針對(duì)保密工作中檔案管理的研究

羅亞男

【摘要】檔案管理工作的保密任務(wù)，就是在對(duì)檔案資料的管理過程中，防止那些不宜公開的資料因?yàn)楣芾聿划?dāng)而造成外泄，給企業(yè)單位帶來嚴(yán)重的財(cái)產(chǎn)損失和不良的社會(huì)影響。在具體的檔案管理工作中，從事管理工作的人員要在操作中協(xié)調(diào)好檔案資料的利用與保密之間的關(guān)系，但是面對(duì)已經(jīng)變化的社會(huì)環(huán)境，我們在檔案管理的過程中也會(huì)遇到各種問題，檔案管理工作中的保密問題一般來說都與信息的開放利用及檔案管理工作過程具有很大的關(guān)聯(lián)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 保密工作 開放利用 管理過程

中圖分類號(hào)：G42 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

所謂檔案管理工作的保密任務(wù)，就是在對(duì)檔案資料的管理過程中，防止那些不宜公開的資料因?yàn)楣芾聿划?dāng)而造成外泄，給企業(yè)單位帶來嚴(yán)重的財(cái)產(chǎn)損失和不良的社會(huì)影響。檔案信息保密工作是檔案管理中最主要的工作內(nèi)容之一。由于檔案管理過程中保密問題情況復(fù)雜，需有針對(duì)性地采取不同的保密措施。

一、現(xiàn)階段檔案管理中存在的保密問題

在檔案日常管理中，常遇到的一些保密問題主要有工作人員保密意識(shí)還不夠；檔案資料信息嚴(yán)重丟失，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代后，很多資料都已經(jīng)上傳到互聯(lián)網(wǎng)上，因此出現(xiàn)的另一個(gè)主要問題就是互聯(lián)網(wǎng)安全系數(shù)不足而遭遇黑客入侵造成的資料泄密問題；一些工作人員由于對(duì)檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不足，在工作中也會(huì)出現(xiàn)一些泄密的現(xiàn)象，這些都給我們的日常檔案管理工作帶來了很多的困難。

（一）保密意識(shí)不夠

在日常檔案管理工作中，如果相關(guān)的工作人員缺乏保密意識(shí)，那么對(duì)檔案工作的保密性影響將會(huì)是非常大的，就會(huì)很容易因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽造成重要資料的泄漏，給企業(yè)造成無法彌補(bǔ)的損失。那么，在檔案管理工作中都涉及到哪些關(guān)于保密工作的認(rèn)識(shí)呢？首先就是管理人員要具有一定的保密工作重要意識(shí)，要深刻了解自己的工作性質(zhì)。而且要嚴(yán)格保守工作檔案信息。相關(guān)單位要定期給予工作人員檔案保密工作重要性的培訓(xùn)，一旦忽視了對(duì)員工工作保密性的強(qiáng)調(diào)，就很容易出現(xiàn)很多相關(guān)問題。

（二）因檔案資料丟失造成的檔案保密問題

檔案資料的丟失情況在檔案管理中，并不是一種很少見的情況，甚至可以說在很多單位檔案資料的丟失都是一個(gè)常發(fā)問題。而且檔案資料丟失很少會(huì)引起管理人員的重視，認(rèn)為只要補(bǔ)上就萬事大吉了，這樣的工作心理對(duì)保密工作的開展是非常有害的。因此要減少這種情況的發(fā)生，提升檔案管理人員的工作責(zé)任心也是非常有必要的。

（三）網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式提升保密工作的難度

進(jìn)入21世紀(jì)之后，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理工作也進(jìn)入了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的階段。計(jì)算機(jī)技術(shù)在給檔案管理帶來便利的同時(shí)，也給檔案工作的保密性帶來了很多的隱患。由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特征，這就給各種計(jì)算機(jī)病毒和黑客提供了入侵的機(jī)會(huì)，很有可能會(huì)造成信息的丟失和泄漏，增加了檔案管理的難度。

（四）管理工作人員違法泄露檔案信息造成保密問題

另外一個(gè)會(huì)對(duì)檔案管理的保密工作造成消極影響的就是相關(guān)檔案管理人員的泄密問題。管理人員向外界透漏本單位檔案信息是一種違法行為，因此提高管理人員的法律意識(shí)對(duì)檔案管理的保密工作也是非常重要的。尤其在當(dāng)下市場經(jīng)濟(jì)條件下，很多檔案管理者可能會(huì)因多方面的物質(zhì)誘惑，鋌而走險(xiǎn)做一些金錢交易違法泄漏本單位檔案信息的行為，如果不對(duì)這種情況進(jìn)行有效的管理和杜絕，會(huì)給檔案管理工作帶來不良影響。

二、關(guān)于檔案保密問題的優(yōu)化對(duì)策

要想避免這些潛在的檔案管理隱患，在管理過程中我們要從保密手段以及開放利用的過程進(jìn)行綜合應(yīng)對(duì)。

（一）建立健全檔案管理規(guī)章制度

針對(duì)檔案管理過程中出現(xiàn)的保密問題，最好的解決方法就是要有一整套比較規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)的保密性措施進(jìn)行比較詳細(xì)的規(guī)定，使工作人員在工作時(shí)可以“有法可依”。特別是對(duì)那些比較重要的設(shè)計(jì)公司機(jī)密的檔案文件，更要制定相關(guān)的管理辦法，使工作人員在處理過程中嚴(yán)格按照規(guī)章行事。同時(shí)，執(zhí)行崗位責(zé)任制，明確每一個(gè)員工的具體工作任務(wù)，一旦出現(xiàn)問題就要對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。提升管理工作人員的檔案管理素質(zhì)，使保密工作成為管理人員的一種重要工作意識(shí)，避免在管理過程中出現(xiàn)保密問題。

