性報銷等違規情況。費用報銷業務量的增大以及票據類型的差異導致審核部工作繁雜、效率低下，同時導致了出錯率的提高。加之費用報銷在申報和付款的時候沒有進行預先的信用評級分流控制，因此報銷單一旦堆積起來，基礎崗的員工將面對諸多問題，如賬單數據不一致的退單循環問題、審核中出現單號與憑證混淆等風險。工作的繁雜和低效甚至會導致員工的頻繁離職和調崗，使得財務共享服務中心費用報銷組面臨離職率高的流動性困擾，組與組之間因此可能面臨工作交接不暢等問題，很大程度上破壞了企業后臺運營的穩定性。

三、基于RPA費用報銷流程優化

（一）RPA與FSSC費用報銷的相關性分析

機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）是基于軟件機器人或人工智能概念的進程自動化技術。RPA是基于計算機腳本語言（Script），實現用戶界面（UI）的軟件工具，具有多功能、跨應用的特性。通過移除重復的、可復制的以及規律性的任務來幫助員工提供效率，通過簡化交互過程和加速流程來提高用戶體驗，通過執行重復的基于規則的任務來將手工活動的流程自動化[5]。作為企業級軟件自動化解決方案，RPA是以機器人作為模擬勞動力，依據預先設定的程序與現有用戶系統進行交互并完成預期的任務，通過借助一些能夠自動執行的腳本完成一系列原來需要人工完成的工作。從特點上來看，首先，RPA有明確的規則操作，對應流程中有明確的、可被數據化的觸發指令和輸入，并保持對規則的高度嚴肅性；其次，RPA能夠提供較強的管控能力及審核能力，所有流程步驟都能夠做到詳細、實時的記錄及追蹤，且作為一種以外掛的形式部署在現有系統上的軟件程序，RPA具備非侵入性（非耦合性），從而不會大幅影響企業原有的IT基礎架構以及財務流程。

基于RPA技術的顯著特點，不難發現RPA更容易在企業的執行和控制兩個層面發揮應有價值，尤其是在交易性的業務執行層面，通常會有更多契合業務需求的應用場景，廣泛地引入機器人工作中心來實現基礎生產環節的去人工化。而財務共享服務中心（FSSC）作為一個期望從流程優化中獲取價值，并以求通過實施專業化分工來從流程管理中獲得收益的組織，其對應的流程管理會直接關系到服務質量的優劣程度，從而影響企業集團整體效益的提升水平。因此，財務共享服務中心的業務流程應從當前依托大量人力的手工化工作，逐步向去人力的精細化、靈活化工作的流程管理方向發展。而機器人流程自動化（RPA）技術的提出，恰好為財務共享下費用報銷流程優化提供了較為契合的解決方案。這不僅應對了傳統費用報銷模式中存在大量重復性高、低附加值人工環節的痛點，并且還可以有效利用如電子發票報銷、OCR掃描識別技術和票據信用評級等新事物的便捷優勢。

（二）財務共享服務中心費用報銷流程的RPA優化（如圖1）

1.通過電子發票、語音識別和信用評級有效緩解企業人力成本的輸出

針對上述紙質發票大量存在的問題，電子發票的誕生很好地克服了發票運作這一業務痛點。企業可以通過財務軟件直接從電子發票里提取信息自動生成記賬憑證及報表，記賬憑證的填制、匯總等重復性財務工作不再需要人工操作，同時也減少了財務工作中人為導致的失誤[6]。電子發票的推行可有效簡化費用報銷流程環節，壓縮人力和財力成本，實現開票、報銷、審批、核算、入賬、支付的無縫銜接，促進了費用報銷流程自動化、業財一體化和信息數據流常態化，從源頭上解決發票報銷難題。因此在平臺上自動集成電子發票是減少紙質發票、實現報銷自動化的一個很重要的前提。