（二）加強(qiáng)檔案利用中的檔案保密工作

檔案管理最終的目的是方便使用，但是在檔案資料開放利用過程中，如果管理不當(dāng)也會(huì)造成檔案保密問題。因此，為了避免出現(xiàn)資料泄漏事件，我們需要在對(duì)資料進(jìn)行開放利用的過程中加強(qiáng)借閱管理制度，嚴(yán)格借出和歸還的相關(guān)制度。檔案管理部門需要對(duì)本單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全進(jìn)行升級(jí)，設(shè)置比較嚴(yán)密的防火墻和殺毒系統(tǒng)，避免外部人員利用網(wǎng)絡(luò)漏洞對(duì)管理系統(tǒng)實(shí)施攻擊。對(duì)于一些在網(wǎng)上進(jìn)行資料閱讀的人員要給予一定的監(jiān)督和管理，防止其拷貝檔案信息。

（三）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保證保密檔案的秘密性是應(yīng)該的，但保密的目的之一是為了利用，只有得到使用才能體現(xiàn)保密工作的價(jià)值，保而不用只會(huì)失去保的價(jià)值，失去檔案的意義。保守保密檔案是每個(gè)從事檔案管理工作人員的應(yīng)盡的義務(wù)。但是在重視檔案保密的同時(shí)，又普遍存在著利用不足，過于重視保密的現(xiàn)象，因此導(dǎo)致大批具有重大價(jià)值的檔案得不到充分利用，造成資源的浪費(fèi)。所以，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變過去不合理的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，使這些珍貴的檔案得到充分利用，發(fā)揮最大的價(jià)值。對(duì)保密檔案管理工作來說，保和用都十分重要，缺一不可，要很好地協(xié)調(diào)兩者的關(guān)系。只注重檔案的秘密性，而不關(guān)心其秘密性的時(shí)效和范圍是錯(cuò)誤的；但缺乏保密觀念，無度地開放使用范圍也是不對(duì)的。所以，在合理的使檔案為大家利用的同時(shí)，還要做好一定的保密工作。保密檔案審查工作是檔案開放前的前提工作，其目的是精確合理地區(qū)分、核定檔案的開放和使用范圍。這項(xiàng)工作要分三步進(jìn)行：一是初審，根據(jù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要使用的檔案進(jìn)行逐個(gè)審查，初步明確其利用的范圍。二是中審，選擇有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的工作人員，重點(diǎn)取舍初審中沒能判定開放與否的檔案，三是終審，相關(guān)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)具體情況，進(jìn)行再審查，最終確定檔案是否開放。根據(jù)《保密法》規(guī)定，保密檔案劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)。檔案密級(jí)的確定，是為了讓檔案管理人員根據(jù)具體情況采取不同的措施，使檔案能夠最大限度的發(fā)揮作用。密級(jí)是隨時(shí)間的推移而變化的，當(dāng)其失去保密價(jià)值時(shí)應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行公開管理。開放之前必須先進(jìn)行劃密解密，對(duì)檔案的劃密解密工作，應(yīng)當(dāng)遵照相關(guān)規(guī)則，由原確定密級(jí)的國家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位或其上級(jí)來執(zhí)行。開放檔案之前要做好檔案開放前期工作，合理地進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到規(guī)定的要求，提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。還要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求，因此要編制檢索工具。對(duì)極其珍貴的檔案，應(yīng)利用抄錄、復(fù)印、照相等現(xiàn)代手段存好檔案副本。

（四）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

管理人員要熱愛檔案和檔案事業(yè)，有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)，要有較高的文化修養(yǎng)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

（五）加強(qiáng)保密檔案利用的監(jiān)督

完善檔案利用規(guī)章制度如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)具體情況，對(duì)不同的使用人員確定不同的開放范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，在做好檔案利用工作的同時(shí)，更要確保檔案的安全和秘密性。

在開放的過程中，還要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，實(shí)施重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。在重要出入口安裝監(jiān)視設(shè)備，防止某些使用者偷撕或毀壞檔案。管理人員還要三勤：一是嘴勤，多宣傳使用檔案的規(guī)章制度，多與使用者交談，掌握其使用目的；二是眼勤，多觀察使用者的動(dòng)態(tài)，置每個(gè)使用者于視野之中；三是手勤腦勤，多分析使用者的情況和使用效果，多核查被使用的檔案，在使用者離開前，仔細(xì)檢查被利用過的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并在利用登記簿上備注說明。對(duì)于損毀檔案等較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處。

三、結(jié)語

總而言之，面對(duì)已經(jīng)發(fā)生了很大變化的社會(huì)環(huán)境，我們在檔案管理的過程中也會(huì)遇到各種形式的新問題，檔案管理的保密性也面臨著更大的挑戰(zhàn)。正如上文已經(jīng)提到過的，檔案管理工作中的保密問題一般來說都與信息的開放利用和檔案管理工作過程具有很大的關(guān)聯(lián)。所以，避免檔案管理出現(xiàn)的泄密問題，提升保密質(zhì)量就要從管理和利用兩方面下手，形成雙管齊下的管理手段，推動(dòng)檔案保密工作的進(jìn)步。