隨著深度學習技術的發展，以及大數據的驅動（數據和算法），線上語音識別能力得以發展，報銷申請除了電子化申報之外，也可以通過語音命令執行操作。基于深度神經網絡和循環神經網絡的自主學習語音識別系統，原理如圖2，就是讓機器通過模式識別，將采集到的語音經過話筒變換成電信號后加在識別系統的輸入端，經過前端預處理，再根據人的語音特點在解碼器中建立聲學模型，采用基于概率算法的隱馬爾可夫模型（HMM），對輸入的語音信號進行分析統計，通過反復訓練形成輸出信號吻合概率最大的最佳模型參數，在此基礎上建立語音識別所需的模板。而計算機在識別過程中要將計算機中存放的語言模型與語音轉換后的聲學模型進行比較，根據搜索和匹配策略，找出一系列最優的與語音匹配的語言模板，再根據此模板的定義，通過抽取數據庫關鍵信息和查表就可以給出計算機識別結果，把語音信號轉變為相應的文本或命令，從而簡化報銷流程中人機交互所耗費的時間和手動操作的復雜程序，以提升報銷業務便捷化和流程處理智能化。

（1）費用申報自動化流程描述

在基于RPA的費用報銷流程優化中，首先員工會自行登錄到財務系統（或ERP系統的財務模塊），根據自己的報銷內容，選擇相應的報銷模板，按照模板中標準化的要求填列具體的報銷事項和金額等內容；或者通過移動設備語音端口進行費用的語音在線申報，申請人對著麥克風說話，隨著語音不斷錄入會實時出現文字進行聽寫，而后通過識別技術將語音數據轉寫入單。此時報銷單據會根據事先設定好的審批權限流轉到分子公司財務部負責人處，負責人通過電腦在線或手機聯網審批，此時，端口會自動識別申請人編號顯示其對應的信用評級，根據設計好的信用分池，自動進行分區用戶排隊，優先處理信用高的用戶，實現源頭執行流程的高度自動化。如果是最高級信用用戶，會自動免除集團公司財務總監的審核，直接執行報銷票據上傳至FSSC審核處再進行后續的賬務管理環節；如若是最高級以下的其他信用申報人，會嚴格按照審批流程接受后續審核和預算管控，如果是最次級用戶系統則會出現預警狀態，自動提示禁止后續辦理程序。

（2）費用預算自動化流程描述

隨后，通過審批的申請單會自動流轉到集團公司預算處進行資金預算占用控制，資金信息數據會自動下沉到預算管控系統中，與事先企業設定好的限度金額相匹配。匹配后由集體公司財務總監進行在線互聯審批，審批通過后系統會以短信或電子郵件的形式告知報銷申請人，報銷申請人自動提交相關的報銷票據流轉到財務共享服務中心費用審核處進行審核。在報銷申請環節中，申請人在交接票據時會利用到電子發票端的快捷入口，借助財務管理系統的智能化處理軟件，實現全程高度的去人工化。

2.通過OCR掃描、電子影像等SDK技術提取發票關鍵信息

（1）票據審核自動化流程描述

針對票據審批中的數據采集無法實現智能掃描并提取關鍵信息的問題，在實際費用報銷業務中可以首先判斷票據的形式再進行后續OCR掃描并上傳影像以實現數據的自動對接操作。FSSC審核處在接到上傳的票據時，會預先將不同類別的費用報銷掃描功能都集成到掃描端中，接收后會識別和整合電子或紙質發票等不同類型，其中電子發票可以直接上傳平臺，如果接收到的是紙質發票，原本需要人工來進行分類、識別和處理的內容就可以通過高速掃描儀進行集中或分布式掃描，轉化為電子影像。由于高速描儀中混雜著普通發票和增值稅專用發票，此時可通過對掃描軟件預先設置增值稅發票智能OCR識別模塊，自動從掃描儀中分離出增值稅發票以實現發票歸納管理的自動化。同時為了避免發票重復報銷的問題，可以利用圖像識別技術來設計企業增值稅發票管理體系，從而更好地規范和管控費用報銷業務流程，高度模擬人工進行信息識別和采集。

（2）票據稽核與核算自動化流程描述

財務共享服務中心稽查處在做發票數據真實合法性的稽核時，會自動匯總上傳的票據信息，數據自動下沉到收支數據庫中，稽查處通過預先設定好的票面規則高度模擬人工完成網上發票真偽查驗，同時將企業財務系統和FSSC收支數據庫系統進行數據一致性比對，從而達到去人工化的快捷對賬。對賬一致后票據自動流轉到財務共享服務中心核算處進行賬務處理，并通過大數據處理技術（Hadoop、Hpcc、Spark等）自動生成記賬憑證并進行分析處理，FSSC票據管理的RPA應用流程描述匯總如表1。

3.通過信用評級、模擬人工實現資金結算和支付批量操作

（1）資金結算自動化流程描述

針對財務共享服務中心資金結算在面對業務量堆積時，由于中心審批資源有限，使得報銷流程存在一定的滯后性。中心人員工作壓力大，而一線員工對報銷速度仍不滿意。基于此現象，系統可建立提單人信用機制，其費用申報時效與信用評級密切相關，付款期限和審批環節都與信用等級相對接。系統預先根據提單人經驗行為在資金額度上形成定額和非定額類別。FSSC結算處在收到結算通知時，會對提單人信用等級自動進行匹配，通過優先排序實現基于不同規則下的審核執行路徑，從而對業務量起到分流處理的效果，簡化費用報銷流程。

信用評級的具體設置可根據系統中大量歷史數據的收集自動抽象出以下不斷自我完善的規則來執行審核工作。由于財務共享服務中心費用報銷業務在進入撥款環節時會自動根據已有記賬憑證輸出付款單，可以根據歷史信用行為記錄以及金額大小、業務和時段信息等評定出1、2、3級的信用等級（如圖3所示），不同信用等級的憑證在進行校驗過程中會進行相應的免審、重審、警告，信用值最高的可以直接進入款項支付環節；信用顯示為次級的，付款單據就要通過財務共享服務中心審核處合規性審核以及集團公司財務總監的雙重審核，根據級別先后在系統內按序提交付款申請，并延期24小時以上資金支付的時間；而針對3級信用用戶，系統將高度關注并給予嚴重警告，延緩付款時間在72小時以上。信用評級的建立起到簡化費用報銷流程的效果，同時也使得企業在費用報銷中制度規范性和流程標準化程度得以提高。

（2）費用支付自動化流程描述

資金支付環節，FSSC資金結算崗會根據預先設計的指令池自動生成對應的支付指令。指令會由任務管理路傳至FSSC稽核崗，稽核人員對發票和賬務憑證上的數據與付款賬戶、付款金額的一致性進行審核，審核通過后財務共享服務中心資金結算處會接收到付款提示，并通過對發票信用期限進行排序，模擬手工操作按序實時進行付款通知，在缺少銀企直聯的場景下，可利用RPA機器人從付款指令中自動提取支付時所需要填列的付款信息以替代人工錄入，并提交網銀等資金管理系統完成實際批量付款操作。此時報銷申請人會以事先在系統上選擇好的結算方式例如支票、電匯、進卡、內轉等確認收款，確認收款后，財務共享服務中心稽查處自動生成收款單據，并由財務共享服務中心核算處自動生成付款憑證和企業財務報表，完成費用報銷自動化支付流程。FSSC資金支付管理的RPA應用流程描述可匯總如表2所示。

四、結語

隨著大數據、云計算、人工智能等信息技術在企業財務管理中的深入運用，財務共享服務中心服務模式在技術嵌入式改革中也邁向了新的臺階。費用報銷作為財務共享服務的核心業務之一，其自動化變革是其未來發展的大勢所趨。以“小勤人”為代表的機器人流程自動化技術為現階段因系統集成不足而依靠大量手工作業的財務共享服務中心流程處理方式提供了自動化優化方案。本文通過分析企業費用報銷存在的問題及發展現狀，闡述了自動化費用報銷流程中的技術應用，著重從流程三大模塊中涉及到的電子發票、OCR掃描技術、語音識別、提單人行為信用評級及資金支付過程中憑證信用評級的應用價值分析，通過分析基于RPA的財務共享服務中心費用報銷三階段流程設計與優化過程，期待提高集團企業費用報銷的管理水平。

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